О внедрении Directum в НИИ ГипроНИИАвиаПром

Ситуация

ГИПРОНИИАВИАПРОМ – проектно-конструкторский и научно-исследовательский институт авиационной промышленности. Институт разрабатывает комплексную проектную документацию на строительство, реконструкцию и техническое перевооружение промышленных предприятий, вследствие чего имеет ежегодно увеличивающийся архив проектно-конструкторской документации, а также потребность в поддержании актуальности его состояния.

Выбор

Организация ранее уже использовала систему DIRECTUM. Ключевыми преимуществами от использования системы DIRECTUM являются обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение оперативности доступа к информации, исключение потери информации и сокращение затрат времени руководителей и сотрудников на выполнение рутинных операций с документами. Поскольку основная деятельность ГИПРОНИИАВИАПРОМ связана с реализацией крупных проектов, на каждом из проектов возникает необходимость постоянно работать со специфической документацией.

Работы по проектированию и реализации решения были доверены компании Акелон.

Анализ задач

К решению по архиву проектно-конструкторской документации в ГИПРОНИИАВИАПРОМ были выдвинуты следующие требования:

• автоматическое формирование задачи на печать проектной документации;
• автоматизированное назначение прав на пакет документов;
• возможность автоматизированного отзыва прав на пакет документов;
• автоматизированный экспорт документов;
• интеграция процесса по работе с архивом проектно-конструкторской документацией в уже автоматизированные бизнес процессы;
• организация комплексной работы с архивом проектно-конструкторской документации (легкий и удобный доступ к информации по альбомам, хранящимся в единой базе).

Решение

Для автоматизации работы с архивом проектно-конструкторской документации, в рамках проекта было спроектировано решение, учитывающее потребности и специфику работы заказчика и реализующее возможности, описанные ниже.

Работа с альбомами

Для работы с архивом был спроектирован справочник Альбомы.

Карточка справочника «Альбомы»

На карточке располагается группа полей, отображающая данные о наличии связанных с карточкой электронных документов определенного вида. Так, например, сотрудник, работающий с данным альбомом, может быстро определить факт наличия/отсутствия, связанных с альбомом электронных документов определенных видов и при необходимости просмотреть их или добавить.

Для автоматизации процесса отправки на печать пакета документов, в карточке альбома были предусмотрены кнопки Печать кальки и Тираж/Сканирование. По нажатию одной кнопки формируется задача по свободному маршруту для руководителя отдела печати, при этом в задачу автоматически вкладываются ссылки на соответствующие электронные документы.

Оптимально выбранный перечень полей карточки справочника позволил более эффективно работать с данными в части поиска необходимой информации. Используя стандартные возможности системы по фильтрации и группировке, сотрудники могут быстро находить альбомы, относящиеся к определенному договору и/или заказчику.

Работа с проектно-конструкторскими документами В ходе работы с документацией зачастую возникает необходимость изменения прав доступа к документам альбома. Для удобства были разработаны сценарии, позволяющие изменять права доступа для всего пакета документов альбома.

Помимо этого, зачастую появляется необходимость работы с документацией, связанной с определённым договором или альбомом вне системы. Учитывая, что количество документов по договору бывает велико, был разработан сценарий экспорта электронных документов, позволяющий выгрузить пакет документов на локальный диск.

Результаты

Разработка и внедрение данного решения позволила автоматизировать процесс работы с архивом проектно-конструкторской документации в ГИПРОНИИАВИАПРОМ. Для всех сотрудников решение предоставляет единое информационное пространство для централизованного доступа к проектно-конструкторской документации. Теперь нет нужды искать на общедоступном сетевом диске нужный документ, не нужно каждый раз у кого-то узнавать, актуален ли данный документ, не требуется постоянно актуализировать данные по пакету документов.

В ходе проекта было разработано решение, тесно интегрированное с решением по управлению договорными документами, которое позволяет быстро переходить к документации, созданной в рамках договора с конкретным заказчиком.

Компания ГИПРОНИИАВИАПРОМ получила удобный инструментарий для эффективной и продуктивной работы с архивом проектно-конструкторской документации.

Перспективы

Руководство ГИПРОНИИАВИАПРОМ проявляет высокую заинтересованность в развитии системы DIRECTUM, что подтверждается постоянно растущим количеством автоматизированных бизнес процессов и числом сотрудников, работающих в системе.

В ходе дальнейшего развития решения рассматривается вариант внедрения модуля управления проектами.

Впечатления

Ефимов Игорь, Начальник ПДО ГИПРОНИИАВИАПРОМ, так комментирует проект: «Пока что сложно давать оценку итогам внедрения решения, по той причине, что с момента окончания внедрения прошло еще слишком мало времени и наши сотрудники только осваиваются и учатся с ним работать. Однако можно сказать, что первые впечатления от использования решения очень благоприятные. Лично для меня очень важна возможность быстро находить интересующую меня информацию по проектно-конструкторской документации, и система предоставляет мне такую возможность. При этом информация весьма наглядна, а интерфейс системы прост и удобен в использовании».