Администрация города Уфы (Directum)

Построение системы «электронный муниципалитет» на платформе DIRECTUM в городской администрации Уфы

Согласно данным статистических исследований, проекты по автоматизации основной деятельности организации и внедрению систем электронного документооборота наиболее часто реализуются органами государственной власти. Специалисты ожидают, что в ближайшее время эта тенденция сохранится. Многочисленные обращения граждан и организаций в различные инстанции ежегодно порождают сотни тысяч документов, требующих оперативной и качественной обработки. Содержащаяся в них информация является основой для принятия важных управленческих решений, которые определяют развитие общества и социальную удовлетворенность населения.

Информатизация субъектов муниципального управления образует базовый и очень важный пласт формирующейся системы электронного правительства России. С точки зрения экспертов, «электронный муниципалитет» представляет собой современную форму организации деятельности муниципальных учреждений, которая позволяет жителям и различным предприятиям воспользоваться быстрым и удобным способом получения государственных и муниципальных услуг.

По существующим оценкам, в настоящее время только около 10% всей ведомственной информации представлено в электронном виде. Остальные 90% данных хранятся на бумаге, поэтому поиск необходимых сведений оказывается весьма трудоемким. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что на выполнение собственно административной деятельности времени не хватает. В результате документооборот становится самоцелью, а не средством решения задач.

Внедрение электронного документооборота помогает оптимизировать организационные процедуры, сделать их более простыми и логичными. Сегодня к подобным системам, установленным в органах государственной и муниципальной власти, предъявляются еще более высокие требования, чем к решениям, применяющимся в коммерческом секторе, так как большую часть их документооборота составляет информация государственного назначения - бюллетени, приказы, отчеты, постановления и т. д.

«Компьютеризированный беспорядок»

До внедрения решения DIRECTUM в администрации города Уфы работа с документами была автоматизирована, в том или ином виде, практически во всех ее подразделениях. Эти локальные рабочие места использовались в основном сотрудниками канцелярии — служащие переписывались с множеством организаций, составляли договоры, разрабатывали планы и нормативные документы, готовили различные справки и отчеты. Однако информация не была систематизирована, применявшиеся программные средства лишь регистрировали документы, но не поддерживали важные функции — маршрутизацию документов, автоматическое отслеживание текущего статуса, полнотекстовый поиск и т. п.

Требовалась комплексная автоматизация документооборота, охватывающая все его процедуры: создание документа, согласование, распространение, поиск и архивное хранение. В рамках подготовки проекта были сформулированы следующие задачи:

• автоматизация контроля над исполнением процессов управления;
• сокращение сроков рассмотрения заявлений, поступающих от населения и организаций, обеспечение прозрачности соответствующих процессов;
• ускорение и регламентация движения документов;
• обеспечение быстрого доступа к любым документам в администрации города и ее подразделениях;
• обеспечение защищенного и надежного хранения документов.

Поиск решения

В начале 2007 года сотрудники администрации города Уфы провели оценочный анализ существующих систем электронного документооборота; по его результатам государственный контракт на внедрение системы DIRECTUM был подписан с МУП «МИТЦ» (Уфа) — сертифицированным партнером компании-разработчика.

По мнению начальника отдела информационных технологий и связи администрации городского округа Уфы Марата Рахимкулова, система DIRECTUM выгодно отличается от остальных предложений участников рынка: она соответствует отечественным стандартам делопроизводства, имеет гибкие интеграционные возможности, механизм репликации, функции электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования документов, а кроме того, обеспечивает удаленный доступ. Наличие готового инструментария разработки IS-Builder с поддержкой мощной и современной базы данных Microsoft SQL Server позволяет дополнять типовой функционал системы специализированными модулями и отраслевыми решениями.

Система DIRECTUM стала центральным звеном в создаваемой информационной системе «электронный муниципалитет». Общая структура решения условно может быть разделена на две части: внутреннюю и внешнюю. Внутренняя часть, нацеленная на повышение эффективности работы местных органов власти, объединяет информационно-аналитическую систему муниципалитета и систему электронного документооборота DIRECTUM. Внешняя часть направлена на повышение открытости местных органов власти и состоит из интернет-порталов, с помощью которых осуществляется взаимодействие администрации с населением города и зарегистрированными на его территории предприятиями.

Структура электронного муниципалитета г. Уфы

Реализация проекта

Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM в администрации города Уфы осуществлялось в несколько этапов. Сначала специалисты провели исследование текущих процессов работы с документами. Это позволило обобщить существующие документационные потоки, сопоставить их с типовым функционалом DIRECTUM и определить состав бизнес-процессов. Затем система DIRECTUM была установлена на сервер и рабочие места и настроена в соответствии с утвержденным перечнем модификаций.

Следующей задачей стало обучение персонала. Поскольку компания «МИТЦ», занимавшаяся реализацией проекта, является центром сертифицированного обучения DIRECTUM, сотрудники подразделений городской администрации смогли фактически без отрыва от основной работы пройти обучение и аттестацию и получить сертификаты пользователей системы.

С начала промышленной эксплуатации в системе зарегистрировано уже более 200 активных пользователей — от руководителей, принимающих документы на рассмотрение, до рядовых служащих, которые получают распоряжения и резолюции. Кроме того, к единой системе подключено 10 удаленных мест для самообслуживания граждан.

Результаты внедрения

Созданное на платформе DIRECTUM решение поддерживает единое хранилище электронных документов с возможностью отслеживания их жизненного цикла, имеет мощную встроенную систему поиска, выполняет операции по регистрации, обработке, согласованию и рассылке документов, позволяет передавать их в архив и готовить к уничтожению.

Система обеспечивает автоматический прием документов, поступающих по факсу, электронной почте или в виде письменных заявлений граждан, позволяет выполнять первичную регистрацию в любом подразделении и затем осуществлять централизованный контроль за их передвижением, формирует сводки об исполнении поручений. В системе ведется учет всех внутренних и распорядительных документов, а также договоров (соглашений) и служебной корреспонденции; поддерживается работа с взаимосвязанными документами. Электронные образы всей документации, вне зависимости от ее формата, хранятся в едином электронном архиве, а доступ к нему контролируется в соответствии с правами пользователей.

Структура единой системы электронного документооборота администрации г. Уфы

Делопроизводство и работа с обращениями граждан ведутся полностью с использованием ресурсов системы. Все процессы построены в соответствии с организационными взаимосвязями, принятыми внутри подразделений администрации города и районов, и учитывают установленный порядок отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов. Соблюдение регламентов движения документов между отделами городской администрации и исполнительными органами города и республики позволяет четко координировать работу властных структур и повышает оперативность их деятельности.

Безопасность транзакций обеспечивается не только внутри информационной сети муниципалитета, но и за ее пределами — при взаимодействии с вышестоящими исполнительными органами власти, предприятиями и физическими лицами. Полноценность процесса согласования документов в электронном виде обеспечивается за счет использования электронной цифровой подписи, применяемой для визирования.

Благодаря продуманной организации процессов исключается повторный ввод информации, сокращается время доставки корреспонденции, снижаются материальные и трудовые затраты, повышается качество и надежность данных.

Полезные дополнения

Обычно муниципальные подразделения, решающие вопросы социальной сферы (управление градостроительства, земельные комитеты и др.), работают наиболее напряженно. Они занимаются постановкой в очередь на получение жилья и землеотводы, выдают разрешения на строительство новых объектов, заключают договоры, поэтому вынуждены обрабатывать большое число заявок в сжатые сроки.

Для автоматизации деятельности сотрудников органов управления жилищной политикой была внедрена автоматизированная информационная система «Учет и распределение жилья», созданная на базе DIRECTUM. Она позволяет вести учет жилого фонда муниципального образования, а также содержит данные о гражданах, нуждающихся в улучшении жилищных условий. Заложенные в систему специализированные функции, процедуры и сервисы значительно упрощают работу, за которую отвечают сотрудники муниципальных подразделений города.

В результате внедрения АИС «Учет и распределение жилья» не только руководители администрации и муниципальные служащие, но и рядовые граждане получили возможность знакомиться с достоверной информацией. За счет повышения качества и доступности данных, а также благодаря комплексной автоматизации заметно повысилась исполнительская дисциплина. И самое главное, людям не приходится долго ждать — их запросы выполняются быстро и с должным качеством.

Дальнейшие перспективы

Как отмечает заместитель главы администрации городского округа Уфы Алексей Ощепков, с внедрением системы DIRECTUM не выявлено ни одного случая потери информации, сократилось время, затрачиваемое на поиск документов и формирование отчетов, повысился контроль исполнения поручений. У руководителей появился полезный инструмент для анализа обращений граждан и оценки работы подчиненных.

Совершенствование системы продолжается. Через некоторое время электронный документооборот охватит и тех сотрудников администрации городского округа и районов, которые пока продолжают использовать традиционные бумажные технологии для работы с документацией. Перспективный план развития системы документооборота предусматривает также объединение серверов в кластер для повышения производительности и надежности системы.

В дальнейших планах администрации города Уфы — интеграция решения с уже существующими информационными системами (ЖКХ и УМС) и разработка новых модулей на платформе DIRECTUM.