"АктивФинансМенеджмент" внедрила СЭД CompanyMedia

Компания "АктивФинансМенеджмент" объявила о запуске в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота CompanyMedia (разработана специалистами московской компании "ИнтерТраст"). Конфигурацию, установку, настройку и внедрение системы осуществляла компания "Арком", оренбургский партнер "ИнтерТраста".

Ведение документооборота в традиционном – "бумажном" - виде перестало в 2011 году удовлетворять растущим требованиям к управлению потоками документов и качеству рабочих процессов: увеличение объема документов требовало большего количества времени на их обработку, возникли затруднения с поиском информации. С развитием новых направлений и созданием подразделений возникла необходимость в обмене документами между ними, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременном ознакомлении сотрудников с распоряжениями руководства. В рамках традиционного документооборота это невозможно было осуществить. Таким образом, компания "АктивФинансМенеджмент" столкнулась с задачей, свойственной всем растущим, переходящим на новый уровень качества деятельности организациям, – необходимостью автоматизировать делопроизводство и тем самым привести документооборот и бизнес-процессы в соответствие с возросшими требованиями к их организации.

Для повышения оперативности и качества обработки документов, приема-передачи информации, создания условий успешной работы справочно-информационной службы, четкой организации структурированного хранения документов, их поиска и использования потребовалась гибкая, наделенная необходимым функционалом система управления документами. Также нужно было решить задачу создания механизма контроля исполнения поручений, разделения полномочий доступа к некоторым организационно-распорядительным документам.

После проведенного в мае 2011 года анализа представленных на рынке СЭД руководство компании "АктивФинансМенеджмент" выбрало систему автоматизации документооборота, делопроизводства и деловых процессов CompanyMedia, разработанную сотрудниками компании "Интертраст". Система соответствует всем требованиям российского делопроизводства, обладает богатым функционалом по управлению различными видами документов, их обработке, контролю исполнения и хранения. В целом CompanyMedia имеет все возможности для создания корпоративного электронного документооборота.

Установку, настройку и обучение персонала компании "АктивФинансМенеджмент" работе с системой CompanyMedia осуществляли специалисты компании "Арком", бизнес-партнера "Интертраст" в Оренбургской области. Проект был реализован в течение 3 месяцев.

В рамках проекта сотрудники компании описали основные типы и жизненные циклы различных документов, установили систему и настроили ее. Затем CompanyMedia была введена в опытную эксплуатацию. Система показала хорошие результаты, и руководством "АктивФинансМенеджмент" были поставлены дополнительные задачи к СЭД, такие, например, как создание специализированных "баз знаний" (баз данных, в которых хранятся необходимые документы по предметным областям), миграция документов из существующих "самописных" систем хранения в СЭД, создание специфических, удобных в использовании шаблонов документов, разработка и настройка системы отчетов.

Также были разработаны регламенты по применению СЭД CompanyMedia и инструкции для делопроизводителей-пользователей системы, что значительно облегчило процесс ее "приживания" в компании "АктивФинансМенеджмент".

По мнению сотрудников АктивФинансМенеджмент, эксплуатация системы позволит своевременно получать информацию о точном местонахождении, состоянии, истории движения и согласования, исполнении любого зарегистрированного в системе документа, обеспечит хранение документов и их сохранность. С ее помощью также будут реализованы такие функции, как возможность быстрого поиска необходимых документов (как по реквизитам, так и полнотекстового), разграничение прав доступа к ним, контроль на постоянной основе исполнительской дисциплины.

На сегодняшний день СЭД CompanyMedia внедрена на более чем 30 рабочих местах. И это только начальный этап автоматизации. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест, а также расширение существующего функционала системы, создание в ее рамках специализированных баз данных.