«Альфа Строй» автоматизировал работу с проектами, договорами и документами с помощью СЭД «Тезис»

2020

Итоги внедрения СЭД «Тезис»

21 июля 2020 года компания Haulmont сообщила о внедрении системы ТЕЗИС в ООО «Альфа Строй» и в других компаниях, работающих под товарным знаком AconsGroup.

Два года назад у «Альфа Строй» и других компаний группы сформировалась потребность в автоматизации. Прежде всего, требовалось повысить прозрачность работы с договорами. До внедрения СЭД в AconsGroup согласовывались бумажные оригиналы договоров. По общему мнению руководства и сотрудников, когда процесс был организован таким образом, иногда документы терялись, было сложно понять, какой договор находится в каком статусе, что приводило к срыву сроков.

«Основными критериями при выборе СЭД были легкость настройки, удобство использования и функциональность. Мы подготовили методику испытаний и описали последовательность действий, которая выполнялась в каждой из рассматриваемых систем при тестировании. По итогам испытаний свои оценки выставили члены комиссии, состоящей из руководителей компании, юриста, специалистов ИТ-службы, финансовой службы, производственно-технического отдела. Также учитывалось, сколько времени заняло выполнение испытаний в каждой системе. СЭД ТЕЗИС показала результат в 1 час 30 минут, тогда как в других решениях на те же действия потребовалось от 1 часа 50 минут до 2 часов 30 минут», отметил Павел Оберюхтин, руководитель проекта внедрения СЭД в «Альфа Строй»

Кроме быстрого прохождения испытания, СЭД ТЕЗИС заняла первое место и по результатам средневзвешенной оценки участников комиссии. Таким образом было принято решение о внедрении расширенной редакции СЭД ТЕЗИС в «Альфа Строй» и других компаниях группы.

Силами команды проекта внедрения СЭД в «Альфа Строй» выполнена работа по переносу в СЭД ТЕЗИС порядка 40 000 документов из системы SharePoint, которая ранее использовалась для регистрации и хранения сканов писем и договоров.

Основную часть задач документооборота удалось решить при помощи типовой функциональности системы, настроенной под заказчика. Таким образом автоматизированы:

• Согласование, утверждение, регистрация и хранение писем, вынесение и исполнение резолюций.
• Управление поручениями, отслеживание этапов работы и занятости сотрудников.

Чтобы адаптировать СЭД ТЕЗИС к особенностям работы AconsGroup, потребовалось провести ряд модификаций.

Для каждого объекта строительства в СЭД ТЕЗИС создается отдельный проект. Все договоры, документы, задачи или совещания обязательно должны относиться к какому-либо из них. В карточке проекта, кроме прочего, указывается состав команды проекта, в соответствии с которым осуществляется настройка ролевой модели прав доступа к проектам. Например, можно предоставить доступ только добавленным в карточку проекта сотрудникам или закрыть отдельный документ для всех, кроме директора проекта.

В СЭД ТЕЗИС настроены различные виды договоров. По некоторым из них предусмотрена автоматическая проверка обязательных вложений: учредительных документов, технического задания, ведомости договорной цены, календарных графиков, свидетельства СРО и т.д. Если какого-либо из документов нет, то пользователь увидит сообщение об этом, отправить договор дальше по процессу он не сможет. Для договоров настроены маршруты согласования, состоящие из трех этапов. На первом этапе инициатор создает заявку на подготовку текста договора. Сначала ее проверяют юрист и руководитель проекта, затем контрагента рассматривает служба безопасности, а потом текст договора готовит юридический отдел. На втором этапе ответственный за договор юрист согласует текст с инициатором и руководителем проекта, после чего договор переходит на регистрацию. На третьем этапе юрист запускает процесс согласования подразделений и подписания договора у контрагента. Для экономии времени пользователей настроены автоматическое заполнение полей договора и подстановка участников процессов.

При внедрении в системе настроены различные виды входящих, исходящих и внутренних документов, с которыми работает «Альфа Строй» и другие компании группы. Добавлена форма быстрой регистрации документов. Часть полей в ней заполняется автоматически, например, при выборе проекта сразу же подставляются организация и руководитель проекта. В этой же форме можно выбрать действие, которое требуется выполнить далее (например, «Отправить на резолюцию»), а также добавить пользователей, на рассмотрение к которым попадет документ.

«Весь проект, включая пилотное тестирование, предпроектное обследование, доработку, внедрение и настройку с миграцией документов в СЭД ТЕЗИС был завершен за 6 месяцев. За счет автоматизации работа с документами стала удобнее и прозрачнее, всегда можно посмотреть, у кого и в каком статусе находится документ. Повысилась производительность выполнения задач, связанных с обработкой информации. Улучшились коммуникации между подразделениями группы компаний. Улучшилось качество управленческих решений, так как руководители своевременно получают необходимую информацию. После запуска системы в эксплуатацию дальнейшей настройкой и поддержкой занимаются администраторы «Альфа Строй», которые прошли обучение. Система интуитивно понятная. После внедрения и обучения поддержки со стороны разработчика нам не требовалось», отметил Павел Оберюхтин, руководитель проекта внедрения СЭД в «Альфа Строй»

Внедрение СЭД ТЕЗИС

В январе 2020 года в компании Альфа Строй была проведена автоматизация управления документами и задачами.