Государственная транспортная лизинговая компания теперь работает в Directum

Компания DIRECTUM завершила летом 2012 года проект внедрения одноименной системы электронного документооборота в Государственной транспортной лизинговой компании. На данный момент в электронный архив переведено свыше 15 тысяч документов.

Государственная транспортная лизинговая компания (ГТЛК) поставляет в лизинг различные виды техники и оборудования для предприятий транспортной отрасли и других сфер экономики. ГТЛК активно сотрудничает с профильными государственными ведомствами и агентствами, ведущими российскими банками, производителями и поставщиками техники и оборудования.

В 2011 году руководство ГТЛК приняло решение о внедрении ECM-системы, которая позволит перевести внутренние процессы компании на новый уровень эффективности. После сравнения нескольких вариантов автоматизации было решено остановиться на системе DIRECTUM как соответствующей всем основным требованиям. Это, прежде всего:

• регистрация и хранение больших объемов различных видов документов (в том числе архивное хранение);
• прозрачный контроль подписи, времени создания и согласования документов;
• удобный поиск и сортировка данных;
• интеграция с Outlook и1С;
• удаленный доступ к системе через веб-браузер;
• простота и понятность интерфейса для пользователей.

Также дополнительным преимуществом стало то, что компания-разработчик обеспечивает максимальную отладку системы под нужды компании с учетом всей специфики бизнес-процессов.

Проект внедрения стартовал в середине августа 2011 года. В рабочую группу проекта вошли директор по информационным технологиям, директор по персоналу, финансисты, бухгалтеры, делопроизводители и ответственные сотрудники бизнес-подразделений.

В рамках внедрения был задействован функционал Базовых модулей системы DIRECTUM, а также модуля «Управление договорами». С помощью коннектора из набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset была организована синхронизация данных с «1С:Предприятие 8». Мониторинг результатов проекта и дальнейшая оценка эффективности внедрения осуществлялась с помощью решения «Управление показателями эффективности».

«Мы пошли нестандартным проектным путем, – делится опытом Андрей Клоков, руководитель проектов компании DIRECTUM, – разбили проект на подпроекты. Начали с автоматизации работ по входящей и исходящей корреспонденции. Последние годы в мире увеличилось количество проектов с негативным результатом. Мы шли по пути снижения рисков провала внедрения. Набили шишки, познакомили с системой, провели обучение задействованных сотрудников и взялись за процесс согласования хозяйственных договоров, не относящихся к основной деятельности».

По словам директора по управлению персоналом Юлии Талышевой, «сейчас в СЭД компании работают все сотрудники, включая генерального директора. Пик одновременно работающих в системе пользователей – 78 человек. Выполнены основные требования к системе высшего руководства: постановка и контроль поручений, резолюции по входящей корреспонденции, подписание договоров и исходящих писем проходят в электронном виде».

В электронный архив переведено 15 209 документов, планируется полный перевод всей документации. В день в среднем создается 65 документов, из них регистрируется около 50. Каждый день инициируется порядка 100 задач. Согласование договоров, служебных записок, входящих/исходящих документов происходит в электронном виде. Что касается интеграции систем, то оповещение о новых заданиях в DIRECTUM приходят на корпоративную почту сотрудников, а по ссылкам из 1С можно открыть документы в СЭД.