"Газпром нефть" завершила внедрение системы управления документами

7 октября 2014 года ALP Group сообщила о внедрении системы управления документами в ОАО «Газпром нефть».

Ход проекта

Дмитрий Россихин, директор по качеству и развитию бизнеса системной интеграции ALP Group, поведал: «Внедрение системы управления документами — это часть большого проекта унификации предприятий нефтепродуктообеспечения, который стартовал в "Газпром нефти" в 2008 году. В рамках проекта были введены единые стандарты бухгалтерского и налогового, коммерческого унифицированного учета, планирования и бюджетирования, управления инвестициями, подготовки отчетности МСФО, управления нормативно-справочной информацией».

Перед интегратором стояла задача комплексной автоматизации 14 предприятий заказчика, десять из них на территории России, четыре - в странах СНГ. Система должна включать разработку и внедрение всех учетных систем, а для этого необходимо создать единую автоматизированную систему хранения документов (АСХД).

Цели создания системы:

• автоматизация процессов обработки первичных бухгалтерских документов в рамках централизации функции бухгалтерского учета;
• снижение налоговых и финансовых рисков, повышение прозрачности данных, улучшение внутреннего контроля, повышение эффективности процессов;
• оперативное представление полной и достоверной информации о первичной бухгалтерской документации для принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях управления;
• снижение сроков закрытия бухгалтерской отчетности;
• создание единой базы по договорам;
• подключение подведомственных предприятий к единой корпоративно-информационной системе управления.

К системе подключены 2 тыс. пользователей дочерних и зависимых обществ, в десяти городах.

Этапы внедрения проекта соответствовали классической схеме:

• концептуальное проектирование,
• формирование основных бизнес-процессов
• подготовка ТЗ.

Далее:

• разработка прототипа системы,
• демонстрация заказчику решения с последующим устранением замечаний,
• разработка инструкции для пользователей и администратора системы,
• обучение пользователей,
• опытно-промышленная эксплуатация,
• введение системы в эксплуатацию.

Функционал общих центров обслуживания (ОЦО) — подразделений, которые занимаются подготовкой бухгалтерских документов на местах, начал меняться. В рамках проекта выделено обособленное подразделение, в котором организована система хранения документов и ее взаимодействие с системой планирования и бюджетирования.

Итог проекта

В результате проведенных работ:

• автоматизированы процессы сканирования, штрихкодирования входящих, исходящих и внутренних документов;
• составлен и действует маршрут прохождения документов;
• организован контроль исполнительской дисциплины;
• налажена система хранения электронных документов, их автоматическая выемка по запросу;
• автоматизирован процесс формирования и идентификации папок документов.

Система помогает формировать различные отчеты:

• отчет по контролю создания заявок;
• сводный отчет по заявкам;
• отчет об исполнительской дисциплине.

Внедрением системы автоматизирован бумажный поток документов, налажена интеграция с другими учетными системами. За счет автоматизации бизнес-процессов удалось снизить трудозатраты на прием и обработку первичных бухгалтерских документов. Посредством создания единой точки учета и базы данных первичных документов минимизирован риск их потери. Оптимизирован поиск документов по запросам, в том числе от ИФНС. Сформирована общая база договоров.