Администрация городского округа Самара (СЭД)

Начало проекта. Решение предназначено для ведения архива документов Администрации, автоматизации задач канцелярии, контроля исполнительской дисциплины и автоматизации управленческих процессов.

Первый этап проекта - внедрение системы в Правовом управлении администрации. В рамках проекта проведена адаптация компонентов системы к специфике организации процессов делопроизводства департамента. Были настроены инструменты классификации электронной документации: типизация, категоризация, диаграммы состояний. Контроль исполнительской дисциплины реализован на основании перечня состояний документов, назначении исполнителей, которые согласно диаграмме состояний предоставляют руководителям и ответственным исполнителям возможность манипулировать маршрутом и актуальностью документа для конкретного исполнителя.

В системе задействовано три бизнес-процесса, дополняющих функциональные особенности решения:

• «Назначение даты завершения входящих». Используется для определения даты завершения работы над документом в зависимости от вида документа;
• «Формирование ссылочной целостности». Используется для создания ссылки отношений «входящий-исходящий» на основании исходящего номера карточки входящего документа и реквизита карточки исходящего документа;
• «Перемещение карточек в архив». На основании системы констант, определенных в «Универсальном справочнике», документы помещаются в архив.

Предполагается, что до конца 2007 года будет создана единая автоматизированная система управления документами и бизнес-процессами для всех департаментов Администрации, в том числе удаленных территориально. Версия: 3.6 Количество пользователей: 25 человек. В дальнейшем планируется значительное расширение числа пользователей. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

В мае 2011 года Департамент Финансов городского округа Самары заключил договор с компанией «Вебзавод», сертифицированным партнером компании «ДоксВижн», в рамках которого самарский интегратор будет осуществлять техническую поддержку и развитие использующейся в организации СЭД DocsVision.

Департамент финансов городского округа Самара уже два года активно использует в работе систему электронного документооборота DocsVision. С помощью СЭД автоматизирован документооборот и контроль исполнительской дисциплины в организации, пользователями СЭД являются более 100 сотрудников.

Для обеспечения грамотной поддержки системы и ее развития потребовалось привлечь партнера, обладающего высоким уровнем квалификации. Свой выбор орган местного самоуправления остановил на компании «Вебзавод». Решающими факторами при выборе партнера стали профессионализм специалистов системного интегратора и большой опыт работы по направлению СЭД.

Поддержка СЭД Docsvision специалистами компании «Вебзавод» позволит Департаменту финансов оперативно решать технические вопросы, создаст дополнительные гарантии качества функционирования системы и обеспечит возможность получения экспертной оценки перспектив ее развития и масштабирования.