«Астерра» автоматизировала договорную работу с помощью CompanyMedia

25 февраля 2015 года. Компания «ИнтерТраст» сообщила о завершении проекта по автоматизации договорной деятельности в инвестиционно-девелоперской группе компаний «Астерра». Внедренное решение позволило существенно сократить сроки согласования контрактной документации и обеспечило прозрачность бизнес-процессов, связанных с договорной деятельностью.

История проекта

Сотрудничество группы «Астерра» с компанией «ИнтерТраст» началось в 2010 году, когда стартовал проект внедрения системы OfficeMedia для управления договорами и автоматизации классического делопроизводства. Основной задачей была автоматизация договорной работы, которая является основой ведения бизнеса в строительной отрасли. Договоры заключаются с клиентами группы — в этом случае речь идет о договорах купли-продажи, а также с подрядчиками и поставщиками, участвующими в проектной деятельности группы «Астерра».

Ход проекта

В ходе проекта удалось перевести обработку договоров в электронный вид и минимизировать объем документов на бумажных носителях. Был создан электронный архив, содержащий историю отношений с контрагентами и обеспечивающий быстрый поиск необходимых документов. Это особенно важно с учетом длинного производственного цикла, характерного для компаний-девелоперов. Проект внедрения OfficeMedia рассматривался заказчиком как пилотный, и в случае успеха планировалось перейти к использованию СЭД CompanyMedia — системы, предоставляющей расширенные функциональные возможности. Миграция на новую систему с внедрением модуля «Договоры» была успешно проведена в 2014 году.

Процесс согласования договоров в CompanyMedia автоматизирован с помощью преднастроенных шаблонов: при заполнении определенных полей в реквизитной части документа система предлагает пользователю необходимый шаблон листа согласования. Тем самым исключается влияние человеческого фактора: невозможно запустить согласование по ошибочному маршруту либо не включить в число согласующих необходимого специалиста. Кроме того, готовые шаблоны существенно экономят рабочее время пользователей — нет необходимости заполнять лист согласования вручную.

Сергей Четвероус, ИТ-менеджер ГК «Астерра», руководитель проектов по внедрению OfficeMedia и CompanyMedia: «OfficeMedia зарекомендовала себя как производительная и отказоустойчивая система, однако со временем мы ее переросли. Нам потребовалось решение, которое позволяло бы учитывать интересы всех групп пользователей, а не только делопроизводителей, и было бы простым в использовании и администрировании. В CompanyMedia нас особенно заинтересовал «легкий» и понятный пользователям web-интерфейс, который сейчас применяется большинством специалистов, участвующих в договорной работе. Дополнительным плюсом стало то, что все наши требования и пожелания можно было реализовать в рамках типовой версии CompanyMedia при помощи настроек, не меняя программный код. Что касается доступной функциональности, то в CompanyMedia нас привлекли развитые механизмы согласования, ведь именно они чаще всего задействуются в работе с договорами».

Планы по развитию

В рамках развития проекта планируется интеграция CompanyMedia с комплексным решением 1С от компании «Первый БИТ» в части обмена финансовыми данными — это исключит необходимость повторного ввода информации в учетную систему и в СЭД. В перспективе возможно внедрение инструментов адаптивного кейс-менеджмента для автоматизации основной деятельности — проектной. В строительном бизнесе нередко возникает необходимость формировании пакетов документов. В такие пакеты может входить не только договоры и дополнительные соглашения, но также сметы, акты, сертификаты, различная разрешительная документация и многое другое. Кейсы представляют собой оптимальную среду для решения подобных задач.

Михаил Колодин, начальник отдела продаж компании «ИнтерТраст»: «Пользователи, работающие с системой, отмечают, что с внедрением СЭД удалось обеспечить существенное сокращение сроков согласования по договорам, а также полностью исключить риск потери каких-либо документов. В системе ежедневно работают около 100 специалистов — это практически весь штат центрального офиса группы, включая высшее руководство, юридический и финансовый отделы, административный департамент, а также руководителей проектов и специалистов по строительству. Такой широкий охват пользователей объясняется отраслевой спецификой: в согласовании договоров и создании пакетов дополнительной документации задействованы все перечисленные категории специалистов».

Cообщили TAdviser представители компании-интегратора.