"1С-Рарус" организовал единый документооборот для 53 юридических лиц Аkron Holding

2019

Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП в 53 отделениях

30 октября 2019 года компания `1С-Рарус` сообщила, что внедрила `1С:Документооборот КОРП` со сложными механизмами обмена и разграничения прав для 53 фирм Аkron Holding. Постепенный переход на обмен электронными документами уже дает результаты: потеря документации снизилась на 15%, а отслеживать этапы согласования договоров стало проще.

Компания уже несколько лет сотрудничает с `1С-Рарус`. После автоматизации ключевых учетных бизнес-процессов на передний план вышли проблемы с документооборотом. Договоры, заявки и отгрузочные документы терялись как на стадии согласования, так и на стадии хранения. Согласования договоров проводились через электронную почту или в бумажном виде. Деятельность холдинга связана с перевозками, поэтому возникали трудности в отслеживании документов, переданных экспедиторам.

Для организации электронного документооборота Аkron Holding выбрал решение `1С:Документооборот КОРП`. Одной из главных задач внедрения было не просто настроить систему, а разработать договорные регламенты и внедрить программу в соответствии с утвержденными бизнес-процессами.

На стадии предпроекта возникли сложности при сборе информации. Лидеры функциональных областей не всегда полно могли описать требования к системе . Профессионализм команды `1С-Рарус` все же позволил собрать максимум требуемых данных. Тестовая эксплуатация сразу обозначила узкие места, по которым требования к системе были сформированы неверно или не полностью: некоторые сотрудники только на этом этапе озвучили свои пожелания. Но и здесь благодаря слаженной работе с подрядчиком удалось быстро среагировать и внести изменения в функционал программного продукта, комментирует Латман Сергей Владимирович, руководитель отдела разработки и поддержки бизнес-приложений ГК «Akron Holding»

Особенности и ключевые результаты проекта:

• У холдинга сложная разветвленная структура: 53 юридических лица с обособленными бухгалтерскими базами. Все базы обмениваются информацией с `1С:Управление холдингом`, и для корректной работы внедренной программы была настроена глубокая интеграция сразу трех систем. Сложные механизмы обмена `1С:Документооборота` с `1С:УХ` и всеми бухгалтерскими базами - одна из главных особенностей проекта.
• Второй сложностью стала разработка алгоритма распределения прав: пользователи одной фирмы получили возможность доступа к документам и контрагентам только своей организации. При этом все сотрудники холдинга работают в единой шаблонной типовой системе. На октябрь 2019 года права доступа в программе разграничены как между юридическими лицами, так и внутри каждой компании холдинга.
• В течение 6 месяцев после внедрения программы компании холдинга получили эффект в виде снижения потери документов на 15%. Руководители и другие участники согласования теперь имеют возможность отследить, какие правки и комментарии указывали коллеги и на каком этапе согласования находится договор.

Также настроен архив документов - хранение сканов первичной бухгалтерской документации в `1С:Документообороте`. Менеджеры имеют быстрый доступ к необходимым файлам, а бухгалтерия сократила сроки подготовки и представления документов по запросам на 57%. Данную функцию Аkron Holding планирует развивать в ближайшие время. Сотрудники холдинга постепенно начинают работать в системе, количество пользователей программы должно составить 1500 человек к началу 2020 года.

Автоматизация документооборота

Для автоматизации электронного документооборота и процесса согласования договоров руководством холдинга Akron Holding было принято решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".

Выбирая систему, учитывали следующие факторы:

• удобство хранения и поиска информации различного типа;
• возможность самостоятельной поддержки и доработки системы;
• поддержки конфигурации разработчиком;
• дружественный интерфейс.

В качестве компании - интегратора был выбран ВЦ "1С-Рарус".

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет договоров;
• Учет и хранение бухгалтерской документации.

В дальнейшем планируется внедрение новых модулей системы:

• Входящая и исходящая документация;
• Внутренняя документация;
• Договоры новых видов;
• Развитие интеграции с бухгалтерской системой.

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивается единая база данных хранения и учета документов, организован бизнес процесс подготовки, согласования и подписания документов. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.