В Минской «Гипросвязи» внедрили электронный архив на базе Vitro-CAD

В феврале 2017 года в ОАО «Гипросвязь» в Минске завершился проект по внедрению системы электронного архива проектной документации на базе Vitro-CAD. Исполнителем проекта выступила компания «Главтелеком».

Предпосылки автоматизации

С течением времени проекты «Гипросвязи» стали более сложными и масштабными, а их количество увеличилось. В связи с этим руководство предприятия пришло к выводу, что без автоматизации работы над проектами и организации электронного архива не обойтись. Чтобы оптимизировать и стандартизировать процессы проектирования, сделать их более прозрачными и повысить скорость проектных работ, было решено внедрить в проектных подразделениях предприятия систему технического документооборота.

Выбор ПО

Предприятию нужен был программный продукт для технического электронного документооборота, который бы являлся простым для конечных пользователей, учитывал специфику работы проектировщиков, помогал им решать их повседневные проблемы и содержал набор инструментов для их непосредственных руководителей, позволяющий формировать отчеты о состоянии как отдельных текущих проектов, так и проектных работ в целом. Важным критерием являлось наличие рисков внедрения системы. Требовался такой продукт, который можно гарантированно внедрить и за минимальные сроки.

В результате анализа предложений специалистами «Гипросвязи» была выбрана система Vitro-CAD как наиболее удовлетворяющая данным критериям. При этом одними из главных были следующие характеристики системы:

• дружественный и прозрачный интерфейс для конечного пользователя;
• поддержка всего применяемого на предприятии ПО, чтобы не менялась технология работы;
• совместная работа специалистов с разделением прав доступа, поддержкой внешних ссылок и версионности;
• функции «шаблоны проектных структур» и «библиотека шаблонных элементов», помогающая тиражировать лучшие проектные решения;
• удобный импорт уже существующих проектов;
• наличие отчетов по состоянию оперативного документооборота и архива;
• контроль состояния выпускаемых проектов.

В качестве компании-интегратора была выбрана компания «Главтелеком».

Предпроектное обследование и анализ

Руководству предприятия необходимо было добиться стандартизации, то есть сделать так, чтобы проектная структура и регламентные действия сотрудников соответствовали нормативам, принятым в Республике Беларусь. В результате обследования были выявлены проблемные места в процессах предприятия, найдены способы их решения и определены преимущества в случае внедрения системы.

В ходе пилотного проекта была разработана структура проектной документации, настроена оргштатная структура, распределены права доступа к проектам и разделам, заполнены справочники. Построенная модель была апробирована сотрудниками на пилотном проекте, что позволило убедиться, что предложенный вариант и настройки системы удовлетворяют целям автоматизации.

Со стороны ОАО «Гипросвязь» в проекте внедрения было задействовано 4 сотрудника:

• Один ГИП (главный инженер проекта) — консультации по методической части, первоначальная отработка методов запуска проектов;
• Один инженер службы ГИПов — в качестве ответственного за систему;
• Два ИТ-специалиста, системная поддержка.

Специалисты ОАО «Гипросвязь» и «Главтелеком» совместными усилиями построили основу внедряемой модели технического документооборота.

Старт внедрения и начало заполнения архива

Работы по внедрению начались в сентябре 2016 года, а в феврале 2017 года состоялся ее запуск. При этом параллельно проходило обучение сотрудников, которое было разбито на два этапа. Сначала подготовку прошли люди, которые должны были заниматься первоначальным заполнением системы существующими проектами. Поскольку система Vitro-CAD проста для конечного пользователя, первая группа прошла обучение в виде краткого инструктажа.

Пройдя обучение, первая группа сотрудников в кратчайшие сроки — за полторы недели — перенесла в систему все текущие проекты. Для начала было решено не переносить архивы прошлых лет, а завести в системе только новые проекты. К тому времени в работе находилось 5 проектов.

Обучение пользователей

Основная группа пользователей была обучена за несколько дней. Команда внедрения показала им на примерах из их повседневной работы, что внедренная система позволяет избежать многих проблем. Для этого были смоделированы типичные ошибочные ситуации, из-за которых терялось рабочее время, и показано, что при работе в системе с такими проблемами сталкиваться не придется. После этого у проектировщиков не возникало вопросов о том, зачем нужна система, так как они стали понимать плюсы, которые они получат в своей повседневной работе.

Период адаптации

По отзыву «Гипросвязи», несмотря на то, что проектировщики не являются ИТ-профессионалами, они быстро разобрались в системе и освоили ее функционал. Этому способствовало то, что система проста и во внедрении, и в использовании. У Vitro-CAD есть широкие возможности, которые позволили быстро превратить ее в привычный для проектировщиков инструмент. Система не мешает работе людей, а просто дает им возможность организовать ее удобным для них образом. Это позволило избежать сопротивления сотрудников, которое нередко осложняет внедрение нового ПО.

В целом понадобилось всего несколько месяцев совместной работы экспертов «Главтелекома» и группы внедрения «Гипросвязи», чтобы система прочно вошла в технологический процесс разработки проектно-сметной документации. В процессе внедрения системы проектировщики не прекращали работы над текущими проектами, подчеркнули в компании «Витро Софт», разработчике Vitro-CAD.

Итоги проекта

Все запланированные рабочие места автоматизированы, в системе создано более 100 проектов, над которыми идет активная совместная работа. А также перенесено более 200 завершенных проектов. При этом автоматизация документооборота позволила предприятию оптимизировать работу не только рядовых проектировщиков, но и руководителей предприятия, которые могут использовать Vitro-CAD, чтобы видеть, как загружены люди, и осуществлять контроль за состоянием проектов. Для этого, в системе предусмотрены средства мониторинга и подготовки отчетов о ходе реализации как отдельных проектов, так и всей проектной работы в целом.

Планы

«Гипросвязь» ставит перед системой всё новые задачи. Так, активно прорабатывается стадия выпуска проектной документации и архивирование проектов, а также есть планы последовательно увеличить число рабочих мест в связи с вовлечением большего числа сотрудников. Дополнительно планируется внедрить модули управления рабочими процессами и план-графиками.