Проект

"Азово-Донское пароходство" модернизирует СЭД

Заказчики: Азово-Донское пароходство ГК

Ростов-на-Дону; Транспорт

Продукт: ЭСКАДО Электронная Система Комплексной Автоматизации Документооборота
На базе: IBM Notes/Domino

Дата проекта: 2013/08 — 2013/09
Количество лицензий: 26
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 1165
проекты - 14886
системы - 1817
вендоры - 1022
Технология: СЭД
подрядчики - 780
проекты - 8141
системы - 806
вендоры - 388
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 185
проекты - 1335
системы - 203
вендоры - 129

27 июня 2014 года стало известно об использовании ГК «Азово-Донское пароходство» (АДП) новой версии СЭД ЭСКАДО от компании «Интерпроком», с сентября 2013 года.

Задачи проекта

В процессе принятия решения - обновить ЭСКАДО, немаловажным фактором влияния оказались доверие руководителей холдинга к бренду IBM, положительный опыт работы сотрудников в среде IBM Lotus Domino/Notes, стоимость продукта и поддержка удаленной работы пользователей.

АДП и компания «Интерпроком» подписали договор о переходе на новую версию СЭД в августе 2013 года. Сотрудники Пароходства уже были знакомы с ЭСКАДО и использовали более раннюю версию на протяжении 7 лет. Система зарекомендовала себя как эффективный инструмент, удовлетворяющий требованиям ведения документооборота.

Итог проекта

К СЭД подключены делопроизводители, секретари руководителей, отдел кадров, юридический департамент и другие отделы. Специалисты АДП успели убедиться, что «коробочная» версия ЭСКАДО в целом поддерживает все процессы делопроизводства компании и ведение документооборота без доработки СЭД отвечает их потребностям. Система позволяет настроить процесс прохождения каждого вида документа в соответствии с бизнес-процессами компании.

Проект внедрения реализован в кратчайшие сроки: основной блок запустили в течение одного месяца.

Задачи, решенные в ходе проекта:

  • облегчение работы сотрудников за счет сокращения рутинных операций,
  • создание «прозрачности» при обработке документов,
  • повышение исполнительской дисциплины за счет контроля сроков исполнения приказов, распоряжений, поручений,
  • уменьшение времени поиска информации,
  • увеличение скорости реагирования на входящие запросы,
  • снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения электронного архива,
  • сокращение сроков согласования документов,
  • сокращение расходов на обработку бумажных документов.

«Это был очень интересный опыт, и мы с любопытством ждали результатов аудита по итогам внедрения нашего продукта, - поведал Вячеслав Валышкин, директор департамента электронного документооборота компании «Интерпроком». - Дело в том, что «Азово-Донское пароходство» - уникальный и сложный бизнес-конгломерат, объединивший два десятка предприятий разных сфер деятельности:
  • управляющая компания,
  • транспорт,
  • логистика
  • девелоперский сегмент.

Кроме того, компании группы разделены территориально, так что, разумеется, была необходимость предоставить пользователям удаленный доступ без ущерба информационной безопасности холдинга. И мы гордимся, что Азово-Донское пароходство выбрало и продолжает использовать нашу систему документооборота, а наша система в свою очередь дает положительные результаты в холдинге со сложной бизнес-моделью. К тому же АДП – очень дорогой нам заказчик, они не отказались от автоматизации в непростое для судоходных компаний время, продолжают повышать стандарты безопасности, направляют все больше ресурсов на содержание и ремонт своего флота и повышение квалификации и соцобеспечения своих сотрудников. Всегда приятно работать с профессионалами-энтузиастами, когда немалый потенциал и эффективность созданной нами системы служат чрезвычайно ответственному и полезному всем делу и помогают достигать социально значимых результатов».
«Мы последовательно оптимизируем и автоматизируем все бизнес-процессы нашего холдинга. В прошлом году мы поняли, что следует повысить культуру работы с документами и производительность труда сотрудников ЗАО «Азово-Донское пароходство». Сейчас ЭСКАДО – помощник и директора, и делопроизводителя, и секретаря, и обычного сотрудника. В АДП была создана рабочая группа из числа руководителей подразделений, и именно командная работа позволила осуществить внедрение так быстро и с небольшим сопротивлением, которое всегда встречается, когда меняются привычные алгоритмы работы», - сказал Эдуард Курис, директор по ИТ ЗАО «Азово-Донское пароходство».
Система установлена на 26 рабочих местах в управляющей компании. В течение 2014 года планируется подключить рабочие места еще в двух компаниях холдинга.