Всероссийском заочном финансово-экономическом институте (1С:Документооборот 8 КОРП)

Внедрение системы электронного документооборота "1С:Документоооброт" в Всероссийском заочном финансово-экономическом институте

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Всероссийский заочный финансово-экономический институт»

В 2001 году ВЗФЭИ занял 7 место в рейтинге экономических вузов по России по итогам 2000 года. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 22 ноября 2011 г. № 2101-р ВЗФЭИ реорганизован путем присоединения к Финансовому университету при Правительстве Российской Федерации (ранее Финансовая академия). Имел филиалы в городах: Архангельск, Барнаул, Брянск, Владимир, Волгоград, Воронеж, Калуга, Киров, Краснодар, Курск, Липецк, Новороссийск, Омск, Орёл, Пенза, Смоленск, Тула, Уфа, Челябинск, Ярославль.

Общая численность компании: 1200

Москва, Август 2012

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 290

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Работы по адаптации типового решения

Произведена настройка НСИ: информация об организационной структуре ВУЗа и филиалов, введены пользователи, группы пользователей, произведена настройка ролей в системе. Определены виды Входящих и Исходящих документов, Организационно-распорядительных, Информационных и документов по учебной деятельности. Определены требования к маршрутам обработки документов. Настроены шаблоны процессов обработки документов. Произведена интеграция с ИС Студент, по части обмена данными по приказам по студенческой деятельности. Проведено моделирование системы. Обучено более 50 пользователей системы.

Описание

Всероссийский Финансовый Заочный Институт - основан 14 мая 1930 года под названием Центральный заочный институт финансово-экономических наук. Позже, после слияния с другими вузами, получил название Всесоюзный заочный финансово-экономический институт.

Институт подготовил свыше 350 тысяч специалистов: учёных; руководителей финансовой и банковской систем; ведущих экономистов и главных бухгалтеров; руководителей различных звеньев управления народным хозяйством. Преподаватели института участвовали в работе центральных органов власти и управления по подготовке законодательных актов и нормативных документов, в проведении экспертных оценок подготавливаемых проектов и экономических расчетов.

В конце 2011 года был организован конкурс на Внедрение системы электронного документооборота, по результатам конкурса был выбран программный продукт "1С:Документооборот" и Компания "1С-КПД". Выбор был обусловлен максимальным соответствием возможностей системы "1С:Документооборот" требованиям ВУЗа, низкой стоимостью программных продуктов, наличием в штате специалистов владеющих 1С, наличием лицензий для "1С:Предприятие".

Цели внедрения:

"Разработка и внедрение СЭД в ВЗФЭИ на платформе «1С: Документооборот 8 КОРП». Решения и внедрение проекта должны охватывать процессы построения СЭД для Московского отделения и 20 филиалов в различных регионах РФ. Автоматизация 290 рабочих мест".

В ходе проекта былы проведены работы: Определение целей, границ и задач проекта; · Описание номенклатуры дел ВЗФЭИ; · Разработка системы классификации и кодирования документов, функционирующих в ВЗФЭИ; · Построение и описание процессов документооборота института; · Описание системы контроля исполнения поручений; · Формирование справочников и конфигурирование СЭД; · Определение и настройка документов, нумераторов документов, маршрутов их движения в системе «1С: Документооборот 8 КОРП»; · Интеграция СЭД ВЗФЭИ с ИС «Студент»; · Определение групп пользователей и задание их прав доступа к документам; · Выявление функциональных несоответствий модели СЭД института и возможностей программной платформы СЭД «1С: Документооборот 8 КОРП»; · Разработка технической документации по СЭД ВЗФЭИ в составе : документ «Инструкция пользователя». · Обучение различных групп пользователей ВЗФЭИ в соответствии с квалификационными требованиями фирмы «1С». Общая автоматизация позволит ВУЗу организовать коммуникации внутри учреждения посредством продукта "1С:Документооборо"т, автоматизировать процессы обработки документов, повысить прозрачность учета документов, обеспечить быстрый доступ к документам, организовать работу с удаленными филиалами.

Выполнены следующие работы:

Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе Планирование этапов работ, составление календарного плана работ Создание интерфейсов и наборов прав пользователей Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация) Интеграция со сторонними системами автоматизации Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета Параметры

Справочники: Пользователи, Физические лица, Корреспонденты, Контактные лица корреспондентов, Банки, Документы

Виды документов: 12 видов входящих и исходящих документов, более 30 видов внутренних документов (протоколы, приказы ректора по студенческой деятельности, приказы ректора по личному составу, приказы ректора по основной деятельности, распоряжения, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, распоряжения деканов различный факультетов, служебные записки, докладные записки , справки, приказы по кадровым вопросам и прочее).