Гарант (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли в которых работает компания

Информационные технологии, консалтинг. Компания "Гарант" – одна из крупнейших российских информационных компаний. Сегодня компания `Гарант` не только производит и поддерживает справочную правовую систему, но и предлагает своим клиентам целый комплекс услуг информационно-правового обеспечения: аналитику, новости и консалтинг.

1.2. Территориальная распределённость

Партнерская сеть компании "Гарант" насчитывает сегодня более 250 центров в 500 городах России.

1.3. Численность персонала

Более 10 000 сотрудников.

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

Все сотрудники компании и большинство партнеров. Особый упор делается на специалистов, взаимодействующих с клиентами (менеджеры по обучению пользователей, менеджеры по продажам, менеджеры по обслуживанию).

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основная задача – создание единой учебно-нормативной базы, на основании которой производится:

• Аттестация специалистов;
• Сокращение рутинной работы, связанной с проведением тестирования;
• Формализация знаний;
• Организация работы портала дистанционного обучения.

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Обучение;
• Тестирование по результатам обучения;
• Аттестация специалистов;
• Самостоятельное изучение материала и оценка знаний по тематике;
• Информирование сотрудников и партнеров о проводимых учебных мероприятиях;
• Регулярное выяснение мнений сотрудников и партнеров по определенным вопросам (через механизм опросов);
• Накопление и сохранение знаний (создание Базы Знаний, содержащей методические материалы, статьи и т.п.).

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Автоматизация всего аттестационного тестирования;
• Существенное сокращение рутинной работы, связанной с проведением аттестаций;
• Хранение больших объемов информации в единой базе данных;
• Обеспечение защиты и конфиденциальности данных.

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

Был объявлен внутренний тендер. В результате, была выбрана система WebTutor благодаря своей гибкости, т.е. возможности настройки, в соответствии с пожеланиями Заказчика. Дальнейшее согласование договора и составление ТЗ прошло очень оперативно.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

• Начало проекта, согласование ТЗ – декабрь 2003
• Установка системы – февраль 2004
• Настройка и доработка системы – до мая 2004
• Эксплуатация системы в тестовом режиме, проведение оценочных мероприятий – до марта 2005
• Промышленная эксплуатация системы - с апреля 2005

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Руководитель проекта – полная занятость на проекте
• Менеджеры по обучению -- 4 человека – частичная занятость: подготовка учебных материалов, наполнение содержания портала, проведение аттестаций
• IT специалисты компании Websoft – частичная занятость при доработке и настройке системы

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

Создание системы WebTutor на платформе Lotus Domino, которая в настоящее время не развивается компанией Websoft, в связи с этим невозможно подключить все новые функции и модули системы, разрабатываемые для WebTutor на платформе Microsoft, использование которых было бы очень желательным. Т.е. в настоящее время все в системе функционирует, но хотелось бы, чтобы это происходило более технологично, а для этого необходимо переходить на новую версию Системы на платформе Microsoft.

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Да, в целом, соответствовали.

3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте

Требования информационной безопасности не позволяют разрешить доступ пользователей к системе с любого компьютера, доступ возможен только с компьютеров с зарегистрированным IP адресом, - что является существенным ограничением для развития системы и подключения к ней партнеров.

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

• Переход WebTutor на платформе Lotus Domino на новую версию Системы на платформе Microsoft.
• Разработка новых курсов и тестов, обновление уже существующих.
• Освоение программы WebSoft Courselab.
• Открытый доступ к системе (а не только для зарегистрированных IP адресов).
• Возможность для партнеров самостоятельно проводить оценку через портал (сейчас только через головную организацию).

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

Разрабатываются электронные курсы по направлениям:

• Адаптационные;
• По продуктам;
• Сопровождение очных тренингов (предварительное и посттренинговое обучение).

В основном, все курсы разрабатываются внутренними силами специалистов компании.

4.3. Команда для поддержки и развития системы

• Руководитель проекта – полная занятость на проекте;
• Менеджеры по обучению -- 3 человека – частичная занятость: подготовка большинства учебных материалов, наполнение содержания портала;
• Менеджеры по оценке – 2 человека, проведение аттестаций в портале, подготовка отдельных учебных материалов, наполнение содержания портала.

IT специалисты не задействованы в этом проекте.

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

• Доступность Учебного портала (более 130 организаций, более 3000 пользователей)

Статистика обучения и тестирования в Учебном портале: 2006 год – 1000 человеко-курсов, 4500 человеко-тестов 2007 год – 6800 человеко-курсов, 5800 человеко-тестов 2008 год – 10100 человеко-курсов, 5400 человеко-тестов

• Автоматизирован процесс аттестации
• Собственными силами создано уже 20 курсов
• С помощью регулярных опросов очень просто и быстро получить обратную связь от сотрудников, узнать их мнение
• Стало удобно создавать отчеты по статистике обучения
• Существенно сократилась ручная работа по организации, проведению и обработке результатов тестирования

5.2. Экономическая эффективность

Благодаря системе ДО существенно экономятся материальные и человеческие ресурсы при проведении аттестаций и обучения, а также при подготовке отчетов по их результатам. При этом партнеры чувствуют, что компания заботится о них, предоставляя доступ к базе электронных курсов и методических материалов по специфике работы, которые находятся всегда в актуальном виде. Всем пользователям Учебного портала предоставляется возможность пройти необходимое обучение на рабочем месте.

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

• Автоматизация всего тестирования, при этом тесты в электронном виде легко модифицировать и комбинировать, легко обрабатывать результаты тестирования, которые сохраняются в единой базе, и в любой момент легко можно их посмотреть.
• Подключение к Учебному порталу партнерских организаций.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Сотрудники компании и партнерских организаций довольны Учебным порталом, единственное пожелание – возможность доступа к порталу с домашних компьютеров, т.к. существует достаточно большое количество сотрудников, работающих «в поле» и не имеющих рабочего места (пока эта возможность не реализована по соображениям информационной безопасности).

5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы

Позитивная, руководство признает несомненную пользу и удобство использования системы.