Гипрогазцентр (Directum)

Для «Гипрогазцентра» эффективное управление проектной документацией является важнейшей задачей. Принятие решения об очередном этапе работы на объекте требует не только количественных показателей — необходимо иметь под рукой всю историю переписки с заказчиками и подрядчиками, чтобы проанализировать уже обсуждавшиеся вопросы.

Ранее в институте использовалось большое количество программных продуктов, которые из-за своей разрозненности не давали полного представления о текущем состоянии дел по разработке той или иной документации. Периодически возникали расхождения между данными оперативного и бухгалтерского учета. К тому же формирование отчетности, в том числе большого количества статистических форм, было автоматизировано лишь частично.

В 2004 году стало очевидно, что без полной автоматизации управления проектными работами уже не обойтись. Руководители и специалисты «Гипрогазцентра» около года рассматривали предложения различных производителей комплексных информационных систем, внимательно изучали программные продукты самых известных ИТ-компаний, анализировали выполненные проекты построения корпоративных автоматизированных систем. В результате предпочтение было отдано комплексной автоматизированной системе (КАС) «Бизнес Люкс» и корпоративной системе электронного документооборота DIRECTUM .

Выбор был обусловлен тем, что обе системы тесно интегрированы между собой, дополняют одна другую по функциональным возможностям и соответствуют специфике деятельности института. Они охватывают весь комплекс задач по автоматизации управления проектными работами, органично вписываются в существующую на предприятии систему качества, являются открытыми, а их развитие и адаптация будут осуществляться с минимальными издержками благодаря наличию высокоуровневых инструментов разработки. Положительную роль сыграл и тот факт, что DIRECTUM оказалась единственной компанией, предложившей оценить работу своей системы в реальных условиях, для чего организовала поездку в ООО «Пермтрансгаз» — такое же, как и «Гипрогазцентр», дочернее предприятие ОАО «Газпром». Знакомство с опытом успешной эксплуатации системы в родственной по бизнес-процессам компании окончательно убедило руководство «Гипрогазцентра» в правильности выбора платформы автоматизации.

Первая очередь проекта

Внедренческая команда DIRECTUM приступила к работе в «Гипрогазцентре» в декабре 2004 года и начала с исследования существовавших на предприятии процессов проектной деятельности, контролируемых в рамках системы менеджмента качества (СМК). В течение 2005 года были внедрены модули, образующие функциональное ядро системы DIRECTUM: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия».

В рамках создания единого информационного пространства реализована интеграция системы DIRECTUM с КАС «Бизнес Люкс» и ИСАПР (интегрированной системой автоматизации проектных работ), что позволило отказаться от дублирования процесса ввода данных и синхронизировать информацию автоматически. Сбор исходных данных для составления договоров, отражение всех этапов их согласования организован на базе системы DIRECTUM, расчет сметной стоимости договоров осуществляется посредством ИСАПР, а в КАС «Бизнес Люкс» фиксируются сведения о выполнении и оплате договоров, представлена информация о текущем состоянии договоров, формируются акты сверок.

Работа канцелярии по регистрации документов и согласованию отдельных этапов договоров была полностью переведена в систему DIRECTUM. Это избавило сотрудников от необходимости создания дополнительных бумажных копий, а также от ведения журналов регистрации в бумажном виде — все поступающие на предприятие документы сканируются и отправляются в работу в электронном виде. Риск потери информации теперь полностью исключен благодаря поддержке в системе DIRECTUM электронного архива документов. Поиск документов ускорился, улучшился контроль за исполнением поручений. Система генерирует напоминания о сроках выполнения предстоящих проектных работ. Обмен документами между исполнителями происходит автоматически, а даты и время передачи отражаются в утвержденных стандартами предприятия отчетах СМК.

Сотрудники разных подразделений быстро оценили новые возможности. Отдел кадров начал принимать заявки на оформление пропусков только в системе DIRECTUM. Помимо работы в рамках основных процессов некоторые специалисты проявили инициативу и автоматизировали рассылку и согласование своих документов. Работники отдела охраны природы, как и их коллеги, обмениваются чертежами в системе DIRECTUM.

За время внедрения было обучено около 600 человек. Представители компании DIRECTUM провели занятия для 60 сотрудников организации, остальные занимались со специалистами центра информационных технологий «Гипрогазцентра». Сейчас системой DIRECTUM пользуются 500 человек. Развитие проекта

Информационная система «Гипрогазцентра» активно развивается — этим занимаются как специалисты института, так и консультанты DIRECTUM. В 2008 году в связи с ростом предприятия и расширением инфраструктуры возникла необходимость адаптации системы, реализованной на базе DIRECTUM, под новые требования бизнеса: было решено дополнить функциональные возможности, автоматизировать новые процессы взаимодействия и оптимизировать существующие.

Новый проект модернизации системы, нацеленный на оптимизацию работы канцелярии и автоматизацию некоторых важнейших процессов системы менеджмента качества, стартовал осенью 2008 года. В состав рабочей группы вошли бизнес-аналитики, специалисты по СМК, сотрудники ИТ-отделов ОАО «Гипрогазцентр», а также бизнес-консультанты и специалисты по внедрению из компании DIRECTUM. Реализация проекта длилась в течение года.

В ходе модернизации было проведено обновление системы на более современную версию DIRECTUM 4.5.1. Специалисты осуществили полное преобразование процесса взаимодействия с входящими документами, значительно оптимизировали работу делопроизводителей. Появилась возможность автоматического снятия документов с контроля и оповещения об этом делопроизводителей. Для отдела управления качеством разработана система уведомлений, облегчающая проверку соблюдения сроков подготовки важных и безотлагательных документов.

Благодаря внедрению функционала DIRECTUM Storage Services большие объемы данных теперь размещаются в дополнительных хранилищах, что помогло обеспечить быстрый и удобный доступ к ним и снизило нагрузку на основной сервер.

Переход на новую версию системы позволил пересмотреть функциональный подход к уже применявшимся процессам и охватить новые, выделив те, которые имеют особое значение для ведения основной деятельности института и управления качеством работ. Для ОАО «Гипрогазцентр» это крайне важно, поскольку поддержке и развитию системы менеджмента качества уделяется самое пристальное внимание.

Так, в информационную систему полностью перешло управление всеми процессами, связанными с передачей технических проектов внешним подрядчикам — выбор исполнителя, согласование задания на проектирование и приемка результатов работ. Ранее эти процессы фиксировались вручную в бумажном виде, поэтому управлять ими и осуществлять поиск необходимых документов было довольно сложно.

Теперь все внутренние работы, имеющие отношение к взаимодействию с подрядчиками, описаны в системе и хранятся в виде сложных типовых маршрутов. Руководители направлений в любой момент могут проследить процесс выбора подрядчика.

Автоматизирован и исключительно важный для СМК процесс, определяющий деловую и профессиональную репутацию института — анализ внешней претензии. По стандартам ОАО «Гипрогазцентр» срок обработки претензии не должен превышать 10 дней с момента ее поступления. Теперь время и ход процесса контролируются с помощью системы DIRECTUM. Поступающие от заказчиков претензии регистрируются как входящие документы в модуле «Канцелярия» и по особому типовому маршруту отправляются сначала главному инженеру проекта, а затем передаются всем его участникам. Главный инженер может контролировать обработку претензий на любом этапе.

Таким образом, проект модернизации DIRECTUM в ОАО «Гипрогазцентр» позволил создать актуальный механизм для управления деятельностью института и расширить возможности управления основными процессами в рамках СМК. Новая информационная система уже получила высокую оценку руководства института, придерживающегося стратегии широкого использования информационных технологий для повышения эффективности бизнеса.

Результаты проекта

В настоящее время DIRECTUM, КАС «Бизнес Люкс» и ИСАПР образуют единое информационное пространство и являются реальной основой системы управления ОАО «Гипрогазцентр». Комплексное решение удовлетворяет всем требованиям системы менеджмента качества предприятия. Работа с договорами полностью автоматизирована — от регистрации первичных документов, согласования этапов договоров со всеми заинтересованными службами до формирования сводной отчетности. Полная информация по договорам ежедневно обновляется во всех программных продуктах при помощи специально настроенных автоматических расчетов. Теперь сотрудники могут оперативно передавать важные данные внутри системы предприятия, а руководители различных уровней — от генерального директора до начальников отделов — принимать взвешенные и обоснованные решения.