Волгоградоблэлектро (1С:Документооборот 8 КОРП)

В апреле 2017 года был реализован проект внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП на «Волгоградоблэлектро».

В головном офисе, филиалах общества и производственных участках внедрена единая платформа, позволяющая автоматизировать часть бизнес-процессов, В единую коммуникационную сеть объединены компьютеры на более чем 500 рабочих местах. После автоматизации бухгалтерского учета, появилась необходимость автоматизировать процессы делопроизводства.

На момент принятия этого решения, компания «Директ проект» успешно проводила на предприятии комплекс работ по внедрению программного продукта «1С:Управление автотранспортом». В результате проведения необходимых конкурсных процедур, ПАО «Волгоградоблэлектро» заключило с ООО «Директ проект» договор на проектирование и ввод в эксплуатацию системы «1С: Документооборот 8 КОРП».

Подрядчиком были произведены работы по автоматизации делопроизводства на базе типового программного продукта. Используя механизм бизнес-процессов, входящий в типовой программный продукт "1С:Документооборот" были реализованы схемы движения документов между сотрудниками, в обязанность которых входит работа с этими документами.

В целях ограничения несанкционированного доступа к документам была настроена система ролей и грифов доступа. В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие области учёта документов:

• Работа с входящими документами
• Работа с исходящими документами
• Работа с внутренними документами

С помощью механизма бизнес-процессов была также автоматизирована работа с совещаниями:

• Подготовка к совещанию
• Проведение совещаний
• Контроль исполнения решений по результатам проведённых совещаний.

В ходе исполнения договора подрядчик провел обучение пользователей работе с настроенной системой, а также подготовил инструкции для облегчения самостоятельного освоения работы с системой. Были достигнуты следующие результаты:

1. Повышение надёжности хранения электронных версий документов (за счёт использования единой информационной базы)
2. Облегчение контроля текущего состояния документов.
3. Ускорение поиска электронной версии документа.

Внедрение программы затронуло все подразделения предприятия, руководство которых сразу же отметило снижение затрат времени на обработку документов, на их поиск и передачу нужным сотрудникам. В ходе «хождения» бумажных документов по кабинетам и людям, отмечались неопределенность и неразбериха, задержки и потери. Автоматизировав бизнес-процесс документооборота, мы проанализировали полученный эффект. Как и обещали разработчики, время на поиск нужных документов сократилось примерно на 50%, потери документов — исключены, процесс согласования бумаг — почти на 50%.

На предприятии было принято положение по электронному документообороту, что позволило идентифицировать пользователей в системе и закрепить за пользователями системы ответственность за действия или бездействия в системе ЭДО, приравнять подпись пользователя на бумажном носителе с электронным видом работы над бизнес-процессами.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Эффект от внедрения:

• Быстрый поиск и оформление документов
• Уменьшение рутинной работы
• Высвобождение времени на более эффективную работу