ВТБ24 (WebTutor)

Компания Websoft, поставщик комплексных решений в области автоматизации подбора, обучения, развития и оценки персонала, в начале 2010 года осуществила автоматизацию ежегодной оценки компетенций персонала в Банке ВТБ 24, реализовав все необходимые настройки этой процедуры в соответствии со спецификой бизнес-процессов Банка. Основой решения стала система WebTutor, комплексный программный продукт для управления обучением, развитием, адаптацией и оценкой персонала.

В результате реализации данного проекта проведена оценка компетенций 15,5 тыс. сотрудников, обработано более 45 тыс. оценочных форм, получены индивидуальные рекомендации для каждого оцениваемого сотрудника. Благодаря решению, реализованному WebSoft, Банку удалось уменьшить трудозатраты по ее администрированию, а также сократить время подведения итогов проведенной оценки.

Перед проведением оценки специалисты WebSoft осуществили интеграцию системы WebTutor с новой кадровой системой, используемой в Банке с конца 2009 года, настроили загрузку данных из внешних источников по компетенциям, профилям, типовым должностям, их уровням, ступеням, а также связям между ними в систему WebTutor.

Для проведения процедуры оценки были разработаны оценочные формы по шаблону заказчика, настроен документооборот их заполнения и утверждения оценочных форм в соответствии со спецификой бизнес-процессов Банка. При разработке была учтена сложная схема согласования оценочных форм при инициировании конфликта, а также даже предусмотрен механизм делегирования полномочий на период болезни или командировки оценивающего сотрудника, реализована возможность продления процедуры для отдельных сотрудников.

Эксперт Центра обучения персонала Банка ВТБ 24 Любовь Шашенкова прокомментировала этот проект: «Внедрение и настройка модуля «Оценка Персонала» системы WebTutor прошло успешно благодаря тесному взаимодействию наших сотрудников со специалистами WebSoft и оперативному реагированию сотрудников этой компании на все возникавшие у нас вопросы и проблемы. За время нашего сотрудничества специалисты WebSoft реализовали в системе WebTutor большое количество необходимых нам дополнительных функций и настроек, что позволило полностью автоматизировать процесс оценки компетенций в Банке. Мы благодарим компанию Websoft за оперативную, профессиональную помощь и активную заинтересованность в реализации данного проекта».

В свою очередь генеральный директор WebSoft Алексей Корольков отметил: «В ходе подготовки и реализации данного проекта коллектив нашей компании в очередной раз убедился в тщательной продуманности и основательности реализуемых в Банке ВТБ 24 проектов. Специалисты Банка остались удовлетворены новой формой проведения оценки персонала и уже запланировали очередную аналогичную процедуру на конец этого – начало следующего года. Кроме того, планируется следующий проект по автоматизации оценки деятельности внутренних подразделений Банка, который также будет реализован на платформе WebTutor. Использование нового формата процедуры оценки обеспечивает Банку ВТБ 24 возможность еще более оперативно повышать уровень профессионализма своих сотрудников с учетом их индивидуальных особенностей, что, безусловно, делает этот Банк одним из самых привлекательных на российском рынке».

1. Описание компании

1.1. Отрасли в которых работает компания

Банковский бизнес. Банк ВТБ 24 - розничный банк, входящий в банковскую группу ВТБ (Внешторгбанк). Основное направление работы банка ВТБ 24 – предоставление финансовых услуг частным лицам, индивидуальным предпринимателям и предприятиям малого бизнеса.

1.2. Территориальная распределенность

Более 600 филиалов и дополнительных офисов на территории РФ

1.3. Численность персонала

Более 21 000 сотрудников

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

Все сотрудники Банка

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основные задачи:

• обеспечение обучения для региональных филиалов
• планирование и учет обучающих мероприятий Банка
• тестирование персонала
• планирование и учет расходования бюджета.

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы

• Планирование и учет процессов внешнего и внутреннего обучения
• Дистанционное обучение и тестирование (в т.ч. автоматическое назначение курсов и тестов определенным категориям персонала)
• Наблюдение за ходом и результатами стажировок сотрудников
• Организация (в рамках требований ЦБ) обучения по вопросам противодействия легализации (отмыванию) доходов полученных преступным путем и финансированию терроризма
• Планирование бюджета и учет расходов.

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Успешное функционирование системы ДО, тестирования, Учебного Центра
• Открытие Учебного Портала, доступного всем сотрудникам Банка во всех филиалах

На данный момент (сентябрь 2008) на этапе развития системы, выделяются следующие основные критерии успеха:

• «автоматизированность» процессов обучения на 60% к середине 2009, на 80% - к концу 2009
• достижение показателя не менее 40 000 человеко-курсов в год по дистанционному обучению
• охват дистанционными курсами не менее 60% персонала – на 2009 год, не менее 80% - на 2010

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

На стадии внедрения системы:

Были определены цели, для реализации которых будет внедряться система, и решены вопросы о том, как именно она будет функционировать, - на основании этих решений было составлено ТЗ.

На стадии развития системы:

Развитие системы осуществляется по двум основным направлениям: автоматизация процессов обучения и развитие линейки дистанционных курсов. Поэтому были составлены планы действий по данным направлениям: план-график разработки / закупки дистанционных курсов и план автоматизации процессов. Для составления данных планов был проведен анализ потребностей Банка и на основе данного анализа были составлены соответствующие планы.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Установка системы – февраль 2007 Опытная эксплуатация системы (подготовка системы, тестовое внедрение в выбранных подразделениях, нескольких дополнительных офисах Москвы и МО и нескольких филиалах) – до марта 2008 Доработка системы и ее наполнения; подготовка, согласование и подписание регламента по эксплуатации системы – до конца августа 2008 Запуск системы в промышленную эксплуатацию (по всему Банку сразу, включая все филиалы) – 1 сентября 2008

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Руководитель проекта – полная занятость на проекте (от HR) - общая координация проекта
• Специалист (от HR) - полная занятость – координация технических моментов проекта.
• Специалист от ИТ, частично занятый в проекте - ответственный за выгрузку из кадровой базы.
• Разовое привлечение некоторых ИТ-специалистов – для тестирования каналов, налаживания резервного копирования системы и т.д.

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

Вряд ли моменты, с которыми пришлось столкнуться во время реализации проекта можно назвать «трудностями». В основном, это были просто вопросы, требующие оперативного решения, которые успешно решались в штатном порядке.

Система не была поставлена на сопровождение в ИТ-департаменте, поэтому при внедрении системы в промышленную эксплуатацию команда проекта столкнулась с небольшим сопротивлением со стороны ИТ. Но путем переговоров и разъяснений о работе системы, ее взаимодействии с другими системами и т.д. сотрудники успешно побороли данное сопротивление и ИТ теперь охотно помогают им в случае необходимости.

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Финансовые затраты – да. Временные затраты несколько превышали ранее запланированные.

3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте

При внедрении были опасения, что ограниченность некоторых каналов не позволит региональным офисам успешно пользоваться централизованной системой. Но пока все работает нормально и даже при канале 512Кбит/с не замечено перегрузок. И, тем не менее, в случае необходимости сотрудники готовы бросить все силы на создание распределенной системы.

Также не сразу удалось загрузить данные из кадровой системы в WebTutor. Но в итоге выяснилось, что база переезжала с сервера на сервер и из-за этого не шла выгрузка данных. После выявления причины проблемы она была тут же решена: были восстановлены пути к базе данных и вся необходимая информация была успешно загружена в систему WebTutor.

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

• Дальнейшее развитие системы в части автоматизации основных бизнес-процессов, связанных с обучением персонала, в т.ч. дальнейшая разработка курсов, автоматизация процессов обучения по вопросам противодействия легализации (отмыванию) доходов полученных преступным путем и финансированию терроризма и т.п. вплоть до полной автоматизацией процессов внутреннего и внешнего обучения: от составления плана до получения отчетности типа «план-факт».
• Проведение вэб-конференций и вебинаров с использованием технологии Виртуального класса
• Постановка целей сотрудников по планам их развития и оценка выполнения данных целей

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

На настоящий момент разрабатываются курсы для фронт-офиса Банка (до конца этого года планируется около 30 курсов), на следующий год – это линейка курсов для бэк-офиса, андеррайтинга и т.д. Также на следующий год запланированы и некоторые навыковые курсы: по переговорам, решению конфликтов, интервью, наставничеству и т.д.

Курсы разрабатываются как внутренними разработчиками, так и внешними. Все продуктовые курсы разрабатываются собственными силами специалистов Банка.

4.3. Команда для поддержки и развития системы

На настоящий момент в команде проекта 2 человека:

• руководитель проекта, ответственный за развитие системы
• специалист, отвечающий за техническую сторону системы.

Оба сотрудника задействованы также и в разработке курсов. Планируется человек на администрирование системы: назначение курсов, внесение мероприятий, ведение новостей, форумов и т.д.

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

• Открыт Учебный портал, доступный всем сотрудникам банка
• Сотрудники активно используют Учебный портал
• Своими силами уже созданы первые электронные курсы
• За первый месяц промышленной эксплуатации системы – 4 589 человеко-курсов

5.2. Экономическая эффективность

На данном этапе сложно оценить экономическую эффективность, т.к. система только недавно была запущена и основной задачей, по-прежнему, остается дальнейшее развитие системы. Оценку эффективности можно будет произвести ближе к концу следующего года (2009), когда будут выполнены все мероприятия по развитию и пройдет год с момента промышленной эксплуатации системы (система была запущена первого сентября этого года).

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

Очень часто в больших структурах внедрение подобных систем по началу не всегда воспринимается позитивно. В ВТБ 24, наоборот, сотрудники были рады внедрению системы. Команда проекта считает это своим наибольшим достижением при внедрении. Позитивная реакция сотрудников – это самый важный показатель успеха проделанной работы.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Сотрудники проявили очень большой интерес к Учебному Порталу. Поступает много заявок на существующие курсы, а также много вопросов касательно того, какие планируются курсы в ближайшее время и т.д.

5.5. Обратная связь от менеджмента по итогам внедрения системы

Внедрения системы ждал практически весь Банк, поэтому команда проекта получила поздравления от многих руководителей.