Проект

«Анкор» оптимизировал затраты на печать с помощью Konica Minolta

Заказчики: Анкор (Ancor) Кадровая компания

Москва; Консалтинг, включая управленческий и кадровый

Продукт: Konica Minolta bizhub-серия МФУ
Второй продукт: Проекты ИТ-аутсорсинга
Третий продукт: Konica Minolta Document Navigator Server

Дата проекта: 2018/05 — 2018/10
Технология: Офисная техника
подрядчики - 177
проекты - 599
системы - 939
вендоры - 295
Технология: ИТ-аутсорсинг
подрядчики - 850
проекты - 2653
системы - 181
вендоры - 122
Технология: СЭД
подрядчики - 780
проекты - 8142
системы - 806
вендоры - 388

29 ноября 2018 года компания Konica Minolta сообщила о переводе московского офиса кадрового холдинга «Анкор» на аутсорсинг печати. Компания унифицировала парк печатной техники, упростила процесс сервисного обслуживания, снизила издержки на печать и сократила трудозатраты сотрудников службы поддержки на 10%. В будущем «Анкор» планирует масштабировать проект и на другие офисы, а также внедрить «интеллектуальное» распознавание и обработку документов.

Предпосылки и цели проекта

Цель проекта – реорганизация инфраструктуры печати с созданием единой точки входа для всех запросов. Необходимость изменений связана с выработкой ресурса парка печатной техники «Анкор», а также с потребностью унифицировать печатное оборудование, которое было представлено несколькими вендорами. Обслуживание устаревшего мультивендорного парка техники повышало нагрузку на инженеров и требовало наличия широкого спектра запасных частей и расходных материалов. Одним из решающих факторов при выборе поставщика услуг стало наличие у Konica Minolta собственного сервиса с едиными параметрами обслуживания офисных многофункциональных устройств (МФУ), что позволило «Анкору» исключить риски при обслуживании оборудования в условиях территориально распределенной структуры компании.

Ход и итоги проекта

В ходе проекта в московском офисе «Анкор» было установлено 25 полноцветных и монохромных МФУ серии bizhub. Каждое из устройств оснащено программным решением SafeQ, которое обеспечивает централизованное управление печатными устройствами и учетными записями пользователей, а также формирует отчетность и позволяет устанавливать требуемые правила печати для различных групп сотрудников. Кроме того, SafeQ контролирует доступ пользователей к функциям МФУ за счет обязательной авторизации на устройствах печати. Система идентификации распознает пользователя по карте доступа, а функция Follow-me не требует привязки сотрудника к конкретному устройству печати, что позволяет распечатать необходимый документ на ближайшем к пользователю МФУ.

«
«Как рекрутинговая компания мы обязаны обеспечить защиту всех файлов, содержащих личную информацию наших клиентов, от возможных утечек данных. Внедрение обязательной авторизации сотрудников на устройствах печати позволило нам защитить конфиденциальные документы и внутрикорпоративную информацию. На ноябрь 2018 года мы уже наблюдаем снижение объемов печати на 20% и сокращение трудозатрат на поддержку сервиса на 10%. Ранее обслуживанием мультивендорного парка оборудования занимались наши инженеры, после проекта они могут сосредоточиться на решении более важных задач».

Дмитрий Сироткин, руководитель отдела технической поддержки «Анкор»
»

«Анкор» рассматривает возможность масштабирования решения на другие регионы присутствия компании и внедрение различных программных решений Konica Minolta, помимо SafeQ, для автоматизации бизнес-процессов.

«
«В режиме пилотного проекта на нескольких печатных устройствах установлено решение bEST Message, которое позволяет кастомизировать интерфейс офисных МФУ. Компания сможет размещать на экранах МФУ свой логотип и любые другие тематические изображения. В процессе запуска находится проект по автоматизации обработки анкет и других документов на бумажных носителях. Благодаря функции «интеллектуального» распознавания данных в программном решении Document Navigator, документы из различных источников можно легко обрабатывать, распознавать, переводить в нужный формат и автоматически распределять в соответствии с заранее настроенными сценариями».
»