Администрация Новосибирска начала внедрение системы ЭДО

«Технологика» развивает систему ЭДО в проекте с мэрией города Новосибирска.

Развитие проекта

Завершён первый этап проекта миграции внутреннего портала мэрии Новосибирска с платформы SharePoint 2007 на более прогрессивную платформу SharePoint 2010.

Ранее в мэрии было множество информационных систем, связанных с документооборотом и реализованных на разных технологиях, которые не были связаны друг с другом. Интеграция между этими системами либо не существовала вовсе, либо ними требовала больших трудозатрат.

Совместно с департаментом информатизации мэрии компания-интегратор приступает к внедрению системы юридически значимого электронного документооборота на платформе EOS for SharePoint 2010.

Ожидания

СЭД заменит все информационные системы и создаст единое информационное поле внутри организации. Регистрация и публикация документов, контроль их исполнения будут происходить проще и оперативнее. Сотрудники будут обеспечены актуальной информацией по поручениям, поставленным руководством, а руководители, в свою очередь, смогут своевременно контролировать исполнение задач. Все это должно облегчить работу сотрудников мэрии и сделать её более эффективной.

Этапы проекта

Внедрение СЭД осуществляется поэтапно. Большинство этапов внедряется одновременно во всех структурах мэрии – департаментах, управлениях, комитетах, администрациях районов, оргслужбах руководителей.

На сегодняшний момент реализованы следующие функции:

• регистрация входящей корреспонденции, поступающей от юридических лиц на мэра, первого заместителя мэра, заместителей мэра, начальников департаментов, управлений, комитетов, глав администраций районов города (их заместителей). Осуществляется регистрация резолюций и контроль исполнения;
• регистрация исходящей корреспонденции за подписью мэра, первого заместителя мэра, заместителей мэра, начальников департаментов, управлений, комитетов, глав администраций районов города (их заместителей);
• регистрация проектов документов, их согласование и утверждение;
• регистрация протоколов совещаний с участием руководителей мэрии, регистрация поручений на их основе, контроль исполнения;
• регистрация самостоятельных поручений (не на основе документа), контроль их исполнения;
• регистрация поручений, данных на основе нормативно-правовых актов мэрии, контроль их исполнения;
• рассылка утвержденных нормативно-правовых актов мэрии в структурные подразделения мэрии.

Переход к следующему этапу

До 1 марта 2013 г. планируется осуществить внедрение следующего этапа – согласование и утверждение нормативно правовых актов мэрии. Это будет первый этап, на котором будет отрабатываться применение ЭЦП.

Результаты

На конец 2012 г. в системе был зарегистрирован 81 291 документ, из которых: 44 538 документов входящей корреспонденции и 16 428 правовых актов.