Татсоцбанк выбрал ECM-систему Directum

В ходе внедрения системы DIRECTUM в ТАТСОЦБАНКЕ в электронный вид переводятся процессы согласования исходящих писем, договорных документов, кредитных заявок. Также автоматизируются все работы по совещаниям, взаимодействию с клиентами и делопроизводству. Итогом внедрения станет взаимодействие в СЭД порядка 200 сотрудников. Проект ведет компания «МайТэк» (MT Group).

ЗАО «ТАТСОЦБАНК» – один из старейших банков Татарстана с постоянно растущей филиальной сетью. У компании семнадцать структурных подразделений в Казани и одно в Набережных Челнах.

Активное развитие банка порождало большие объемы как внутренней, так и клиентской документации, что привело к поиску возможностей оптимизации внутренних процессов и работы с бумажными документами. Поэтому руководство ТАТСОЦБАНКА приняло решение о переходе на электронный документооборот и приступило к выбору СЭД. Одними из ключевых критериев при выборе СЭД стали функциональность и интуитивно понятный интерфейс системы, а также опыт других банков Татарстана, работающих в DIRECTUM: Банка Казани, Банка «Заречье», АКИБАНКа, Автоградбанка.

Свою роль сыграло также наличие у исполнителя проекта опыта в области автоматизации и оптимизации банковского ЭДО. Была однозначно выбрана компания «МайТэк» (MT Group), которая только за последний год реализовала 2 крупных комплексных проекта в банковской сфере Республики Татарстан и порядка 10-ти в компаниях из других отраслей (строительство, страхование, торговля, производство и т.д.).

Проект внедрения будет решать задачи по автоматизации основных бизнес-процессов банка:

• согласование и регистрация всех внутренних, входящих и исходящих документов (приказов, распоряжений, инструкций, писем и т.д.);
• автоматизация процесса подготовки, рассмотрения и вынесения решения по кредитным заявкам для физических и юридических лиц; сопровождение сделок по кредитным заявкам, ведение архива кредитных заявок, статистика и анализ деятельности по кредитованию;
• работа с договорными документами (договоры, спецификации, акты, дополнительные соглашения и т.д.), включая разработку проектов договоров, их согласование во всех отделах, автоматическое формирование реестра договоров, дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица и контроль возврата;
• процесс проведения совещаний от согласования даты, места, повестки совещания до контроля исполнения поручений по принятым решениям в рамках протокола;
• организация работы с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений по документу, контроль исполнения поручений и местонахождения оригиналов документов, выдача бумажных копий;
• работа с текущими и потенциальными клиентами, оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.

Все эти бизнес-процессы будут автоматизированы с использованием функционала Базовых модулей и бизнес-решений «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями», «Классическое делопроизводство», «Управление взаимодействием с клиентами». Работы по проекту уже начались: проведено обучение и аттестация рабочей группы, исследованы бизнес-процессов компании, сейчас идет разработка проектных решений.

Проект внедрения планируется завершить в сентябре 2012 года. По его окончании порядка 200 сотрудников банка будут работать в системе, в том числе из удаленных офисов.

Для оптимизации и автоматизации этого процесса специалисты компании «МайТэк» предложили бизнес-решение DIRECTUM «Электронный архив документов дня для банков». Оно охватывает работу со всеми финансовыми документами банка, предусмотренными нормативной базой Центрального Банка РФ. Это мемориальные ордера, отчеты о прибылях и убытках, лицевые счета, ведомости открытых и закрытых счетов и т.д. Благодаря этому решению у сотрудников банка упроститься работа с документами. Они смогут:

• регистрировать и вести электронный архив документов дня;

Документы будут храниться в электронном архиве с единой точкой доступа к ним, и это обеспечит быстрый их поиск по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах.

• оперативно подготовиться к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;

Доступны образы первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск. Кроме того, предусмотрена автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и выданным дискам.

Внедрение «Электронного архива документов дня для банков» в «ТАТСОЦБАНК» будет проходить поэтапно. Первоначально планируется реализовать работы по переводу в электронный вид хранения лицевых счетов и ведомостей остатков по счетам кредитной организации. Затем, документов, по которым необходим внутрибанковский контроль над совершаемыми операциями. К числу последних относятся – отчеты о прибылях и убытках, расчетные документы, изначально поступившие в электронном виде, платежные поручения и требования, инкассовые поручения, платежные и банковские ордера, мемориальные ордера.