Как холдинг «Дина» выстроил прозрачные и понятные бизнес-процессы на базе Elma365. Обзор проекта

Создание единого информационного пространства документооборота остается важнейшей задачей для многих компаний, в особенности — для холдингов, объединяющих разнонаправленные бизнесы. По-прежнему часто встречается ситуация, когда в компаниях, входящих в холдинг, работают разные информационные системы и возникают сложности в опертивном согласовании договоров, совместной работе над документами, снижается эффективность бизнес-процессов в целом.

Холдинг «ДИНА» (Тюмень) — многопрофильная компания, отмечающая в этом году тридцатилетие. Компания специализируется на оказании широкого спектра услуг, причем как для корпоративных клиентов, так и для частных лиц. В ее состав входят четыре дилерских центра, расположенных в Тюмени: Volkswagen, Skoda, Mazda, Volkswagen Gross. В структуру холдинга также входят два крупнейших продовольственных рынка Тюмени, центр автомобильного разбора «АВТОритет», музей «Ретро-техники им. В.В. Михайлова», бизнес-центр, компания «Автопартнер-Тюмень», предоставляющая услуги страхования и кредитования в автобизнесе, компания «Рестарт», которая занимается продажей, выкупом и обменом автомобилей с пробегом.

После исследования рынка систем электронного документооборота выбор был сделан в пользу решения на базе платформы ELMA365. Партнером проекта внедрения выступила тюменская компания «РК-Системс», специализирующаяся на автоматизации бизнес-процессов и внедрении электронного документооборота. Во внедрении участвовали специалисты ИТ-отдела, руководство и административно-управленческий персонал холдинга «Дина».

Цели внедрения

Основные цели внедрения были определены на предварительной стадии проекта:

• переход на электронный документооборот;
• оптимизация и повышение эффективности процессов организации, упрощение совместной работы над документами и организация единого информационного пространства, повышение скорости обработки документов;
• возможность решения вопросов удаленно с помощью Web-доступа и мобильных приложений, позволяющие сотрудникам работать/решать задачи вне офиса;
• аккумулирование в СЭД полной истории всех событий, так или иначе связанных документов, возможность быстрого восстановления истории работы с документом;
• возможность оперативного изменения реальной модели бизнес-процессов.

Система запущена в промышленную эксплуатацию 10 июня 2022 года.

С внедрением ELMA365 внутренний документооборот компании значительно упростился. Бумажные документы используются в редких случаях. Значительно уменьшилось время, затрачиваемое на согласование и утверждение документов. Разграничены права доступа к документам. — отметил Сергей Калашников, директор по информационным технологиям ООО «Управляющая компания «ДИНА».

Какие бизнес-процессы автоматизированы

Во-первых, для предотвращения финансовых и налоговых рисков в созданной СЭД настроена обработка стандартных групп документов: входящие и исходящие письма, распоряжения, служебные записки, договоры, приказы и служебные документы. Помимо этого, в системе настроены:

• бизнес-процесс по сбору и хранению информации о контрагентах с результатами их проверки службой безопасности холдинга;
• бизнес-процессы «Рекламный бюджет» и «Тендерная комиссия» с замкнутым циклом документов от запроса коммерческих предложений, до принятия на исполнение договоров и исполнения бюджета.

Решенные проблемы: как было и как стало

Создано единое коммуникационное пространство

До внедрения СЭД взаимодействие сотрудников холдинга происходило в различных мессенджерах, договоренности и дедлайны фиксировались условно, что влияло на скорость согласования и выполнения задач.

ELMA365 стала централизованным коммуникационным пространством с базой электронных документов и разграниченным регулируемым доступом к ним. Помимо вопроса удобной внутренней коммуникации сотрудников, с помощью web-доступа и мобильного приложения они получили возможность работать вне офиса.

Появилась возможность совместной работы с документами

Ранее работа с документами более чем в 20 юридических лицах холдинга была не упорядочена и происходила медленно. Внедрение СЭД помогло оптимизировать и повысить эффективность процессов организации, значительно упростить совместную работу над документами и повысить скорость обработки документов. Кроме того, благодаря аккумулированию в СЭД полной истории всех событий по связанным документам, появилась возможность быстрого восстановления истории работы с документом.

Возник инструмент стратегического управления холдингом

Поскольку у каждого из более чем 20 юридических лиц с различными бизнес-процессами и структурами была своя информационная система и не было единого места сбора информации, отсутствовала отлаженная система контроля развития холдинга в целом.

В результате внедрения системы ELMA365 руководство холдинга получило инструмент стратегического управления бизнесом. Система объединила процессы в едином ИТ-пространстве, сохранив уникальность бизнеса юридических лиц.

Примеры того, как работают процессы в холдинге

Приказы по основной деятельности

Для создания приказа ответственный сотрудник выбирает в ELMA365 нужное юридическое лицо-раздел, заполняет дату, тему, содержание приказа и другие поля. Затем он прикладывает приложения к приказу (при их наличии) и выбирает один из двух режимов генерации файла: генерировать приказ автоматически или приложить уже подписанный руководителем скан-образ приказа. После этого система либо автоматически генерирует приказ по шаблону, либо сохраняет добавленный файл в виде скан-образа. Затем приказ регистрируется, распечатывается, подписывается директором/генеральным директором и добавляется в систему. Далее документ проходит по маршруту ознакомления — процесс запускается нажатием на одноименную кнопку «Ознакомить сотрудников». Приказы хранятся в соответствии с номенклатурой дел по годам в разрезе папок юридических лиц. Любой приказ можно быстро найти по ключевым полям и наименования/регистрационным данным.

Служебные записки для заключения договора/создания приложения к заключенному рамочному договору

Заключение нового договора с контрагентом/создание приложения к заключенному рамочному договору начинается с создания служебной записки по утвержденной в холдинге форме. Создать служебную записку можно либо в связке с заключенным рамочным договором, либо без связки при создании инициативной служебной записки.

Инициатор при создании карточки служебной записки заполняет поля: тип будущего договора (рамочный (суммы не определены)/не рамочный (суммы определены). Затем он добавляет или создает контрагента, указывает период, цель, цену, направление деятельности, содержание действий, прикладывает приложения при их наличии, указывает рекламный бюджет, если служебная создается в соответствии с ним.

После сохранения карточки запускается бизнес-процесс. Первая задача в рамках этого бизнес-процесса ставится инициатору: он проверяет обязательные поля и определяет, отправлять контрагента на проверку или пропустить этап проверки. Пропускается этот этап при наличии проверки, удовлетворяющей регламентным срокам. После проверки контрагента система генерирует файл служебной записки, регистрирует ее. Инициатор проверяет полноту информации в файле и при отсутствии замечаний отправляет на согласование руководителю. После успешного согласования руководителем заместитель генерального директора принимает решение, будет ли это новый договор/ приложение к заключенному договору и назначает ответственного юриста для составления нового документа. После того, как документ подписан руководителем, юрист закрывает задачу.

В результате с помощью системы связок наглядно можно ознакомиться с первичными документами и документами, созданными на их основании и быстро переключаться между ними. Служебные записки регистрируются согласно номенклатуре дел юридического лица с возможностью удобного поиска по реквизитам.

Обработка рекламного бюджета

Рекламный бюджет – это документ, создающийся маркетологами холдинга. В нем определена сумма, которую выделяет компания на продвижение своего бренда за месяц.

Маркетолог создает карточку бюджета, добавляет файл, указывает сумму и промежуток времени, на который бюджет создан. При сохранении карточки запускается процесс согласования бюджета несколькими должностными лицами. В случае успешного согласования бюджета ставится задача ознакомления юристу. При первом же отказе инициатору назначается задача корректировки рекламного бюджета. Он может либо завершить процесс при наличии критичных замечаний, либо внести новую версию рекламного бюджета и снова отправить бюджет на согласование. При любом исходе согласования инициатор получает в ленту оповещение о результатах согласования.

Обработка приложения к договору по рамочным рекламным договорам

Для того, чтобы в системе отображалась связь рекламного бюджета и договора, маркетолог открывает карточку договора и добавляет информацию о бюджете в договор.

С помощью связок он создает новое приложение к договору, указывает вид приложения из раскрывающегося списка, сумму заявки, дату приложения, бюджет и пункт бюджета, наименование работ/наименование услуг. Затем маркетолог добавляет файл приложения, указывает закрепленного за компанией юриста — если это поле не будет заполнено, то в ходе процесса юрист будет назначен вручную ответственным лицом. После сохранения карточки документ регистрируется и запускается подпроцесс обработки этого вида документа. В итоге юрист при отсутствии замечаний ставит задачу инициатору передать документ на подпись руководителю и добавить скан-образ в систему. Благодаря системе связок в системе можно быстро переключаться между связанными документами и без затруднений найти нужную информацию в карточке или файле документа.

Проведение тендерной комиссии

Инициатор отбирает минимум трех претендентов на Тендерную комиссию. Затем он проводит переговоры, получает коммерческие предложения и другие материалы (ТЗ, презентации и т.п.). После этого инициатор переходит в приложение «Претенденты на ТК «Юридическое лицо»». Данное приложение предназначено для хранения информации о потенциальных участниках Тендерной комиссии и файлов (коммерческих приложений, презентаций, расчетов и т.д.). Затем инициатор добавляет информацию о претенденте: выбирает контрагента из справочника, добавляет новую запись с последующей проверкой службой безопасности.

После проверки контрагента создается сводный документ, содержащий информацию об участниках тендера — «Информация на ТК». На этом этапе от инициатора требуется ввести название, описание, добавить претендентов выбором из приложения, прикрепить сводную информацию по контрагентам. Далее с участниками комиссии определяется дата и время очной встречи и создается событие в календаре заседаний комиссии. По результатам очной встречи определяется победитель тендера и составляется протокол тендерной комиссии по шаблону с помощью бизнес-процесса. Заключительным этапом является подготовка договора в юридическом отделе в связке с карточкой информации на тендерную комиссию.

Как итог карточка «Информация на ТК» объединяет полную историю работы по тендеру и созданных документов, а итоговый договор – ссылку на Информацию для ТК и протокол.

Эффективность внедрения ELMA365

Эффективность создания единого информационного пространства в холдинге «Дина» на базе платформы ELMA365 можно оценить по следующим цифрам:

• на 60% сократилось время на поиск документов и сравнение версий;
• в промышленную эксплуатацию запущено более 200 автоматизированных бизнес-процессов;
• оперативность выполнения задач выросла на 70%;
• на 40% сократились сроки согласования договоров.

Я считаю, что ELMA365 решила две главные задачи — экономия времени и упорядочивание бизнес-процессов. Бизнес-процессы переведены в электронный вид, оптимизирована их логика, и теперь время, затрачиваемое на прохождение документов по процессам согласования, значительно сократилось. Также до внедрения люди работали интуитивно, а после того как система была введена в эксплуатацию — все процессы стали прозрачными и понятными. Люди поняли, почему так, а не иначе. В процессе внедрения мы унифицировали процессы по предприятиям, так как они отличались друг от друга, хотя некоторые предприятия были практически идентичными по своей деятельности, — констатировал Сергей Калашников, директор по информационным технологиям ООО «Управляющая компания «ДИНА.