Внедрение ERP-Lexema в Салаватстекло

Предпосылки проекта

ОАО «Салаватстекло» занимает ведущие позиции в стекольной отрасли России и является современным динамически развивающимся предприятием, на котором инвестиционные программы направлены на техническое перевооружение и внедрение новых технологий, постоянно идет работа над повышением качества и расширением ассортимента продукции.

Кадровый состав предприятия насчитывает порядка 3000 человек, среди которых численность персонала, связанного с расчетом заработной платы, составляет 70 человек

Материальный фактор был и остается одним из самых сильных методов мотивации сотрудников. Поэтому большинство компаний имеют разветвленные схемы стимулирования персонала, требующие сложных расчетов заработной платы, значительного количества различных видов начислений и удержаний.

Современное законодательство, правовое пространство, рынок труда, да и в целом вся среда хозяйственной деятельности предприятий накладывают жесткие рамки на сроки и корректность расчетов с персоналом. Так же законодательство постоянно меняется и уточняется, что должно незамедлительно отражаться в расчетах.

Сотрудники всегда должны получать зарплату вовремя, не перечисленные в установленные сроки налоги могут привести к значительным пеням и штрафам. Огромное значение также имеет отчетность, используемая как внутри организации, так и предоставляемая внешним организациям.

Очевидно, что качество и функциональность используемого программного продукта для автоматизации расчета заработной платы имеет огромное значение.

Программный модуль «Лексема. Кадровый учет» полностью универсальный продукт, который гибко меняется согласно требованиям предприятия и законодательства.

В 2010 году модуль «Лексема. Управление персоналом и расчет зарплаты» был внедрен на предприятии ОАО «Салаватстекло».

Ход проекта

На момент начала внедрения кадровый учет осуществлялся в программе, которая не обновлялась в течение нескольких лет, что в результате привело к полному отставанию от требований законодательства. Так как на предприятии уже использовались продукты «Лексема» для автоматизации других сфер хозяйственной деятельности, руководством предприятия было принято решение о внедрении модуля «Лексема. Управление персоналом и расчет зарплаты».

Круг задач, поставленных перед разработчиками, включал в себя организацию гибкого автоматизированного процесса учета персонала и штатного расписания на предприятии, автоматизацию ведения табелей и нарядов для сотрудников, а также своевременный расчет и выдача заработной платы.

Для удобной настройки и ввода необходимых данных в систему была сформирована система справочников: должностей (стандартный справочник ОКПДТР), адресов (стандартный справочник КЛАДР), подразделений (с иерархической структурой), категорий работ-ников, налоговых доходов и вычетов (унифицированные налоговые справочники).

Для комфортной работы со штатным расписанием на предприятии был реализован механизм индексации тарифной сетки, а так же предоставлена возможность формирования штатного расписания на любую дату и штатной расстановки.

Система приказов позволяет вести историю перемещения работника внутри предприятия. Приказы стандартизованы и сгруппированы по типам, что ускоряет процесс их создания. В программе ведется расчет среднесписочной численности работников и общего стажа работника, а также формирование необходимых печатных форм для ведения кадрового учета (формы Т-1, Т-5, Т-6 для печати приказов, печать личной карточки работника Т-2, своды по военнообязанным). К печати также доступны все реестры в системе.

Отдельной важной решенной задачей является наличие автоматизированного ведения табеля на основании плановых графиков работ (включая сменные графики). После формирования табеля на основании графиков произ-водится загрузка данных из приказов кадрового учета, что практически полностью исклю-чает ручное заполнение табеля.

Модуль расчета заработной платы позволил вести учет сдельной оплаты труда при помощи ведения нарядов. Надбавки из штатного расписания автоматически учитываются в нарядах, а затем и в расчете заработной платы. Согласно выполненным работам сумма наряда распределяется по работникам в зависимости от отработанного времени, КТУ и сдельного приработка. Большим преимуществом стала позаказная система нарядов, которая автоматически дробит проводки по работникам и заказам при экспорте проводок в баланс.

Сотрудники ОАО «Салаватcтекло» работают постоянно, по совместительству и по договору. Кроме того, нередко бывает и так, что один и тот же сотрудник работает по совместительству в нескольких структурных подразделениях с различными ставками. В системе была решена и эта задача. «Лексема. Управление персоналом и расчет зарплаты» позволяет осуществлять расчет зарплаты по различным категориям персонала.

В программе был осуществлен автоматический расчет отпускных, командировочных, листов нетрудоспособности, декретных, пособий до полутора лет, различных доплат и надбавок (уральских, за вредные условия труда), доплат (например, за работу в ночное время или сверхурочные), ежемесячных и разовых премий. Также реализована возможность автоматического расчета материальной выгоды и удержания ссуд, алиментов и сумм по исполнительным листам.

Отдельной отличительной особенностью системы стал механизм настройки алгоритмов расчета зарплаты, этот механизм сделал систему по-настоящему универсальной. Существует типовой набор необходимого перечня начислений и удержаний на предприятии. Каждое из них рассчитывается по формуле, которую можно изменить в любой момент в связи с изменением законодательства или внутренней политики предприятия. Эти изменения могут осуществляться сотрудниками ОАО «Салаватcтекло», что, по сути, и устраняет главный недостаток предыдущей системы, действующей на предприятии.

Заработная плата в системе реализована в двух основных документах: «Расчет зарплаты и налогов» и «Расшифровка зарплаты». «Расшифровка зарплаты» позволяет видеть подробную картину по расчету полученных сумм, где отражены документы, на основании которых произведено то или иное начисление или удержание. Кроме того, если бухгалтер по каким-то причинам желает внести коррективы в результаты автоматического расчета, то система поможет ему и в этом. В документе «Расчет зарплаты и налогов» собираются все суммы из расшифровки, и на финальном этапе формирования заработной платы производится расчет НДФЛ и страховых взносов. Расчет заработной платы для всего предприятия (около 3000 человек) занимает порядка 10-15 минут.

Для анализа заработной платы в программе предусмотрен широкий набор отчетов: расчетные листки, своды в различных разрезах (по счетам затрат, подразделениям, заказам, работникам, отчислениям в фонды). Это незаменимо для целей оперативного управления предприятием и для расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами.

В круг задач, решенных системой, также вошли печать расчетных и платежных ведомостей по видам оплат, всевозможных справок.

Система дает возможность выгрузки данных в электронном виде в систему «Клиент банка», в программы «Налогоплательщик» и «Персонифицированный учет».

Итоги проекта

В результате внедрения к 2011 году на предприятии ОАО «Салаватcтекло» была создана единая система кадрового учета и заработной платы, позволяющая автоматически вести историю каждого работника при помощи системы приказов, динамически формировать штатное расписание и штатную расстановку на предприятии. Процесс ведения табеля и нарядов в системе в разы сократил трудозатраты по сравнению с предыдущим программным продуктом. Гибкая настройка зарплаты позволяет изменить любой алгоритм расчета зарплаты в соответствии с новыми требованиями законодательства. Отчетные и аналитические формы, реализованные в системе, упрощают взаимодействие с государственными структурами и также незаменимы при анализе и планировании хозяйственной деятельности на предприятии.

Система, начавшаяся с автоматизации нескольких участков бухгалтерского учета, в итоге охватила все бизнес-процессы предприятия. В корпоративную информационную систему вошли модули:

• «Книга покупок»
• «Книга продаж»
• «Учет авансов»
• «Ведение прайс-листов»
• «Реализация готовой продукции»
• «Дебиторы, кредиторы»
• «Учет автотранспорта»
• «Расходы будущих периодов»
• «Учет капитального строительства»
• «Учет кредитов и займов»
• «Управление маркетингом и сбытом»
• «Электронный документооборот»
• «Учет основных средств»
• «Учет нематериальных активов»
• «Производство»
• «Управление ремонтами»
• «Учет прочих доходов и расходов»
• «Управление затратами»
• «Управление снабжением»
• «Планирование производства»
• «Налоговый учет»
• «Перерасчет налоговой амортизации и отклонений в связи с применением коэффициента ускоренной амортизации основных средств, работающих в многосменном режиме»
• «Планирование и управление финансами»
• «Возмещение НДС по основным средствам, участвующим в производстве продукции на экспорт\"
• «Формы бухгалтерской отчетности»

Совместная работа специалистов «ЭкоСофт» и менеджмента АО «Салаватстекло» позволила успешно внедрить на предприятиях современные управленческие системы класса ERP, помогающие контролировать производственную и финансовую деятельность предприятий и принимать оперативные решения на основании данных информационной системы.