Администрация Владивостока развивает муниципальную СЭД на платформе «Дело»

2022: Обеспечение рабочими местами в СЭД «Дело» более 60 различных бюджетных организаций

Администрация Владивостока продолжает увеличивать «цифровую» составляющую в документных процессах управления городом. Реализуя крупный проект внедрения СЭД на муниципальном уровне, Владивосток в 2022 году обеспечил рабочими местами в автоматизированной системе электронного документооборота (СЭД) более 60 различных бюджетных организаций. Платформой для муниципальной СЭД является «ДЕЛО», а курирует проект барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер компании ЭОС, которая и сообщила об этом 24 ноября 2022 года.

Текущий итог поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке – цифровизация документационной деятельности во всех органах управления муниципалитетом и организация электронного взаимодействия по значимым категориям документов и управленческих процессов с подведомственными учреждениями. На ноябрь 2022 года проект охватывает все подразделения Администрации города, иные органы управления, множество бюджетных учреждений и организаций. Общее количество пользователей (по всем продуктам) – более 1400. СЭД «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ. Более 300 пользователей имеют возможность подписывать документы электронной подписью. Внутренний документооборот администрации муниципалитета является полностью безбумажным. Налажено электронное взаимодействие с федеральными ресурсами и сервисами (МЭДО, СМЭВ, ССТУ.РФ), а также со многими бюджетными учреждениями.​

2019: Развитие электронного взаимодействия с федеральными сервисами

26 июня 2019 года компания ЭОС сообщила, что Администрация Владивостока развивает муниципальную СЭД на платформе «ДЕЛО» и электронное взаимодействие с федеральными сервисами. На июнь 2019 года проект охватывает все подразделения Администрации города, иные органы управления, некоторые муниципальные учреждения. Заказчик регулярно масштабирует систему – добавляет новых пользователей, процессы, организации.

В конце 2018 года и в первые месяцы 2019 года Администрация Владивостока произвела закупки лицензий десктопного клиента СЭД «ДЕЛО», «ДЕЛО-Web», мобильного приложения, опций «ЭП и шифрование», ЭП для iEOS и др. Всего за полгода закуплено и установлено более 200 пользовательских лицензий на СЭД «ДЕЛО» и подсистему «ДЕЛО-Web». Приобретенное программное обеспечение позволило предоставить доступ в СЭД новым сотрудникам, принятым в муниципалитет в связи с передачей полномочий по земельным вопросам из Администрации Приморского края. Налажен обмен документами через СЭД с несколькими муниципальными учреждениями – в частности, через подсистему «ДЕЛО-Web» работают специалисты МБУ «Центр спортивной подготовки населения по различным видам спорта города Владивостока». С муниципальными учреждениями ведется официальная переписка с использованием ЭП, также реализован процесс согласования документов (например, конкурсной документации).

Внедрено специальное приложение для взаимодействия с разделом «Результаты рассмотрения обращений» портала ССТУ.РФ. Эту подсистему разработала компания ЭОС, чтобы облегчить организациям подготовку и отправку отчетности по работе с обращениями граждан в Администрацию Президента РФ. Эксплуатируется решение с февраля 2019 года, и, по словам сотрудников управления обращений граждан Администрации Владивостока, отчитываться стало гораздо проще и этот процесс занимает намного меньше времени.

Таким образом, итогом поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке стала автоматизация документооборота во всех органах управления муниципалитетом. Общее количество пользователей (по всем продуктам) на июнь 2019года – более 1300. СЭД «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ. Заместители главы и начальники органов администрации работают в СЭД через приложение iEOS. Более 200 пользователей имеют возможность подписывать документы электронной подписью, из них 20 – на мобильных устройствах. Внутренний документооборот муниципалитета является полностью безбумажным. Налажено электронное взаимодействие с федеральными ресурсами и сервисами – МЭДО, СМЭВ, ССТУ.РФ.

В целом, по мнению заказчика, СЭД «ДЕЛО» показала себя надежной и функциональной системой, которая отвечает современным нуждам электронного документооборота в муниципальном образовании.

2017: Электронное взаимодействие с Росреестром и Администрацией Приморского края

Администрация Владивостока продолжает развивать систему управления документами, реализованную на базе СЭД «ДЕЛО» (разработчик – компания ЭОС, г. Москва). В 2016-2017 гг. заказчик обновил программное обеспечение до новейшей версии, закупил дополнительные пользовательские лицензии на основную систему и некоторые опции, а также практически завершил подготовительные работы для подключения «ДЕЛА» к СМЭВ и организации обмена документами с Администрацией Приморского края по каналам МЭДО. Поставку программного обеспечения и обучение пользователей провела компания «КС-Консалтинг».

СЭД «ДЕЛО» во Владивостоке для управления документами и взаимодействия органов местного самоуправления используется с 2006 года. На базе этого продукта автоматизирован документооборот, для поддержки смежных процессов внедрены специализированные системы того же вендора – «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО» (они интегрированы с СЭД «ДЕЛО). Также внедрена подсистема «ДЕЛО-Web» (в ней работают удаленные подразделения Администрации, которые не подключены непосредственно к Intranet-сети). «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ.

Итогом поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке стала автоматизация документооборота во всех органах управления муниципалитетом. С 2010 года здесь внедрен полностью безбумажный внутренний документооборот: с момента создания проекта документа его согласование происходит в электронном виде с подписанием электронной подписью. Для более эффективного использования СЭД установлены модули «Оповещение и уведомление» и модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО». 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» – это собственная разработка компании «КС-Консалтинг» с расширенным функционалом уведомлений о событиях, происходящих в СЭД «ДЕЛО».

Проект в органах местного самоуправления Владивостока на сегодняшний день – одна из самых масштабных систем документооборота муниципального уровня. Она охватывает порядка 1000 пользователей. В 2017 году Администрация планирует осуществить интеграцию СЭД «ДЕЛО» со СМЭВ, а также подключиться к системе МЭДО.

СМЭВ – это федеральная информационная система, созданная для организации взаимодействия между ее участниками в процессе предоставления населению государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Администрация Владивостока в первую очередь планирует начать обработку в СЭД «ДЕЛО» документов в рамках взаимодействия с Росреестром – информации о переводе жилых помещений в нежилые (и нежилых в жилые), сведений об изменении принадлежности земельного участка в определенной категории земель, о разрешениях на строительство и на ввод в эксплуатацию объектов капитального строительства и др. В качестве подготовительного этапа в июне текущего года специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обучение пользователей заказчика основным принципам работы со СМЭВ.

Также Администрацией Владивостока приобретено программное обеспечение для сопряжения системы документооборота «ДЕЛО» с федеральной системой МЭДО. По защищенным каналам контура МЭДО в перспективе будет налажено документационное взаимодействие с Администрацией Приморского края. Завершение этих работ планируется в ближайшее время.

2015

27 апреля 2015 года стало известно о поставке лицензий системы «ДЕЛО-Web» в администрацию города Владивостока^[1].

администрация Владивостока приобрела 20 лицензий подсистемы «ДЕЛО-Web». Веб-клиенты предназначены для удаленных подразделений администрации, не подключенных к Intranet-сети.

2014

В 2014 году приобретено iEOS, приложение для iPAD, предназначенное для работы в СЭД «ДЕЛО» руководителей, а также специальные модули ЭП для мобильных устройств. Тогда же закуплен «Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной», разработанный «КС-Консалтинг». Он предназначен для приема и автоматизации обработки в СЭД обращений, поданных через Интернет-приемную, а также для обратной связи с заявителями через их «Личные кабинеты» на сайте организации и электронную почту.

29 мая 2014 года стало известно о проекте создания системы электронного документооборота на платформе «ДЕЛО» в администрация города Владивостока, состоявшемся в в 2006 году.

Ход проекта

Проект создания автоматизированной системы управления документооборотом в городской администрация Владивостока начался с закупки 47 лицензий СЭД «ДЕЛО». Внедрение СЭД муниципалитет провёл своими силами (при консультационной поддержке региональных партнеров компании ЭОС).

На 28 мая 2014 года администрация города Владивостока использует одну из самых крупных систем управления документами среди городских муниципалитетов России.

В СЭД «ДЕЛО», интегрированных с ней специализированных системах «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО» работает около 1 тыс. пользователей.

В 2010 года органы администрации Владивостока полностью переведены на безбумажный внутренний документооборот с использованием механизмов электронной подписи. Администрация разработала все необходимые нормативные акты, которые позволили формально закрепить электронный документооборот в качестве юридически значимого.

Развитие проекта

В 2014 году документооборот в мэрии Владивостока вышел на новый этап развития: принято решение о приобретении приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» с мобильных устройств. Компания «КС-Консалтинг» поставила заказчику 10 лицензий мобильной подсистемы iEOS для работы руководителей на iPAD с возможностью подписания документов электронной подписью. Приобретены 30 дополнительных лицензий СЭД «ДЕЛО».

На 29 мая 2014 года в администрации города Владивостока используются:

• 921 автоматизированное рабочее место СЭД «ДЕЛО»,
• 59 мест системы «Архивное ДЕЛО»,
• 26 лицензий на систему «КАДРЫ».

В организации внедрены модули «Оповещение и уведомление» (51 лицензия), «Электронная подпись и шифрование» (170 лицензий), модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО» (30 рабочих мест). 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» с расширенным функционалом уведомлений о событиях, происходящих в СЭД «ДЕЛО».

Система «ДЕЛО» используется различными категориями должностных лиц - первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, специалисты. При подготовке и согласовании исходящих и внутренних документов бумажные экземпляры исключены из оборота – с момента создания проекта документа его согласование (визирование) происходит в электронном виде с использованием электронной подписи.

В качестве следующей стадии развития электронного документооборота в органах местного самоуправления муниципалитета администрация Владивостока видит интеграцию с внешними информационными системами. Специалистами мэрии высказано пожелание о проведении интеграции СЭД «ДЕЛО» с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), а также о разработке корректного механизма согласования в электронном виде документов, поступающих в органы администрации из муниципальных организаций.

2013 год. Система развивается

В 2013 году компания «КС-Консалтинг» осуществила поставку муниципалитету 60 рабочих мест системы «ДЕЛО» и более 20 лицензий на различные подсистемы, сообщила 8 июля 2013 года пресс-служба вендора.

На 8 июля 2013 года «ДЕЛО» активно используется во всех структурных подразделениях администрации и насчитывает почти 900 автоматизированных рабочих мест. Кроме этого, в муниципалитете внедрены модули «Оповещение и уведомление» (51 лицензия), «Электронная подпись и шифрование» (170 лицензий), модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО» (30 рабочих мест), а также «Подсистема управления процессами».

2010

С 2010 года Администрация Владивостока перешла на безбумажный внутренний документооборот. В частности, с помощью СЭД «ДЕЛО» в цифровой формат переведено согласование проектов документов: с момента создания проекта его визирование происходит только в электронном виде. Решить эту задачу позволила опция «ЭП и шифрование», предназначенная для работы с электронной подписью на стационарных ПК.

Пользователям категории «Руководители» из-за специфики своей деятельности удобнее работать в СЭД через мобильное приложение IEOS, которое также позволяет подписывать документы ЭП. Кроме этого, заказчиком приобретены и установлены опции «Оповещение и уведомление», модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО», а также приложение «Мониторинг документов», разработанное «КС-Консалтинг».

2006

В Администрацию Владивостока произведена поставка дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО», разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Поставку, внедрение и поддержку обеспечивает партнер ЭОС - компания «ЛАНИТ ДВ» (Владивосток).

Построение системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» началось в 2006 году, с закупки 47 рабочих мест. В дальнейшем система регулярно расширялась по функционалу и объемам использования. В итоге, в 2011 году в Администрации Владивостока используется более 700 рабочих мест системы «ДЕЛО» с дополнительными модулями: «ЭЦП и шифрование», «Подсистема управления процессами». Все это позволило полностью перевести в электронный вид подготовку и согласование исходящих и внутренних документов Администрации, а также работы по исполнению входящей корреспонденции. Сотрудники практически не работают с бумажными экземплярами документов.

Кроме того, в Администрации автоматизировано управление кадровым составом посредством другой разработки ЭОС - системы «КАДРЫ».

Стоит отметить, что использование модуля интеграции этих систем – Подсистемы синхронизации данных «КАДРЫ+ДЕЛО» позволяет сотрудникам кадровой службы, в первую очередь отвечая за кадровые процессы, оперативно вносить изменения и в базу документооборота.

Кроме «ДЕЛО», муниципалитет впоследствии приобрел и другие решения, разработанные ЭОС, и интегрировал их с СЭД – «КАДРЫ», «Архивное ДЕЛО», а также множество дополнительных опций и подсистем. Особенностью проекта является самостоятельное внедрение заказчиком систем и почти всех дополнительных опций при консультационной поддержке компании «КС-Консалтинг».

Примечания