Системы оперативного и кадрового учета школ и больниц Москвы переведены в облако

Старт проекта

В течение 12 месяцев в школах Москвы планируется завершить первый этап подключения к сервису облачной бухгалтерии, рассказал TAdviser руководитель городского Департамента информационных технологий ( ДИТ) Артем Ермолаев в начале июня 2014 г.

Основу решения, к которому подключают московские школы, составляет облачное решение «1С: Fresh». Сама же «1С» (в лице «НПЦ «1С») по итогам открытого конкурса была выбрана подрядчиком по реализации проекта.

В «1С» рассказали TAdviser, что до конца 2014 г. планируется подключить к облачному сервису 300 школ, а их общее количество в дальнейшем должно составить порядка 1000 учреждений. По состоянию на начало июня 2014 г. кадровый учет подключен во всех 300 школах и идет внедрение модулей бухгалтерского учета и расчета заработной платы, говорят в «1С».

Ввиду того, что в образовании Москвы активно идет консолидация образовательных учреждений, точное число рабочих мест, охваченной облачным сервисом по завершении проекта, в «1С» назвать затруднились. По предварительным оценкам компании, оно должно составить порядка 10-12 тыс. рабочих мест.

По словам Артема Ермолаева, изначально планировалось полностью реализовать проект в течение двух лет, однако руководитель Департамента образования Москвы Исаак Калина попросил сделать это быстрее, в связи с чем ДИТ старается ускорить работы.

Прозрачная бухгалтерия

Руководитель ДИТ Москвы рассказал TAdviser, что решение о переводе школ Москвы на облачную бухгалтерию было принято после пилотного проекта в Зеленограде, завершенного к концу 2013 г. В его рамках к облачному сервису бухучета были подключены порядка 100 учреждений в сфере образования и культуры.

Исаак Калина в разговоре с TAdviser отметил, что в результате реализации проекта в Зеленограде бухгалтерия школ стала абсолютно прозрачной: «теперь мы видим все, что происходит в этих школах со всеми ресурсами», сказал он. Повышение прозрачности бухучета отмечает и Артем Ермолаев.

«Основная разница между управленческим учетом и бухгалтерским заключается в том, что когда готовится любой управленческий учет, в него можно вписать любую цифру, ее нельзя проверить. Бухгалтер же несет уголовную ответственность за внесение некорректных данных. Внедрив облачную бухгалтерию в учреждениях Зеленограда, мы смогли увидеть реальные цифры по заработным платам преподавателей, сколько школы тратят бюджетных и внебюджетных средств и т.д.», - заявил TAdviser глава ДИТ Москвы.

В рамках пилотного проекта в Зеленограде для предоставления сервиса также использовалось ПО «1С», а базировалось решение в ЦОДе «Электронной Москвы». До этого бюджетные учреждения вели бухучет в ПО, установленном на локальных компьютерах.

Ранее Ермолаев рассказывал TAdviser, что на облачную бухгалтерию также планируется переводить учреждения в сфере ЖКХ и культуры, а в дальнейшем - и департаменты городского правительства. Сколько всего госучреждений Москвы в конечном счете будет подключено к сервису, Ермолаев назвать затруднился.

«Мы посмотрим, как пойдет этот проект. На таком уровне его еще никто не делал. Если система будет работать с достаточной для пользователя производительностью, мы будем увеличивать их число. Любые системы имеют свои проблемы. Иногда мы испытываем проблемы с системами, в которых работает более 20 тыс. пользователей», - сказал руководитель ДИТ Москвы.

Основные сложности

В июне 2014 г. замдиректора «1С» по работе с корпоративными клиентами Марина Слесаренко рассказала TAdviser об основных сложностях, связанных с реализацией проекта по подключению школ Москвы к сервису облачной бухгалтерии.

В первую очередь, она отмечает сложности организационного характера: организовать одновременное введение в действие сервиса в столь большом количестве учреждений - очень нетривиальная задача, говорит она. По словам замдиректора «1С», специально для этого проекта была сформирована сильная проектная команда как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Помимо этого, на базе одной компании-партнера «1С» был сформирован аудитор проекта, который тщательно контролирует все результаты проекта и соответствие системы требованиям пользователей.

Второй сложностью Марина Слесаренко называет обучение конечных пользователей облачного сервиса. Для того, чтобы качественно его провести, предусмотрены две ступени обучения. Для первого из них, в частности, был разработан специальный электронный курс, который пользователи облачной бухгалтерии в школах могут пройти дистанционно.

Второй этап - это доведение обучения до необходимого уровня очно на рабочих местах. Если тем, кто ранее работал в системах «1С», дистанционного обучения может быть вполне достаточно, то очное обучение рассчитано, в первую очередь, на тех, кто не имеет такого опыта. По словам Слесаренко, существенное количество пользователей ранее работали в DOS-системах для бухучета. Таковые могут и вовсе не уметь обращаться с Windows-приложениями, и с ними требуется очная работа.

Третьим пунктом идут сложности технологические. При создании системы уровня города необходимо особенно масштабируемое и устойчивое решение. Для этого была сформирована специальная команда экспертов по технологическим вопросам, которые обеспечивают соблюдение условий SLA с заказчиком.

«Если в единой облачной системе произойдет сбой в одном месте, это означает, что никто не сможет войти в систему. В ходе реализации проекта в Зеленограде, на котором «обкатывалось» облачное решение для школ, в случае сбоев, естественных для пилотного проекта, жалобы доходили вплоть до уровня заместителя министра, - говорит Марина Слесаренко. - Поэтому уровень квалификации команды играет огромную роль, когда необходимо обеспечить крайне жесткие условия по доступности сервиса».

Замдиректора «1С» по работе с корпоративными клиентами добавляет, что специально для этого была создана тестовая зона, через которую проводятся все доработки по требованиям функционального заказчика, а также обновления системы - регулярные изменения законодательства.

Слесаренко также отметила, что нынешний проект в московских школах является для ее компании наиболее крупным из всех ранее реализованных с точки зрения централизованного подключения к облачным сервисам.

Результаты проекта

В июне 2015 года начальник управления отраслевых проектов Департамента ИТ Москвы Кирилл Кузнецов рассказал о результатах перевода на облачную бухгалтерию на базе «1C:Fresh» образовательных и культурных учреждений города, а также ЖКХ. По его словам, на середину года бюджетный учет в облаке ведут уже 99% образовательных учреждений Москвы – это порядка 4 тыс. учреждений, если считать их вне рамок укрупнения структуры, которая ведется в Москве.

Кузнецов добавил, что в 2014 году в Департаменте образования Москвы была также внедрена кадровая подсистема облачного сервиса, которая обеспечила единообразное ведение кадров и возможность контроля доходов руководителей образовательных учреждений в привязке к KPI этих учреждений.

Что касается других учреждений, на бюджетный учет в облаке к середине 2015 года перешли 37% учреждений ЖКХ и 27% учреждений культуры. Частично к системе также подключен Департамент спорта Москвы. В общей сложности в системе работают более 10 тыс. сотрудников бюджетных учреждений Москвы, привел данные представитель ДИТ.

В числе наиболее важных результатов, достигнутых за счет перехода в облачный сервис, представитель Кирилл Кузнецов называет существенную экономию затрат на сопровождение учета бухгалтерии и кадров, которая, по расчетам ДИТ, составляет более 1 млрд руб. в год за счет снижения стоимости сопровождения в 10 раз. Кроме того, на 62% был сокращен бумажный документооборот в учреждениях, были снижены трудозатраты за счет реализации правила «однократного ввода» информации, обеспечен оперативный сбор аналитической отчетности.

Важным результатом, которого изначально планировалось достигнуть, стало повышение прозрачности учета и финансового контроля. Теперь через единое окно по каждому учреждению можно увидеть детальные финансовые показатели. С переходом на облачный сервис руководство городских департаментов, которым подчиняются учреждения, смогло увидеть различные отклонения в показателях.

«В учреждениях ЖКХ, например, мы увидели, что там очень разные заработные платы, что вызвало у нас сильное удивление, - говорит Кирилл Кузнецов. – Причем эти данные были вычищены, потому что в самом-самом начале мы увидели зарплаты по дворникам в размере 300-400 тысяч рублей. В связи с этим возник вопрос: что это? Обналичивание средств, чтобы потом заплатить нелегалам, которые работают за копейки? Ошибки в учете?»

Тиражирование облачной системы «1С» в образовании, учреждениях культуры и ЖКХ должно завершиться в 2016 году.

Кирилл Кузнецов рассказал TAdviser, что помимо учреждений в сфере образования, культуры и ЖКХ облачный сервис «1С» для автоматизации ряда процессов также используют Департамент торговли и услуг Москвы, Департамент рекламы и Спецгостехнадзор. Число пользователей в каждом из них составляет по нескольку сотен. Переход на облачные сервисы в этих учреждениях начался в 2012 году, добавил он.

Представитель ДИТ также поделился с TAdviser, что помимо «1С» для проекта перехода на облачную бухгалтерию их департамент рассматривал, в том числе, и SAP в качестве потенциального поставщика облачного сервиса, однако он не подошел, потому что это «дорого и долго». Важным фактором стало и то, что у сервиса «1С» интерфейс проще и привычней для пользователей, отметил Кузнецов: «если бы мы перевели пользователей на совершенно новый продукт, думаю, мы столкнулись бы с саботажем со стороны многих из них». Плюсом стало и то, что, используя решение российского поставщика, ДИТ не затронули проблемы, связанные с колебаниями курса валют и санкциями, отметил Кирилл Кузнецов.

Он добавил в разговоре с TAdviser, что в Департаменте здравоохранения Москвы, частично – в учреждениях ЖКХ и культуры для автоматизации бухгалтерии, учета кадров и расчета зарплаты используется еще одна российская облачная система – «Парус».

2016: Итог проекта

16 июня 2016 года компания 1С сообщила о итогах проекта перевода бухгалтерского и кадрового учёта 1,5 тысяч московских предприятий (общее число пользователей >10 тыс.: образования и здравоохранения, департамента культуры и Москомспорта, префектур) ^[1].

Проект перевода московских учреждений в облако отличался крайней сложностью, отметили Артём Ермолаев и исполнители – в частности, глава компании «1С-Рарус» Дмитрий Казачков. Сложно было преодолеть организационные проблемы – пользователи с трудом отказывались от привычных программных продуктов.

Меморандум о сотрудничестве в области ИТ подписали Борис Нуралиев, директор «1С» и Артём Ермолаев, руководитель департамента информационных технологий (ДИТ) Москвы.