Департамент информационных технологий Москвы + Проектная практика

ГК «Проектная практика» в 2012 году в интересах Департамента информационных технологий г. Москвы (ДИТ) организовала Проектный офис для операционного управления реализацией государственной программы «Информационный город».

Предпосылки

В 2012 году Департаментом информационных технологий г. Москвы был дан старт масштабной программы «Информационный город», целью которой является существенное повышение качества жизни москвичей за счет широкого внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в различные сферы городской жизни.

В рамках госпрограммы, в частности, предполагается:

• перевести в электронную форму 100% госуслуг, которые могут оказываться в электронном виде;
• довести до 70% долю объектов городского хозяйства, мониторинг состояния которых осуществляется с помощью ИКТ;
• внедрить в образование электронные образовательные ресурсы, электронные дневники и журналы, системы мониторинга и оценки образовательных достижений;
• создать единый электронный центр приема обращений жителей города в области городского хозяйства;
• довести до 1700 количество светофоров, управляемых в составе «Интеллектуальной транспортной системы» и т.д.

Для координации, разработки электронных проектов в различных областях городской жизни и их внедрения, создания инфраструктуры Информационного города ДИТ создал Дирекцию государственной программы Москвы «Информационный город». Предполагалось, что Дирекция Программы будет обеспечивать непротиворечивую увязку вновь создаваемых и действующих информационных систем, и ресурсов, в т.ч. за счет определения наиболее эффективных способов и механизмов внедрения средств ИКТ в процессы управления отраслями городского хозяйства города Москвы.

Задачи проекта

Для эффективного операционного управления реализацией государственной программы «Информационный город» в 2012 году сотрудниками ГК «Проектная практика» в интересах заказчика был организован Проектный офис. Особенностью Проектного офиса стало то, что за время работы на разных этапах в него входило от 25 до 40 специалистов разной квалификации и компетенций, среди которых были администраторы, методологи и руководитель Проектного офиса.

Цели, определенные заказчиком для Проектного офиса, выглядели следующим образом:

• обеспечение целостности модели управления реализацией Программы и единства архитектуры создаваемых информационных систем;
• обеспечение прозрачности и управляемости реализацией Программы;
• обеспечение соответствия целей создания отдельных информационно-коммуникационных систем целям реализации Программы;
• обеспечение эффективности создания и эксплуатации создаваемых информационных систем (эффективности инвестиций в создаваемые информационные системы).

Задачи, поставленные перед сотрудниками Проектного офиса, сводились к:

• администрированию реализации проектов;
• ведению проектного документооборота;
• ведению плановых и фактических графиков работ в разрезе конкретных исполнителей;
• сбору фактических данных;
• формированию отчетности по выполнению рабочих планов и государственных контрактов, мониторингу выполнения планов и целевых индикаторов проектов и Программы;
• информационному обеспечению и организации взаимодействия участников проектов;
• организации рабочих совещаний по управлению проектами;
• управлению рисками.

С течением времени были выявлены специфичные задачи, которые были выделены в приоритет на 2014 год, в частности:

• автоматизация процессов внутренней текущей деятельности ДИТ на стыках отраслевого, правового блока, блока технической политики;
• стандартизация процедур управления типовыми проектами;
• расширение процедур экспертизы на весь жизненный цикл проектов информатизации.

Ход проекта

Для успешного решения поставленных задач специалисты Проектного офиса оказывали следующие сервисы:

• организация и проведение совещаний, протоколирование;
• контроль исполнения проектных решений;
• формирование и мониторинг календарных планов;
• подготовка статус-отчетов по выполнению проектных решений и работ календарного плана;
• формирование реестров рисков по проектам;
• мониторинг достижения целевых показателей проектов;
• наполнение проектного портала информацией по проектам;
• наполнение ИС заказчика (АСУ ПРИЗ);
• ведение проектного документооборота;
• разработка и актуализация регламентов и шаблонов документов по проектному управлению;
• организация экспертизы отчетной документации (техническая, отраслевая, нормоконтроль).

Проектным офисом был разработан и использовался ряд документов, необходимых для осуществления проектного управления:

• Регламент проведения совещаний;
• Регламент контроля исполнения проектных решений;
• Регламент формирования КП;
• Регламент формирования и заполнения статус-отчета;
• Регламент планирования и мониторинга выполнения целевых показателей проекта;
• Регламент управления рисками и проблемами;
• Регламент организационного обеспечения экспертизы материалов, связанных с реализацией Программы
• Набор шаблонов и форм документов (приложения к регламентам) — повестки совещания, протокола совещания, календарного плана, статус-отчета, реестра и отчета о достижении показателей, реестра рисков.

Итоги проекта

Уже в первый год работы специалисты Проектного офиса в короткие сроки смогли запустить сервисы организации совещаний, протоколирования, КИПР. Кроме того, благодаря привлечению бизнес-аналитиков и разработчиков был организован Проектный портал, который, как и АСУ ПРИЗ (ИС заказчика), своевременно наполнялся актуальной информацией (протоколы совещаний, календарные планы, реестры рисков), осуществлялся сбор замечаний и пожеланий по улучшению работы портала, был создан глоссарий по проектам.

Первоначально не все сотрудники заказчика принимали новые для себя методы проектного управления. Однако с течением времени проектные сервисы показали свою востребованность. Например, уже в 2013 году формирование календарных планов (КП) было оптимизировано в рамках проектов: велась гораздо более активная работа с РП ДИТ и исполнителями по формированию КП и их последующему мониторингу. Для сравнения: в 2012 году мониторинг КП и показателей практически не проводился РП ДИТ. Кроме того, многие РП стали активно использовать календарное планирование в своей текущей деятельности по реализации проектов, отметили в «Проектной практике».

В то же время, сроки подготовки документов также улучшились. В частности, план информатизации на 2013 год был окончательно сформирован только в феврале 2013 года, а вот план на 2014 — уже в октябре 2013.

В 2013 году в дополнение к стандартному набору сервисов был запущен мониторинг промежуточных показателей по 6 пилотным проектам (совместно с McKinsey и РИА Новости). В результате сервис мониторинга промежуточных показателей показал эффективность и стал востребован по 3 проектам, в остальных "не прижился".

Помимо этого, важным моментом стало то, что в 2013 году начался процесс утверждения формируемых Уставов проектов сразу тремя сторонами — государственным заказчиком, функциональным заказчиком и исполнителем.

К 2014 году удалось добиться того, что календарные планы были разработаны почти по всем сопровождаемым проектам и загружены в ИС заказчика (АСУ ПРИЗ) на MS Project Server. Помимо этой работы? были созданы шаблоны и представления для повышения информативности и функциональности системы.

Проектный офис Дирекции показал высокие результаты своей работы: в среднем каждый год специалисты ГК «Проектная практика» сопровождали около 150 государственных контрактов по 80 проектам, реализуемым в рамках программы «Информационный город».

Всего же за время работы Проектного офиса с 2012 года количество сопровождаемых проектов составило около 200, что говорит как о масштабности программы «Информационный город», так и о большой вовлеченности Проектного офиса и заинтересованности заказчика в оказываемых сервисах, которые способствовали реализации этой программы.

Кроме того, благодаря активности Проектного офиса было принято около 13 тыс. проектных решений (около 26 в день), которые обеспечивали своевременное решение поставленных задач и достижение обозначенных целей.