Газпром инвест Юг (1С:Документооборот 8)

Автоматизация документооборота в ЗАО "Газпром инвест Юг"

ЗАО «Газпром инвест Юг» – компания, являющаяся 100-процентным дочерним обществом ОАО «Газпром». Общество было создано 20 июня 2002 года, до 2007 г. выполняло функции генерального подрядчика на строительных объектах ОАО «Газпром». Начиная с 2007 г. ЗАО «Газпром инвест Юг» выполняет функции Заказчика по объектам строительства и реконструкции для газодобывающих, газоперерабатывающих и газотранспортных предприятий ОАО «Газпром».

Общая численность компании: 1100

Москва, Декабрь 2012

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 900

Количество вводимых документов в день - до 500 шт Среднее число страниц в одном документе - 1 страница Среднее число листов в пакете документа - 1,5 листа Объем информационной базы - 2000 (мб)

Автоматизированы следующие функции:

Документооборот (ECM) Ведение номенклатуры дел Делопроизводство Учет и контроль исполнения поручений Учет и хранение документов

Работы по адаптации типового решения

• на рабочий стол руководителя выведено дерево подзадач по каждой задаче;
• на рабочем столе руководителя сделано более содержательным описание предмета задачи и самой задачи;
• в форме списка задач появилась возможность исполнения задач без открытия карточки задачи;
• после утверждения документа его можно сразу зарегистрировать, не входя в карточку документа;
• создана вкладка "История исполнения документа";

• Реализована полностью ролевая маршрутизация и введено понятие "главная роль пользователя" для личной адресации задач.
• Последовательно реализована поддержка понятия "Документ на контроле".
• Разработан составной бизнес-процесс для иерархического прохождения документов с возможностью интерактивно задавать ключевые точки маршрута непосредственно перед запуском процесса.
• Разработан механизм и интерфейс назначения заместителей.
• Разработан механизм и интерфейс привязки делопроизводителя к руководителю.
• Раздел номенклатуры дел сделан дополнительным измерением нумераторов документов.
• Разделы номенклатуры дел привязаны к группам пользователей для упрощения выбора номенклатуры дел.
• Создан механизм и интерфейс переноса конкретного документа и связанных с ним процессов из ранее используемой СЭД, компенсирующий ошибки массового переноса информации.

Описание

Задачей проекта был переход на использование "1С:Документооборот", работающий платформе "1С:Предприятие" (для снижения стоимости эксплуатации), разгрузить делопроизводителей, подключив к СЭД всех сотрудников и упорядочить работу с документами, сделав процессы их обработки более прозрачными. Переход связан с тем, что у заказчика эксплуатируются другие продукты "1С" и есть специалисты в области "1С", а специалисты по ранее используемой СЭД отсутствуют.Переход позволил с большой экономией на стоимости лицензий расширить число пользователей СЭД с 80 до 900 человек.

В ходе проекта был установлен программный продукт "1С:Документооборот 8" на 900 рабочих мест. Произведена доработка и настройка системы, была внесена информация в справочники, были перенесены данные из используемой ранее СЭД. Настроены процессы обработки документов, такие как создание, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и исполнение около 25 видов внутренних документов. Настроены регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, утверждение и регистрация исходящих. Система поддерживает смешанный документооборот(электронный и бумажный), а также два способа работы с документами:

• подразделение полностью работает с бумажными документами и всю информацию в СЭД вносит делопроизводитель;
• сотрудники подразделения работают непосредственно в системе, делопроизводитель осуществляет только регистрацию документов и контроль исполнительской дисциплины.

Созданы механизмы назначения заместителей и секретарей. Создан составной бизнес-процесс иерархического прохождения документов с возможностью интерактивно менять ключевые точки маршрута непосредственно перед запуском процесса. Подготовлены инструкции пользователей и администраторов по работе с системой, а также инструкция для делопроизводителей по переходу на "1С:Документооборот". Проведено обучение пользователей.

Результаты

Осуществляется полностью электронная обработка 25 видов внутренних документов на 900 рабочих местах. Задачей проекта был переход на использование "1С:Документооборот", работающий платформе "1С:Предприятие" (для снижения стоимости эксплуатации), разгрузить делопроизводителей, подключив к СЭД всех сотрудников и упорядочить работу с документами, сделав процессы их обработки более прозрачными.

Переход связан с тем, что у заказчика эксплуатируются другие продукты "1С" и есть специалисты в области "1С", а специалисты по ранее используемой СЭД отсутствуют.Переход позволил с большой экономией на стоимости лицензий расширить число пользователей СЭД с 80 до 900 человек. В ходе проекта был установлен программный продукт "1С:Документооборот 8" на 900 рабочих мест. Произведена доработка и настройка системы, была внесена информация в справочники, были перенесены данные из используемой ранее СЭД. Настроены процессы обработки документов, такие как создание, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и исполнение около 25 видов внутренних документов.

Настроены регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, утверждение и регистрация исходящих. Система поддерживает смешанный документооборот(электронный и бумажный), а также два способа работы с документами:

• подразделение полностью работает с бумажными документами и всю информацию в СЭД вносит делопроизводитель;
• сотрудники подразделения работают непосредственно в системе, делопроизводитель осуществляет только регистрацию документов и контроль исполнительской дисциплины.

Созданы механизмы назначения заместителей и секретарей. Создан составной бизнес-процесс иерархического прохождения документов с возможностью интерактивно менять ключевые точки маршрута непосредственно перед запуском процесса. Подготовлены инструкции пользователей и администраторов по работе с системой, а также инструкция для делопроизводителей по переходу на "1С:Документооборот". Проведено обучение пользователей.

Выполнены следующие работы: Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения Продажа выбранных программных продуктов Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе Планирование этапов работ, составление календарного плана работ Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации) Создание интерфейсов и наборов прав пользователей Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация) Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков Перенос данных из предыдущих систем автоматизации Индивидуальное обучение в офисе заказчика Обучение в группе в офисе заказчика

Тонкий клиент: 900

Количество видов документов - около 30-40 шт., включая бумажные Значительно изменен пользовательский интерфейс, в частности:

До внедрения "1С:Документооборот" в компании "Газпром инвест Юг" документооборот велся в бумажном виде, при этом 80-90 делопроизводителей создавали в СЭД, работающей на тот момент в организации, карточки и скан-копии документов, порождаемых примерно 900-ми сотрудниками, а также вводили визы согласования и резолюции (поручения руководителей) по документам. По документам на контроле делопроизводители отслеживали исполнение поручений.