Как производитель удобрений "Азот" автоматизировал выдачу наряд-допуска на работы повышенной опасности

2020: Создание «Электронного наряда-допуска»

В мае 2019 года между компаниями КАО «Азот» и «БРеалИТ» был заключен договор на реализацию проекта «Электронный наряд-допуск» на базе программного обеспечения «Информационная Система Управления «Промышленная безопасность и Охрана труда» (ИСУ ПБиОТ).

'Наряд-допуск является обязательным документом при выполнении работ повышенной опасности, который содержит задание на выполнение работ, место, время начала и окончания, условия безопасного проведения, состав бригады и исполнителей, ответственных за безопасное выполнение работ. Документ должен учитывать все особенности проводимой работы и быть согласован с контролирующими и заинтересованными лицами, из-за чего процесс подготовки и согласования наряда-допуска занимает продолжительное время.'

Перед проектной командой была поставлена амбициозная цель — обеспечить полную цифровизацию процесса выдачи наряд-допуска на работы повышенной опасности, отказ от бумажного носителя. В ходе проекта планировалось значительно сократить время выдачи наряда-допуска — уменьшить среднее времени процесса — с 1,5 часов до 30 мин.

Проект был разделен на 2 стадии:

• Стадия 1 – реализация технологии формирования наряд –допуска в электронном виде и его согласование с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• Стадия 2 – реализация технологии организации подписи сотрудников за проведенный целевой инструктаж в электронном виде с использованием простой электронной подписи (ПЭП).

Первая стадия была успешно завершена к марту 2020 года, но даже после полного перехода на электронную систему согласования нарядов-допусков по итогам первой стадии проекта, оформление каждого документа всё ещё требовало личной подписи работника за целевой инструктаж на бумаге. Подготовка, печать, сканирование документов — всё это отнимало драгоценное время на производстве. Для дальнейшей оптимизации процесса требовалась реализация второй стадии проекта — введение на предприятии простой электронной подписи (ПЭП) для каждого работника предприятия.

Исходная точка автоматизации

К реализации второй стадии проекта предприятие подошло в полной готовности:

• Эксплуатируется система электронных нарядов-допусков — оформление и согласование производятся в цифровом виде;
• Разработано приложение, позволяющее в мобильном устройстве/планшете регистрировать в нарядах-допусках КЭП согласующих и утверждающих без отрыва от производства.

Проблема

Ежедневно перед выполнением работ повышенной опасности тысячи работников проходят целевой инструктаж, после ознакомления с которым ставят собственноручную подпись, подтверждая этим, что будут соблюдать все меры безопасности.

Несмотря на то, что сам наряд-допуск создаётся, проходит согласование и утверждение в электронном виде, перед началом работ для сбора подписей мастеру всё равно требовалось время на печать документа и, после подписания работниками, занесение его обратно в электронную систему посредством сканера или планшета. Основная проблема заключалась в потери времени на сам процесс печати и последующее сканирование. Кроме того, на территории предприятия, не везде, где проводятся работы повышенной опасности, присутствует данная техника, а оснащение каждого участка компьютером, принтером и локальной сетью повлекло бы большие финансовые затраты.

Практика и замеры показали, что в среднем по предприятию этот процесс занимает 14 минут. Если учитывать, что с момента введения электронного документооборота c марта по сентябрь 2020 года в системе нарядов-допусков было подписано более 38 тысяч документов, а в каждой работе в среднем задействовано 4 человека, то можно сделать вывод, что более 35 тысяч человеко-часов было потеряно за это время, что ещё раз подчеркивает важность дальнейшей цифровизации процесса. Внедрение ПЭП для подписи работников требовало решить следующие вопросы:

1. юридический (законодательный);
2. технический (цифровой).

Юридический аспект

В мае 2018 года вступили в силу Федеральные нормы и правила «Правила безопасного ведения газоопасных, огневых и ремонтных работ». В данных правилах впервые упоминалась возможность согласования нарядов-допусков в электронном виде согласно Федерального закона «Об электронной подписи». Вступление в силу данных правил дало возможность перехода от бумажных нарядов-допусков в электронные. И уже в 2020 году, после внедрения системы ИСУ ПБиОТ, с Сибирским управлением Ростехнадзора было согласовано проведение целевых инструктажей в электронном виде. А после получения поддержки Сибирского управления, в мае 2020 года было получено согласование центрального аппарата Ростехнадзора на оформление целевых инструктажей в электронном виде, согласно ФНиП №485 и ФЗ №63.

Уже в июне 2020 года были проработаны все юридические аспекты этого вопроса на предприятии:

• разработано положение по работе с электронными подписями, где прописано, как создавать простую электронную подпись, а также создана отдельная инструкция по работе с системой ИСУ ПБ и ОТ, учитывающая особенности работы с ПЭП;
• с каждым работником заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работодатель и работник договорились использовать простую электронную подпись, которая полностью заменяет собственноручную в соответствии с 63-ФЗ.

Реализация процесса

Согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи», простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина, пароля и кодов и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Не у всех работников имеется учётная запись в инфраструктуре предприятия, поэтому было решено использовать корпоративное приложение iДействуй, открыть которое может каждый работник с любого устройства. В приложении была разработана страница, на которой каждый сотрудник мог придумать и завести себе уникальный пароль, который знает только он и который станет той самой простой электронной подписью.

Итого, у нас есть всё необходимое для обеспечения простой электронной подписи: табельный номер — это уникальные данные, которые имеются у каждого сотрудника, выступает в роли логина; и пароль, который придумывает сам сотрудник и знает только он. Важно обратить внимание на то, что ни пароли, ни простая электронная подпись в системе напрямую не хранятся, вместо них используется хеш пароля, который невозможно взломать. Пароль никогда и ни в каком виде никуда передаваться не будет, подпись никто не узнает.

API (программный интерфейс) данного сервиса стал исходной точкой для использования и проверки ПЭП работников в мобильном приложении по нарядам-допускам.

Работа на практике

Процесс создания, согласования наряда и допуска до работ, после внедрения системы выглядит следующим образом:

1. создание наряда в ИСУ ПБ и ОТ (БРЕАЛИТ);
2. согласование наряда ответственными лицами на компьютере или мобильном устройстве;
3. проведение инструктажа;
4. подпись работниками бригады электронного НД на мобильном устройстве мастера с использованием ПЭП.

Перед началом работ мастер создаёт и согласовывает электронный наряд-допуск, в котором явно указывает сотрудников, ответственных за проведение данных работы. После согласования наряда, до начала работ мастер проводит данным сотрудникам целевой инструктаж. После ознакомления с инструктажем работнику остаётся лишь ввести свой уникальный четырёхзначный код напротив своей фамилии на компьютере или планшете мастера. В самом электронном наряде-допуске указано, что сотрудник прошёл целевой инструктаж и обязуется выполнять все меры безопасности, указанные в нем. После того как работник наберёт пароль и нажмёт кнопку «Подписать», система обратится к серверу ПЭП, проверит хэш пароля на правильность, и, если он соответствует, подпись будет поставлена.

Любые пользователи системы и контролирующие лица будут видеть, что работники подписали документ. Нельзя будет приступить к работе, если кто-то из членов бригады не поставил свою подпись.

Результаты реализации проекта

Сокращение времени процесса формирования и согласования наряд-допуска – результаты стадии 1. В рамках проекта между КАО «Азот» и ООО «БРеалИТ» было заключено соглашение о достижении ключевых показателей/метрик эффективности проекта. Основным показателем было зафиксировано трёхкратное сокращение времени процесса формирования и согласования наряд-допуска до 30 мин.

Оценка достижения ключевых метрик проводилась КАО «Азот» в период проведения промышленной эксплуатации ИСУ ПБ и ОТ. Для оценки результатов среднее время согласования по подразделениям было визуализировано на отдельном дашборде. Из него видно «перевыполнение плана» — достижение временного показателя в 26 мин – это интервал от начала создания наряда-допуска до момента его утверждения.

Эффект от ПЭП

Технология организации подписи сотрудников за проведенный целевой инструктаж в электронном виде с использованием простой электронной подписи (ПЭП) позволили сократить данный этап с 14 до 5 минут, что принесло дополнительный экономический эффект от электронных нарядов-допусков, измеряемый несколькими миллионами рублей в год, за счет большого количества работ и большого количества задействованных на них сотрудников компании. Теперь, при использовании полностью электронного наряда-допуска, простой ремонтных бригад сведен к минимуму.

Корпоративный эффект

Внедрение системы имело не только экономический, но и корпоративный и репутационный эффект, а именно:

1. значительное ускорение процессов коллективной работы с документами, процедур согласования, повышение качества делопроизводства и документооборота, наличие «под рукой» любой необходимой информации;
2. улучшение имиджа компании в связи с использованием передовых информационных технологий;
3. обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение исполнительской дисциплины, рост производительности труда.