Аэропорт Абакана автоматизировал документооборот

2020: Внедрение СЭД «Дело»

3 декабря 2020 года компания КС-Консалтинг сообщила о внедренеии Дело (ЭОС) в Аэропорту Абакана.

До внедрения СЭД делопроизводитель регистрировал входящую корреспонденцию и документы в бумажном журнале. Если требовалось исполнение документа, то сканировал его и отправлял ответственному сотруднику по электронной почте. При этом эффективно контролировать результат и сроки исполнения было невозможно, а на поиск документов в бумажных архивах и электронной почте уходило время.

Целью внедрения СЭД было упростить работу с документами и повысить исполнительскую дисциплину.

Для этого предстояло:

• Создать электронный архив документов с простым и удобным поиском.
• Перевести согласование документов, особенно договоров, из бумажного в электронный вид.
• Перевести работу с поручениями в «Дело», чтобы контролировать сроки исполнения и ускорить ознакомление с документами.

После обследования было решено разбить процесс внедрения и обучения на два этапа. В первую очередь систему установили на рабочем месте секретаря-регистратора, обучили работе в системе его и двух технологов. После этого секретарь начала работать в базе, а технологи помогали ей по мере возникновения вопросов.

Спустя месяц начался второй этап — настройка «Дело» с лицензиями гарантированного доступа на рабочих местах 11 сотрудников других отделов и групповое обучение. После завершения курсов в течение 4-х дней проводили авторский надзор, чтобы проконтролировать, что работа пользователей соответствует разработанной и принятой в ходе обследования технологии.

Спустя 2 месяца опытной эксплуатации заказчик принял решение расширить количество лицензий гарантированного и конкурентного доступа, а также приобрести 22 лицензии приложения «Мониторинг документов».

Благодаря внедрению «Дело» удалось перевести согласование договоров и других документов в электронный вид. Также в СЭД переведена работа с поручениями, что позволяет отслеживать сроки исполнения и повысить исполнительскую дисциплину.

Чтобы упросить и ускорить работу с документами, установили на рабочем месте делопроизводителя опцию «Сканирование без распознавания». Регистратор сканирует входящие письма и сразу отправляет их в «Дело», а если потребуется исполнение документа, скан-копию можно сразу прикрепить к поручению в СЭД. Все документы хранятся в электронном архиве, и их легко найти по аннотациям.