Горка ГК (Клеверенс Учет имущества)

2022: Учёт имущества федерального масштаба: Группа компаний «Горка» переходит на RFID-технологию и внедряет «Клеверенс»

О деятельности заказчика

Группа компаний «ГОРКА» — дока в сфере проектирования и строительства путепроводов, автодорог, развязок, детских образовательных учреждений и многопрофильной клиники. За время своего существования компания — профессионал в проектно-изыскательской деятельности, реконструкции и реставрации парков и павильонов, проектировании и адаптации концепций для музейных и театрально-образовательных комплексов — реализовала более 150 проектов.

Дополнительной сферой деятельности организации является оказание широкого спектра услуг по разработке и оформлению строительной документации, реализации инвестиционных проектов и заказов по инфраструктурному проектированию городских объектов, искусственных сооружений, инженерных сетей. ГК «ГОРКА» часто выступает в роли техзаказчика-застройщика и проводит обследования зданий и другие проектно-строительные работы.

Система и сложности учёта

Филиалы группы компаний «ГОРКА», расположенные в разных городах России, подчиняются общей структуре ведения бизнеса и используют «1С:Бухгалтерия предприятия» для учёта товарно-материальных ценностей и основных средств организации.

Более 15 000 единиц номенклатуры приходилось регулярно пересчитывать сотрудникам компании во время проведения инвентаризации ОС одним из самых трудозатратных способов — вручную на бумажных носителях. Поиск неучтённых ТМЦ занимал от нескольких дней до недели по разным причинам: не читается инвентарный №, отклеился скотч с записанным на бумажном квадрате ИН от корпуса монитора, выцвели цифры номера.

Задачи

Методические указания, утверждённые Минфином России, чётко регламентируют процесс проведения инвентаризации имущества организации: какие документы оформлять и в каком количестве, какой должен быть состав комиссии, когда и что считать, вручную или с использованием средств орг- или вычислительной техники. Но ни в одном документе нет указаний, сколько человек и в течение какого времени должны сверять инвентарные номера на мебели, телефонах, компьютерах и других товарно-материальных ценностях. Эти показатели каждая компания измеряет опытным путём.

Руководство группы компаний «ГОРКА» хотело упростить и ускорить процесс проведения инвентаризаций, учёта основных средств и ТМЦ. Но первым делом специалисты компании «Первый БИТ», к которым обратился за помощью исполнительный директор, предложили адаптировать систему штрихкодирования, оклеить всё имущество ШК и RFID-метками. Потому что имеющаяся у заказчика «1С: Управление имуществом компании» не закрывала должным образом потребности в учёте и не давала возможности использовать терминал сбора данных. И только после этого можно было приступить к автоматизации процессов и внедрять программное обеспечение «Клеверенс».

Решение

«Потерянное оборудование» — слишком хорошо известная многим компаниям переменная: брал прораб, на объекте забыли, подрядчик не вернул. Человеческий фактор влияет на информативность карточек и записи в журнале — стоит кому-то из сотрудников отвлечься, как он тут же забывает отметить кто и когда получил ТМЦ. И всё, путаница, которую не всегда можно выявить даже при инвентаризации, обеспечена.

Софт и оборудование

Интеграторы «Первого БИТа» продемонстрировали руководству ГК «ГОРКА» возможность автоматизации с применением специализированного софта и мобильных компьютеров. После чего заказчик принял решение переходить к анализу и внедрению.

Программное обеспечение «Клеверенс: Учет имущества» представляет собой систему автоматизации управленческого учёта имущества в организациях и учреждениях. Это как таковая самостоятельная конфигурация для «1С:Предприятия». ПО помогает вести учёт по штрихкодам и RFID-меткам, проводить инвентаризации ОС в кратчайшие сроки, осуществлять выдачу, возврат и внутренние перемещения ТМЦ.

Для реализации проекта приобрели 3 компактных ТСД Chainway C72, уже полностью интегрированных с программными продуктами «Клеверенс». Антенна линейной или круговой поляризации этого мобильного компьютера, оснащённого 4-ядерным процессором и RFID модулем, позволяет считывать метки на длинной дистанции. Руководство ГК «ГОРКА» планирует в дальнейшем расширить парк терминалов и приобрести оборудование для всех филиалов компании.

«Проект длился около полугода. За это время мы внедрили ПО и ТСД, написали обмена с `1С: Бухгалтерия предприятия`, интегрировали систему учёта с RFID-принтерами, составили инструкции и провели обучение сотрудников заказчика. Московский филиал автоматизировали первым. Установка софта прошла без каких-либо сложностей — IT-специалисты «Горки» своевременно и оперативно выдавали нам доступы к серверам и рабочим местам сотрудников. Сейчас с терминалами работают 5 сотрудников заказчика: 2 из IT-отдела и 3 из АХО. Использование `Клеверенс: Учет имущества` упрощает работу по выдаче в эксплуатацию оборудования, перемещениям ТМЦ между помещениями и проведению ежегодной инвентаризации. Все операции теперь выполняют на терминале сбора данных», — рассказал специалист отдела внедрения компании «Первый БИТ» Владислав Беседин.

Этапы внедрения

«Первое, что мы сделали, — обсудили с заказчиком правила обмена между конфигурациями `Клеверенс: Учет имущества` и `1С: Бухгалтерия предприятия`: счета учёта для переноса начальных данных и остатков, дальнейшее получение информации по переданному в эксплуатацию имуществу и принятым к учёту ОС. После — настроили обмен между ТСД и системой учёта по Wi-Fi в режиме оффлайн», — поделился рабочими моментами Владислав.

Следующими шагами стали:

• обсуждение необходимых доработок и их выполнение,
• интеграция софта с мобильными компьютерами и RFID-принтерами,
• комплексное тестирование программного обеспечения,
• составление инструкций и проведение обучения персонала Группы компаний «ГОРКА».

«Мы доработали бизнес-процессы перемещения, списания и выдачи ТМЦ, реализовали печатные формы по требованию заказчика и учёт и контроль уникальности серийных номеров по запросу IT-отдела», — рассказал Вячеслав Кривозубов, программист компании «Первый БИТ».

Возникли небольшие сложности

«Во время интеграции с RFID-принтером возникли сложности: оборудование, которое мы первоначально заказали, «зависло» на таможне. Пришлось экстренно искать замену. Но типовой интеграции для нового принтера ещё не было, и Дмитрий Кидяев — C# программист `Клеверенс` — помог нам с интеграцией Wonderfid Label с принтером Sato CL4NX Plus. После чего нам удалось завершить все работы по проекту в течение недели», — рассказал специалист отдела внедрения компании «Первый БИТ».

Результаты

Компании обязаны учитывать все свои активы — мебель, компьютеры, стационарные телефоны, спецодежду, техническое оборудование — и ставить на баланс предприятия. Но ТМЦ часто теряют, обнаруживают не на своём месте — уже после проведения инвентаризации и списания с остатков. Подобные ошибки — следствие человеческого фактора! Ведь никто не хочет лишний раз отвлекать от работы коллег и останавливать работу целого отдела, только чтобы посмотреть инвентарный номер компьютерной мыши или клавиатуры, например.

«Благодаря внедрению программного обеспечения `Клеверенс: Учёт имущества` и терминалов сбора данных мы значительно сократили объём ручного труда при проведении инвентаризаций — все данные сразу сохраняются в документе на ТСД, и не нужны ведомости на бумажных носителях. Ошибок стало значительно меньше. ПО полностью оправдало ожидания заказчика. А недавно мы обсудили с руководством ГК «ГОРКА» автоматизацию других филиалов компании», — подвёл итог Владислав Беседин.