Бюджетная модель с настроенными интеграционными механизмами в Conde Nast Россия

В рекордные 3 месяца «КОРУС Консалтинг» реализовал в издательском доме Condé Nast Россия полноценную бюджетную модель с настроенными интеграционными механизмами.

С развитием бизнеса у руководства Condé Nast Россия стало уходить все больше времени и ресурсов на сбор финансовых данных и планирование бюджетов по всем изданиям. Существовавшая на момент начала проекта система планирования была реализована в виде Excel-файлов, что вызывало ряд неудобств – разрозненность информации, повышенные трудозатраты на внесение изменений в сформированные планы по каждому изданию. «КОРУС Консалтинг» предложил использовать для анализа финансовых данных и бюджетирования свободное решение Palo, разработанное немецкой компанией Jedox.

«Выбор Jedox Palo в качестве средства для автоматизации бюджетирования был обусловлен в первую очередь тем, что в Condé Nast использовалась сравнительно простая модель планирования, включавшая в себя лишь формирование статей доходов и расходов. При этом потребности в формировании статей, связанных с движением денежных средств и балансом, на данном этапе отсутствовали, - рассказывает куратор проекта со стороны «КОРУС Консалтинг» Алексей Кулаков. – Для заказчика был важен тот факт, что Palo распространяется по модели open source и не требует лицензионных отчислений».

Для проведения анализа плановых и фактических показателей в ходе проекта была реализована интеграция с учётной системой MS Dynamics NAV, используемой в Condé Nast.

«Имеющийся опыт и наработки позволили реализовать полноценную интеграционную модель, выполняющую перекладку со счетов GAAP на статьи управленческого учета, буквально за две недели, - комментирует Алексей Кулаков. – Затем мы предоставили заказчику интерфейсы для самостоятельной настройки и сопоставления всех аналитик учетной системы и системы бюджетного управления».

Результатом сбора бюджетных данных в системе является консолидированный бюджет доходов и расходов. Кроме того, в Palo формируются несколько сводных отчётов по различным показателям деятельности изданий - как всех в целом, так и каждого в отдельности.

Отчёт о доходах и расходах содержит в себе итоговые значения показателей с разбивкой по месяцам. В него включаются количество проданных рекламных страниц в издании, статистика страниц различного типа в каждом издании: рекламные, промо-страницы, редакционные, бесплатные, страницы приложений, страницы вкладышей, общий тираж издания, количество проданных экземпляров издания, количество электронных экземпляров журнала, скачанных пользователями с сайтов партнёров, доход от продажи рекламных страниц, доход от распространения журналов, доход от скачивания электронных версий журналов и ряд других параметров.

Для печати тиражей изданий Condé Nast привлекает сторонние типографии. У каждой типографии есть своя методика расчета стоимости печати, основанная на большом количестве параметров – вес и стоимость бумаги, обложек, печать приложений и вкладышей, количество которых варьируется от номера к номеру. Время от времени происходит смена типографии и, соответственно, смена модели расчетов себестоимости тиража для конкретного издания. Руководству требовался инструмент для оперативной оценки изменения себестоимости печати в зависимости от типографии. В новой бюджетной модели специалисты «КОРУС Консалтинг» успешно реализовали эту возможность. Менять модель расчетов стало возможно «одной кнопкой».

Расходы по департаментам компании, прямые и косвенные - командировки, транспорт, обучение, мобильная связь, зарплата, амортизационные отчисления, аренда помещений - также учитываются в бюджетной модели.

В рамках формирования годового бюджета некоторые виды затрат департаментов планируются с помощью реестровых форм, уточняют специалисты «КОРУС Консалтинг». К примеру, на год составляется план командировок сотрудников, где каждая поездка представляет собой отдельную строку с детальной информацией по стоимости, пункту назначения и прочему. В качестве атрибутов для каждой командировки указываются статьи затрат, департамент и другие бюджетные признаки. Внесённые пользователями данные собираются далее в соответствующие статьи департамента и попадают в итоговый бюджет доходов и расходов. «Работа с реестровыми формами присуща транзакционным системам, и их реализация в системах, построенных на многомерных кубах, довольно затруднительна. Однако, применив накопленный опыт, эту задачу удалось успешно решить», отмечают в «КОРУС Консалтинг».

«По результатам проекта у нас появилась взаимоувязанная бюджетная модель по всем изданиям, – отмечает Наталия Ануфриева, финансовый контролер Condé Nast. – Теперь при помощи Palo можно с легкостью анализировать данные в любом удобном виде, формировать план-фактный анализ, строить прогнозы, оценивать финансовые перспективы всех изданий, проводить сценарный анализ «Что, если…» и исследовать любые бюджетные и фактические данные, выполняя построение отчетов «на лету». Это значительно повышает оперативность получения достоверной информации и минимизирует время принятия управленческих решений».

Специалисты «КОРУС Консалтинг» в ходе автоматизации существующей бюджетной модели настроили формы ввода и отчёты Palo. Дальнейшая корректировка модели, создание отчётов и форм, выполняются уже силами специалистов планово-экономического отдела Condé Nast. Глубокая компетенция «КОРУС Консалтинг» и большой опыт проектов, реализованных на Jedox Palo, помогли построить бюджетную модель в чрезвычайно сжатые сроки – 3 месяца, что позволило Condé Nast получить существенную экономию на бюджете проекта.