«Восточная Техника» внедрила систему бюджетирования на базе решений IBM Cognos

13 января 2015 года компания Columbus сообщила о внедрении системы бюджетирования на базе решений IBM Cognos в компании «Восточная техника».

Выбор решения

На протяжении нескольких последних лет компания переживает бурный рост, что отражается и на ИТ-стратегии организации. Предыдущая система корпоративного планирования и отчётности оказалась недостаточно эффективной, и руководство дилера решило обновить её с помощью решений IBM Cognos TM1 и IBM Cognos BI. Партнёром проекта выступила компания Columbus.

Задача проекта

Внедрением компания-дистрибьютор намерена качество бюджетов по основным направлениям деятельности - продаже техники и запчастей, услугам по аренде и сервисному сопровождению. Система бюджетирования на платформе IBM Cognos TM1 придет на смену крайне длительному и трудоемкому планированию в MS Excel.

Ход проекта

Выбор решения и партнёра не был случайным: «Восточная Техника» и Columbus более 8 лет подряд сотрудничают в рамках проектов автоматизации. «Команда Columbus в очередной раз доказала, что заинтересована в нас как клиенте и готова организовать управление проектом с соблюдением всех наших условий, — заявил Роман Давыдов, ИТ-менеджер компании «Восточная Техника». — К тому же, эта международная организация с филиалами в нескольких странах уже несколько раз показала себя надежным партнером. Консультанты Columbus говорят на английском языке, готовят на английском языке проектные документы, что очень важно для нас». На текущий момент система запущена в промышленную эксплуатацию. Бюджеты составляют по всем ключевым направлениям работы «Восточной Техники» — продаже новой и б/у техники, продаже запчастей, услуг по аренде, ремонту и сервисному обслуживанию. «Восточная техника» использует созданное решение, чтобы детально планировать доходы, расходы и баланс компании.

По отзыву заказчика, комплексная система управления на базе решений IBM Cognos в целом повысила прозрачность и качество процесса планирования компании «Восточная Техника». Сотрудники финансового департамента в режиме реального времени отслеживают, на каком этапе бюджетирования находится компания, какие филиалы в каком регионе подали бюджеты, а какие нет.

Результат

По словам представителей «Восточной Техники», до внедрения IBM Cognos TM1 цикл планирования составлял 1 месяц, сейчас подготовка бюджетов занимает не более двух недель. Годовой бюджет пересматривается каждый квартал, пятилетний бюджет — ежегодно. В цикл планирования вовлечено около 80 человек — в основном это сотрудники финансовых подразделений головного офиса и региональных филиалов.

Как рассказали в Columbus, IBM Cognos BI обеспечивает оперативный и точный сбор данных о деятельности компании из различных источников: ERP-системы, системы расчета заработной платы и кадрового учета, систем Caterpillar для планирования продаж машин, запчастей и сервисных услуг. Все эти данные поступают в хранилище, построенное на базе MS SQL Server, и преобразуются в требуемый формат. На их основе формируются бюджеты компании, выполняется план-фактный анализ, строится консолидированная финансовая отчетность (PnL, баланс), готовятся различные отчеты и многомерные кубы для детального анализа доходов, расходов и балансов дистрибьютора. В IBM Cognos BI также готовится ряд внутренних отчётов, регламентированных для «Восточной Техники», которые менеджеры используют для оперативного анализа текущей ситуации. До внедрения автоматизированной системы финансовый отдел сравнивал плановые и фактические показатели компании только в ходе подготовки ежемесячной отчётности. Сейчас план-фактный анализ можно делать ежедневно, что оптимизирует контроль исполнения бюджета. Корпоративная финансовая отчетность также сдается раз в месяц, но сроки её подготовки, по отзыву заказчика, благодаря использованию BI-системы уменьшились вдвое.

«BI-система помогла нам решить несколько задач. В первую очередь, мы сократили время составления и проверки корпоративных отчетов. Раньше этот процесс занимал 10 дней, теперь всего 5. Во-вторых, мы повысили качество данных в учётных системах, — подвел итоги проекта Роман Давыдов. — Если в исходных данных есть какие-то ошибки, если данных не хватает, система помогает вовремя обнаружить и устранить все неточности и несоответствия в процессе подготовки корпоративной отчетности».

«Функциональные бюджеты выручки сервиса и запчастей мы планируем по каждой отдельно взятой единице техники на основе прогнозируемых ремонтов, в зависимости от текущей наработки машины и условий эксплуатации. Новая система помогает нам понять, выполняет ли компания цели по продажам, готова ли обеспечить доходность при существующих затратах, и, наоборот, отслеживать, покрывают ли наши затраты текущие доходы компании», — пояснил Роман Давыдов.

«Плюс новой системы бюджетирования — в том, что теперь мы точно знаем, как изменится годовой доход нашей компании в зависимости от объема продаж в текущем периоде той или иной модели машины, наличия заказов на запчасти, договоров на сервисное обслуживание», — отметил Роман Давыдов, ИТ-менеджер, «Восточная Техника».

Cообщили TAdviser представители компании-интегратора.