Администрация города Таганрога завершила начальную стадию автоматизации документооборота

20 июля 2015 года компания "ЭОС" сообщила о внедрении СЭД «Дело» в администрации города Таганрога.

Задачи проекта

В администрации Таганрога к вопросу автоматизации процессов делопроизводства и документооборота подошли весьма вдумчиво - в 2012 году, при создании отдела информационного-коммуникационных технологий приняли стратегическое решение организовать современную ИТ-инфраструктуру, а уже затем на ее основе внедрять автоматизированные системы.

Администрация города Таганрога, 2013

«Ни о какой стабильности работы ИТ-систем на коммуникациях 1973 года выпуска и говорить не приходилось, – поведал Дмитрий Симоньянц, начальник отдела информационно-коммуникационных технологий администрации города Таганрога. – Именно поэтому мы начали работу комплексно и постепенно: начали создавать развитую ИТ-инфраструктуру с запасом на будущее, чтобы потом уже было не важно, какие сервисы внедрять. Так что в течение 2012-2015 годов мы строили нормальную инфраструктуру, которая могла бы дать нам гарантию того, что, как только мы внедрим электронный документооборот, он будет работать стабильно, без сбоев».

До завершения проекта внедрения СЭД в администрации города Таганрога документооборот исполнялся исключительно на бумаге. По мнению Дмитрия Симоньянца, это «слоеный пирог из собственных понятий и нормативных документов», которые определяли, что именно и в какой последовательности нужно делать.

Выбор администрация Таганрога сделала в пользу СЭД «Дело» компании ЭОС. Содействовать выбору системы помог тот факт, что продукт действует в правительстве Ростовской области.

«Правительство Ростовской области предоставило нам лицензии СЭД «Дело». Все данные также хранятся на серверах правительства Ростовской области. Это огромный плюс для нашего региона: мы смогли уйти от весьма затратной проблемы – приобретения ПО и оборудования, внедрения и поддержки. Таким образом фактически мы получили облачное решение, – заявил Дмитрий Симоньянц. – Как ни велика значимость ИТ для органов власти, для муниципалитета отдельного города такой проект запустить очень тяжело: есть большое количество отраслей, которые всегда более недофинансированы и более важны – ЖКХ, «социалка» – те, где финансирование напрямую завязано на конкретного жителя региона. И любой руководитель понимает, что, если стоит выбор построить садик или вложиться в СЭД, садик будет приоритетным. Так что в этом вопросе правительство нам существенно помогло. Кроме того, с нами поделились еще и опытом внедрения СЭД, что не менее важно, чем финансовая помощь. Мы внедряем, не набивая шишек, потому что нас консультируют те, кто уже прошел все эти круги и сделал выводы из ошибок».

Ход проекта

На первом этапе специалисты отдела информационно-коммуникационных технологий администрации города Таганрога провели аналитическую работу, в рамках которой созданы блок-схемы, отражающие существующие маршруты прохождения различных документов и те, которые необходимо реализовать при переходе на электронный документооборот.

В процессе обследования выяснилось, что документооборот организовался в соответствии с нормативными актами, которые принимались еще в начале 90-х годов, затем дополнялись современными нормативами. Оказалось, что в некоторых случаях не ясно в принципе - почему документ идет в ведомстве именно таким путем – просто так было всегда. Аналитическая работа дала свои результаты: выявлено множество дублированных, избыточных процессов и функций.

Созданная за полтора месяца блок-схема, в соответствие с которой планировалось организовать электронный документооборот, была представлена на обсуждения экспертам Министерства информационных технологий и связи Ростовской области, которые оказывали консультативную поддержку при реализации проекта. С их помощью удалось максимально оптимизировать все маршруты и процессы.

В рамках проекта специалисты отдела информационно-коммуникационных технологий администрации Таганрога организовали защищенные каналы связи с правительством Ростовской области, проведена настройка рабочих мест. Автоматизация документооборота ведется в несколько этапов.

На первом этапе в электронный вид переведена вся служебная переписка, на втором планируется перевести – процессы согласования и принятия нормативно-правовых актов и документации – аукционной, муниципальных контрактов и так далее.

На 20 июля 2015 года завершен первый этап: все муниципальные учреждения (садики, школы, муниципальные предприятия и так далее) и администрация города ведут переписку в СЭД. Все структуры, где администрация города задает правила игры - участники электронного документооборота или в процессе подключения: охват муниципальных органов около 85%. На бумаге документы уходят только гражданам и организациям, которые не являются участниками электронного документооборота – коммерческим предприятиям или учреждениям, которые не подключены к СЭД «Дело». Входящая документация поступает в канцелярию, где переводится в электронный вид, регистрируется, все последующие этапы обработки - полностью в электронном виде.

Итог проекта

Проект еще не завершен, но ведомство уже сообщило о существенных результатах: если раньше документ мог проходить до адресата на протяжении рабочей недели, то после внедрения СЭД, от момента поступления документа в здание до получения его конечным исполнителем проходит меньше половины одного рабочего дня.