Итоги использования Docsvision в "Восточной Технике"

2011

В ООО «Восточная Техника» стартовал проект по внедрению информационной системы на базе DocsVision. Поставщиком решения стала компания «Утилекс».

В рамках развития процесса управления бизнесом руководством компании «Восточная Техника», официального дилера компаний Caterpillar, Sullair и Metso Minerals на территории Западной и Восточной Сибири, Якутии и севера Дальнего Востока, было принято решение о необходимости совершенствования и автоматизации процессов работы с документами, а также создания их единого структурированного архива. В компании пришли к выводу, что это принесет ощутимый экономический эффект за счет повышения эффективности управления процессами движения финансовых документов, сокращения сроков согласования документов и трудозатрат, а также снижения операционных рисков. Изучив ряд предложений, «Восточная Техника» сделала выбор в пользу решения на базе платформы DocsVision, предложенного компанией «Утилекс».

По условиям заключённого соглашения «Утилекс» осуществит внедрение информационной системы, которая позволит автоматизировать процесс согласования договоров и обеспечит централизованное хранение документов на корпоративном портале, построенном на базе Microsoft SharePoint.

Решение «Утилекс» базируется на платформе DocsVision SharePoint Edition, сочетающей сильные стороны системы электронного документооборота DocsVision и корпоративного портала Microsoft SharePoint: гибко настраиваемый интерфейс и возможность автоматизации полностью регламентируемых процессов.

В соответствии с корпоративной методологией ведения проектов сотрудники «Утилекс» предложили разбить внедрение системы на ряд ключевых этапов:

• инициация проекта, включающая утверждение Устава проекта и планирование ресурсов;
• анализ, подготовка и согласование функциональных и технических требований к решению;
• разработка и согласование дизайна проектных решений;
• разработка и комплексное тестирование системы;
• запуск решения в действие, включая тренинги, и опытно-промышленную эксплуатацию.

Такой подход позволит обеспечить контроль над сроками и качеством исполнения каждого этапа работ.

«Непрерывное совершенствование и развитие производственных процессов является важной составляющей нашего успеха, - рассказывает менеджер по IT компании «Восточная Техника» Татьяна Чеснова, - Мы считаем, что внедрение информационной системы по автоматизации работы с документами на портале поднимет компанию на новый уровень организации бизнес-процессов и повысит эффективность нашего бизнеса».

Стоит отметить, что организация электронного документооборота на портале – настоящий тренд рынка, и востребована всё большим числом успешных компаний.

2012

Компания ECMGroup.Pro завершила проект по автоматизации процессов работы с договорами и финансовыми документами для ООО «Восточная Техника». Решением послужило ПО на базе DocsVision SharePoint Edition. Информационное сообщение появилось в блоге компании 26 сентября 2012 года.

Цели

Руководство «Восточной техники» приняло решение о необходимости автоматизации бизнес-процессов управления договорами и финансовыми документами. Выбор сделан в пользу решения на базе платформы DocsVision, которое было реализовано силами компании ECMGroup.Pro.

Решение

В рамках проекта проведено внедрение информационной системы на платформе DocsVision SharePoint Edition, сочетающей сильные стороны системы электронного документооборота DocsVision и корпоративного портала Microsoft SharePoint: гибко настраиваемый интерфейс и возможность автоматизации полностью регламентируемых процессов. Данная система позволила автоматизировать процесс согласования договоров и финансовых документом и обеспечила их централизованное хранение.

«Уже в период опытно-промышленной эксплуатации, когда в систему вводились только некоторые виды договоров, польза от решения стала очевидной, - сказала ИТ-менеджер «Восточной Техники», руководитель проекта Татьяна Чеснова. - Значительно сократились сроки и трудозатраты по созданию, согласованию и работе с договорами и финансовыми документами компании. Теперь не составляет никакого труда отслеживать ход процесса, все под контролем и в полном порядке. Команда ECMGroup.Pro очень ответственно отнеслась к нашим потребностям, детально изучила наши процессы и в результате построила решение, продуманное до мелочей. Ответственность, оперативность и квалификации такой команды не вызывает сомнений в том, кому будет доверено развитие системы, а планы в этом направлении у нас действительно колоссальные».

«Нельзя не отметить тот факт, что «Восточная Техника» это компания с западной моделью ведения бизнеса и иностранным менеджментом, - отметил Анатолий Гаврилов, генеральный директор ECMGroup.Pro, - и этот проект свидетельствует о том, что, во-первых, платформа нашего отечественного разработчика DocsVision может успешно использоваться в таких компаниях, и, во-вторых, наш опыт и компетенции также востребованы в этих условиях. Уже в середине проекта мы решили обратить пристальное внимание и усилия на поиск клиентов со схожими особенностями управления. Уверен, что это принесет свои плоды».

Итог

В ходе проекта развернута независимая площадка для тестирования модификаций и проведения обучения новых пользователей. В настоящее время в системе работают более 50 сотрудников центрального офиса и сотрудники одного из удаленных подразделений.

Развитие проекта

10 июля 2014 года ECMGroup.Pro сообщила о продолжении проекта в «Восточной Технике». Заказчик принял решение - продолжить совместную работу для дальнейшего масштабирования системы и расширения ее функциональности.

В ходе сотрудничества компаний в 2013-2014 годах специалисты ECMGroup.pro в соответствии с потребностями компании был реализован ряд функциональных доработок: выполнена интеграция с Access и Axapta для автоматизации процессов работы с кадровыми документами, денежными требованиями, заявками на закупки, а также запросами на командировочные расходы. Упрощена и ускорилась работа сотрудников, задействованных в данных бизнес-процессах, повысилось качество исполнения.

Сотрудники ECMGroup.pro создали механизм пакетной печати, существенно сокративший время на отбор документов при выводе на печать.

Татьяна Чеснова, ИТ-менеджер компании «Восточная Техника»: «Наша компания работает с командой ECMGroup.Pro уже третий год, мы довольны достигнутыми результатами и планируем продолжить работы по развитию системы электронного документооборота. Мы считаем, что для эффективной работы компании СЭД должна быть задействована во всех областях деятельности, где присутствуют процессы согласования. Многие отделы, сотрудники которых участвуют в данных процессах, сами запрашивают их автоматизацию, так как видят, насколько СЭД упрощает работу с документами. При масштабировании текущего решения увеличивается нагрузка на систему, поэтому помимо развития СЭД перед нашими командами стоит задача оптимизации всех процессов, данных, алгоритмов с целью обеспечения максимально эффективной работы системы».

На 10 июля 2014 года в системе работает более 250 сотрудников, к работе в системе подключено все 26 филиалов компании. В ближайших планах компании развертывание СЭД во всех подразделениях компании, где присутствуют процессы согласования, а также перевод функционального комплекса на новую версию платформы Docsvision 5.

2015

ECMGroup.Pro обновит Docsvision в «Восточной Технике» до 5.3

В январе 2015 года в ООО «Восточная Техника» стартовал проект по переводу системы Docsvision на версию 5.3. Помимо адаптации решения под новую версию, запланированы работы по автоматизации двух новых процессов. Исполнителем проекта выступает ECMGroup.Pro.

В 2012 году специалистами компании ECMGroup.Pro был реализован проект по автоматизации процессов управления договорами и финансовыми документами на базе платформы Docsvision 4.5 SharePoint Edition. Данная система позволила повысить эффективность работы с договорами и финансовыми документами в компании и обеспечила их централизованное хранение. Также в 2013-2014 годах специалистами ECMGroup.pro в соответствии с потребностями компании был реализован ряд функциональных доработок: выполнена интеграция с Access и Axapta с целью автоматизации процессов работы с кадровыми документами, денежными требованиями, заявками на закупки, а также запросами на командировочные расходы.

В системе работает более 250 сотрудников из 26 подразделений, в т.ч. территориально удаленных.

Миграция на версию Docsvision 5.4 и итоги

Миграция решения в 2015 году на версию Docsvision 5.4 стала важной вехой проекта, позволившей повысить скорость работы в системе, расширить зону автоматизации (контуром кадровых документов) и реализовать дополнительный функционал, позволяющий учесть специфику деятельности и стандарты предприятия. На сегодня автоматизирована деятельность в СЭД сотрудников Центрального офиса и 26 филиалов компании. Систему используют более 250 сотрудников компании.

Среди основных целей проекта – снижение затрат на сопровождение и развитие системы, повышение стабильности и быстродействия, а также подготовка системы к возможности использования в дальнейшем новых и перспективных технологий и наработок (таких как «Легкий клиент», DataCapture технологии и т.д.)

В ходе проекта была автоматизирована и обработка финансовых документов, организовано их хранение. В процессе согласования заявок в системе реализована сверка планируемых расходов и бюджетных лимитов, с формированием соответствующего уведомления в случае необходимости. Для передачи согласованных финансовых документов в учетную систему была реализована интеграция с Microsoft Dynamics AX.

Внедрение единой СЭД было особенно важно, учитывая территориальную разветвленность компании и необходимость активного удаленного общения сотрудников, находящихся в разных городах. Важными особенностями данного этапа проекта стали решения «Справочник валют» и «Пакетная печать». «Справочник валют» - пользовательская карточка, в которую из сервисов ЦБ РФ периодически загружается информация: это позволяет добавлять в карточки документов поля, в которых будет записываться результат автоматического пересчета суммы по курсу указанной валюты на указанную дату. С помощью «Пакетной печати» пользователь может выбирать карточки документов на основе выбранного поискового запроса в диалоговом окне пакетной печати или выбрать карточки в области просмотра содержимого папки, отметить их для печати, выбрать печатную форму (xslt-преобразование) и указать вид печати (печатная форма карточек и/или вложения).

С использованием готовых механизмов взаимодействия, обеспечена интеграция СЭД с внешними системами: Active Directory, Microsoft Dynamics AX 4.0, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Access.

Проект поэтапно развивался, система масштабировалась и наращивала функционал. В 2015 году компания обновила платформу до самой актуальной версии Docsvision 5.4 и реализовала новый функционал системы по обработке кадровых документов. Среди интересных доработок - специальная система аналитик, позволяющая проанализировать документы по определенным признакам и создать систему сложной маршрутизации. Обеспечены условия формирования проектов договорных документов: как с разделами текста, защищенными от редактирования пользователем, так и частями, доступными ему для изменений. Внедрена автоматическая защита подписанных договоров от несанкционированного или случайного изменения в СЭД за счет конвертации подписанного документа из формата MS Word в формат pdf. Для удобства пользователей и сокращения однотипных операций реализована групповая печать финансовых и кадровых документов: формирование пакетов документов (две и более карточек) и передача их на печать одним действием.

Всего за время проекта разработано 20 новых карточек (не включая стандартные и служебные), используется порядка 100 уникальных маршрутов согласований, настроено около 60 печатных форм (документов, уведомлений), создано и структурировано порядка 70 видов документов и соответствующих им шаблонов. Богатые возможности по согласованию документов реализованы на базе модуля «Расширенное согласование» от ECMGroup.Pro. Систему используют сотрудники финансового департамента и бухгалтерии, юридического и коммерческого отделов. В месяц регистрируется порядка 2500 документов.

2018

Добавлены новые функциональные возможности:

• инструментарий для пакетного утверждения платежных документов
• дополнение контура кадровых документов согласованием предоставления доступов ко внутренним ресурсам для новых сотрудников
• реализация печатных форм для использования ЭЦП
• процесс утверждения командировок и печать сопровождающих документов
• реализация нового вида документа Car Rent и сценариев работы с ним

Обновлены и дополнены новыми возможностями специально разработанные для Заказчика модули СЭД:

• модуль интеграции с Axapta
• модуль Расширенное согласование

В рамках оптимизации ранее разработанного функционала были проведены следующие работы:

• установка накопительного обновления для платформы НО10
• аудит быстродействия системы, в результате которого были предложены и реализованы меры по увеличению скорости работы системы с учётом роста количества документов и процессов