Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования автоматизировал документооборот в системе «Дело»

Задачи проекта

Первоочередными задачами внедрения СЭД «ДЕЛО» стали:

• создание электронного архива документов с возможностью удобного поиска;
• автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документов:
• реализация процесса электронного согласования проектов документов;
• обеспечение автоматического формирования отчетности по исполнительской дисциплине;
• организация электронного взаимодействия с Правительством Алтайского края.

Решение и этапы проекта

Для решения вышеуказанных задач была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы». Внедрение проходило поэтапно:

1 этап (2009 г. – 2017 г.):

закуп 5 рабочих мест, создание в СЭД «ДЕЛО» базы документов института; установка 1 АРМ, полученного от вышестоящей организации (Главного управления образования Алтайского края), организация обмена документами с ЕСЭД Алтайского края.

2 этап: декабрь 2017 г. – март 2018 г.

• обследование документооборота института для определения необходимого количества дополнительных АРМ СЭД «ДЕЛО»;
• закуп 5 лицензий СЭД «ДЕЛО», установка на рабочие места пользователей, настройка процессов документооборота;
• обучение пользователей и запуск СЭД в опытную эксплуатацию.

Результаты и перспективы

Общее количество рабочих мест СЭД «ДЕЛО» в АКИПКРО – 11:

• 2 рабочих места с доступом в базу Правительства Алтайского края;
• 10 рабочих мест – локальная СЭД института.

Управленческий документооборот полностью автоматизирован. В СЭД «ДЕЛО» института регистрируются все виды документов, фиксируются и контролируются резолюции ректора. Также ответственными специалистами контролируются внутренние резолюции деканов факультетов. Автоматизирована подготовка различной делопроизводственной отчетности – статистики по документообороту, данных об исполнительской дисциплине и т.д.

Частично переведена в электронный вид подготовка исходящих писем. Ответственные исполнители согласуют их тексты с руководителями подразделений, а затем прикрепляют файлы проектов писем к карточке в СЭД (в отчете об исполнении резолюции или поручения). Делопроизводитель приемной просматривает эти файлы, распечатывает их и передает на подпись руководству.

Работа с электронной почтой также замкнута на контр СЭД «ДЕЛО». Напрямую из СЭД ведется отправка исходящих писем, а входящие, поступающие по e-mail, автоматически поступают на регистрацию.

Взаимодействие с Правительством Алтайского края организовано через отдельное рабочее место СЭД «ДЕЛО», изолированное от локальной базы документооборота института. Здесь регистрируются ответы на входящие документы и поручения вышестоящих органов власти.

Система «ДЕЛО» в КГБУ ДПО «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» работает в режиме опытной эксплуатации. В дальнейших планах института – закуп дополнительных рабочих мест для перевода согласования всех проектов документов в электронную форму. В частности, планируется реализовать электронное согласование договоров, для этого потребуется обеспечить рабочими местами в СЭД «ДЕЛО» ключевых для этого процесса специалистов (ответственный за подготовку договоров и юрист).