"Висма" использует средства автоматизации документооборота

11 апреля 2014 года стало известно о проекте внедрения в ЗАО "Управляющая компания "Висма»" системы электронного документооборота.

Задачи проекта

Необходимость внедрения СЭД в УК "Висма" связана с накопившимися проблемами бумажного документооборота: длительным согласованием документов, неконтролируемостью исполнения задач, незнанием специалистами существующих в компании регламентов, нарушениями сроков оплаты финансовых заявок.

При выборе СЭД остановились на системе "1С:Документооборот", потому что на предприятии уже использовали решения этого разработчика: на предприятии работают специалисты, имеющие опыт работы с продуктами "1С". Это сводит к минимуму риски процедур интеграции СЭД с действующими информационными системами. Удалось избежать затрат на лицензирование.

Ход проекта

Внедрение реализовано специалистами "Висма". Перед началом работ назначили исполнителя, ответственного за реализацию проекта внедрения, определили приоритетные задачи, последовательность их решения в системе, а также организацию и проведение обучения сотрудников.

Первым этапом предусмотрели автоматизацию договоров и финансовых заявок на расход денежных средств, предоставление доступа к ИТ-ресурсам, подключение оборудования, организацию рабочих мест новых сотрудников, согласование бонусных ведомостей.

Утвердили основные типы договоров компании, проработали маршруты и сроки их согласования и начали опытно-промышленную эксплуатацию. Всем сотрудникам пришлось согласовать договора через систему и в течение недели выполнять двойную работу - вести договоры и заявки вручную и в системе документооборота.

На втором этапе в систему перенесли регламентационные документы и настроили категории сотрудников, которые должны быть ознакомлены с ними в соответствии со своими должностными обязанностями.

По окончании опытно-промышленной эксплуатации в компании столкнулись с сопротивлением коллег:

• одни не хотели изменений - им проще было обежать все кабинеты, собирая подписи,
• другие не хотели менять привычный уклад и способ решения каждодневных задач
• часть служащих понимала, что посредством системы их могут проконтролировать, а загруженностью прикрыться не получится.

Однако, спустя три недели персонал освоился.

Итог проекта

В настоящее время управляющая компания и пять торговых домов перешли на систему электронного документооборота. Подключены офисы в других городах.

"В дальнейшем через систему решили настроить претензионную работу. Раньше сложности с рассмотрением претензий от клиентов возникали потому, что не удавалось рассмотреть их в срок. Оформленная на бумаге, претензия долго пересылалась почтой. Бывало, что завод не получал вовремя какие-то документы. Реализация этой задачи уже продумана, и маршрут прохождения документов согласован. Планируем внедрить и мобильный доступ в систему", — поведала Дарья Шмакова, директор по персоналу компании "Висма".