Администрация муниципального района Янаульский район Республики Башкортостан внедряет СЭД

12 ноября 2014 года стало известно о проекте внедрения системы электронного документооборота на платформе СЭД «Дело» в администрации муниципального района Янаульский район. Проект выполнила компания «Медиалюкс»^[1].

Задачи проекта

До начала проекта процедуры обработки документов в организации осуществлялись без использования специализированного программного обеспечения. Цель внедрения СЭД - постепенный переход от «бумажных» технологий работы с документами к электронному документообороту. Начало было положено в январе 2014 года.

Ход проекта

Проект в администрации МР Янаульский район проводился в два этапа.

На первом этапе решены задачи:

• автоматизация регистрации корреспонденции, поступающей в Администрацию (как в бумажном виде, так и по электронной почте);
• переход от бумажной формы регистрационных журналов к электронной;
• повышение исполнительской дисциплины за счет внедрения автоматизированной системы контроля, предусматривающей регистрацию в СЭД всех поручений высшего руководства;
• автоматизация формирования отчетных форм по документообороту (для обеспечения руководства необходимой для принятия управленческих решений информацией);
• снижение временных затрат на рутинные процедуры регистрации и поиска документов и поручений.

Для решения указанных задач и определения последовательности внедрения СЭД первоначально провели анализ структуры и объема документооборота администрации, обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами. На основании полученных данных произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота.

Настроенная система установлена на серверное оборудование заказчика. Доступ в систему получили глава администрации и его заместители. Первый этап проекта завершился в января 2014 года.

Второй этап проекта начат в октябре 2014 года. Он предусматривал распространение СЭД на подразделения администрации, подведомственные организации и более полное освоение функционала системы «Дело». В рамках этой стадии проекта предстояло решить задачи:

• дальнейшее развитие системы контроля исполнения через автоматизацию передачи поручений в подразделения и получения отчетов об исполнении;
• переход на безбумажное взаимодействие между подразделениями – отказ от передачи бумажных документов;

сокращение времени на прохождение и исполнение документов;

• оптимизация работы с удаленными подразделениями.

На этом этапе к СЭД подключили отделы администрации и обособленные подведомственные подразделения, а руководителям (глава и первый заместитель главы администрации) установили и настроили мобильные клиенты Electrodocs (разработка «Медиалюкс») для планшетов iPad.

Итог проекта

В подразделениях организована собственная регистрация входящей, исходящей корреспонденции. Специалисты подрядчика провели настройку учетных записей отделов администрации для получения поручений и ввода отчетов об исполнении. Пользователи прошли групповое обучение, получили индивидуальные консультации.

Примечания