"ВНИПИнефть" завершила внедрение системы управления проектами

20 мая 2015 года стало известно о внедрения приложения Aveva Engineering в компании ВНИПИнефть^[1].

Задачи проекта

Проект начался в конце 2014 года. Основные задачи внедрения:

• упорядочить потоки инженерной информации. Предприятие поставило цель — создать более прозрачную, простую и понятную систему уведомлений об изменениях проектных данных.

• синхронизировать информацию, хранящуюся в различных программах, в которых работают сотрудники разных отделов.

• снизить вероятность возникновения ошибок в выходной документации. Создание системы синхронизации данных на основе приложения Engineering, по мнению компании, создаст дополнительный инструмент проверки корректности информации, что положительно отразится на качестве выходной документации.

• ускорить выпуск проектов за счет оптимизации процессов проектирования. Созданием центрального хранилища информации в виде базы данных Engineering в процессах проектирования сократится множество промежуточных элементов, к примеру, отпадет необходимость в обмене документами между отделами для выполнения согласования, потому что вся информация по проекту находится в одной базе данных и доступна для всех участников проекта.

• автоматизировать передачу заданий между отделами. В ОАО «ВНИПИнефть» эта задача решается с использованием приложения Engineering, которое позволяет пересмотреть привычный на сегодняшний день способ передачи заданий из отдела в отдел в виде набора документов в электронном или бумажном формате и осуществить переход к выдаче заданий смежным отделам путем изменения статуса готовности элемента в единой базе данных.

• ускорить поиск информации в проекте. Используя единое хранилище данных все участники проекта могут быстро провести поиск информации и быть уверенными, что найденная информация актуальна на момент поиска. Кроме того, использование распределенных атрибутов позволяет увидеть полный набор данных по элементу, заполняемых разными отделами отдельно.

• улучшить управляемость проекта. Применяя систему статусов элементов к данным, хранящимся в базе данных Engineering, руководители проектов получают возможность постоянного контроля состояния проекта и получения всевозможных видов отчетов для принятия своевременных решений.

На рисунке нижепредставлена упрощенная схема информационных потоков между различными модулями AVEVA и другими инженерными программами, которые используются в ОАО «ВНИПИнефть». Как видно из схемы, информационные потоки в организации представляют собой весьма запутанную картину, притом что здесь обозначены только основные элементы реальной системы.

Схема действующих информационных потоков, 2014

На рисунке ниже представлена схема информационных потоков с использованием приложения Engineering. Использование приложения позволяет в какой-то степени упорядочить те многочисленные потоки информации, которые существуют при работе над проектом. Engineering действует в качестве диспетчера, управляющего информацией, циркулирующей между инженерными приложениями, и вносящего больше порядка в систему.

Схема информационных потоков после оптимизации Aveva Engineering, 2014

На рисунке ниже представлена схема получения выходной документации. Информация в документы поступает из различных программ, использующихся в разных отделах. При таком подходе при определенном стечении обстоятельств существует вероятность столкнуться с проблемой рассинхронизации данных и попадания в выходную документацию устаревшей информации.

Схема получения выходной документации, 2014

При использовании приложения Engineering (рисунок ниже) документы формируются из единой базы данных, информация в которой всегда находится в актуальном состоянии, что исключает возможность попадания устаревшей информации в выходной документ. Значительно упрощается процесс создания ревизий, так как документы связаны только с одной базой данных, в которой непосредственно и хранится история изменений.

Схема формирования документов из единой базы данных, 2014

Ход проекта

Основные этапы внедрения Aveva Engineering:

• первым этапом сформировали команду внедрения. Приложение Engineering затрагивает все основные производственные отделы и в команду внедрения включили представителей отделов:
  • технологического,
  • монтажного,
  • отдела контрольно-измерительных приборов
  • электротехнического.

После формирования команды внедрения проведено их внешнее обучение в офисе компании Aveva. Обучающий курс прошли специалисты отдела ИТ, администрирующие приложение [[Aveva Engineering|Engineering. Далее, в соответствии с планом внедрения, был проведен пилотный проект, целью которого было опробовать все возможности программного продукта и отработать те основные сценарии взаимодействия между отделами, которые чаще всего возникают в процессе работы над реальным проектом. Для пилотного проекта выбрали упрощенную модель реального объекта, включающую в себя весь набор уникальных элементов. Проведение пилотного проекта на упрощенной модели сократило время без потери качества.

Одновременно с пилотным проектом в ОАО «ВНИПИнефть» провели внутренний аудит процессов проектирования в производственных отделах, проверку уровня автоматизации и степени использования PDMS. По результатам проведенного аудита был сформирован план пересмотра имеющихся в институте подходов и составления новых карт взаимодействия отделов с учетом использования Engineering. Эти работы требуют значительных временных затрат, но совершенно очевидно, что без составления четко прописанных регламентов и схем взаимодействия внедрение приложения Engineering обречено на неудачу. На 21 мая 2015 года в институте создается система автоматической синхронизации данных между различными программами, с помощью которой данные, достигшие определенного статуса, будут автоматически синхронизироваться с базой данных Engineering (рисунок ниже).

Схема автоматической синхронизации данных между различными программами, 2014

Итог проекта

По мнению проектной команды, основные трудности при внедрении приложения Engineering возникают в самом начале из-за того, что сотрудникам компании необходимо привыкнуть к новым способам работы. Поэтому на первых этапах необходимо привлекать наиболее лояльных и вовлеченных сотрудников. После того как накопится критическая масса людей, овладевших технологией, процесс внедрения пойдет уже по инерции. Подбором участников команды внедрения должен заниматься ответственный за внедрение программы специалист. Важно учитывать наличие у участников команды не только хорошей квалификации в своей предметной области одновременно с высоким уровнем компьютерной грамотности, но и их личные качества. Ведь от работы команды напрямую зависит скорость и качественный уровень внедрения. Впоследствии эти сотрудники станут центрами распространения новых идей в своих производственных отделах.

Невозможность предусмотреть на первых этапах внедрения все детали и нюансы реального проекта обусловила внедрение в несколько итераций, каждая из которых покрывает всю цепочку движения информации между отделами. Каждая последующая итерация наполняется более подробными деталями и учитывает больше частных случаев, встречающихся в реальных проектах. При таком подходе, с одной стороны, увеличивается время запуска системы, но с другой — снижаются риски, связанные с внедрением программы в реальном проекте.

Примечания