«БМВ Русланд Трейдинг» перешел на электронный документооборот с помощью «СКБ Контур»

13 января 2015 года. Компания «БМВ Русланд Трейдинг» и «СКБ Контур» внедрили электронный документооборот через систему ЭДО 60 тыс. документов.

В «БМВ Русланд Трейдинг» решили перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. При этом преследовалось несколько целей. Во-первых, снизить издержки. Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов обходились компании примерно в i580. Если в них вносили исправления, отправка повторялась, и стоимость данного комплекта увеличивалась вдвое. Во-вторых, необходимо было ускорить документооборот. Бумажные документы нужно было распечатать, отправить, дождаться, когда дилер их подпишет и вернет. Полный цикл документооборота порой занимал больше двух недель. Ровно настолько же приостанавливались бизнес-процессы по сделке. В-третьих, требовалось сделать работу с документами удобной. Как известно, электронные документы не занимают место на столе и в офисе, они надежно хранятся в электронном архиве, в котором в любой момент можно легко найти нужный по заданным параметрам, указали в «СКБ Контур».

Специалисты «СКБ Контур» доработали для «БМВ Русланд Трейдинг» одно из своих технических решений — «Диадок.Коннектор». В результате через него корректировочные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12 выгружаются в систему ЭДО и конвертируются из формата excel в формат xml. В «Диадоке» документы автоматически распределяются по ящикам дилеров. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. При этом на отправку более 3 тыс. документов уходит не более 30 минут, отметили в компании.

«При выборе оператора ЭДО мы смотрели на его опыт работы с компаниями, обладающими разветвленной структурой, и на то, чтобы предлагаемая система была понятной и простой в освоении. Мы остановились на компании `СКБ Контур` и её сервисе `Контур.Диадок`, — пояснил Егор Фомин, специалист по документообороту финансового департамента «БМВ Русланд Трейдинг». — Кроме того, мы, конечно, учитывали и функциональность системы. В частности, нам оказалась очень полезна функция массовой подписи».

«На данный момент мы обмениваемся электронными документами с 55 из 58 дилеров. За счет этого нам удалось снизить средний процент нагрузки по работе с документами на каждого из сотрудников с 25 до 1% рабочего времени. Обмен счетами-фактурами и ТОРГ-12 с дилерами автоматизирован, исключены этапы их печати, ручной подписи, отправки. В результате один конкретный цикл документооборота может быть завершен в один день», — добавил Егор Фомин.

Cообщили TAdviser представители компании-интегратора.