«Дом Фармации» внедрил систему ведения архивного дела «Этлас»

3 июня 2019 года компания «Этлас-Софт» сообщила, что НПО «Дом Фармации» использует электронный архив «Этлас».

Работа компании «Дом Фармации» связана с постоянной обработкой большого количества документов, доступ к которым необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи как электронной копии, так и оригинала самого документа.

В процессе выбора подходящей системы электронного архива специалисты объединения сформулировали необходимый перечень требований:

• поддержка системой работы со сдаточными описями и прием документов по ним;
• управление хранилищем оригиналов документов с резервированием и учетом мест хранения коробок;
• формирование и учет коробок - как контейнеров для хранения дел и документов;
• обработка и учет запросов на выдачу документов;
• наличие потокового ввода документов со сканера;
• надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов и шифрования каналов передачи данных;
• защита программного комплекса от различного вида сетевых атак;
• наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.

Одним из критериев выбора системы было наличие инструментов, которые позволяют настроить и внедрить систему силами специалистов заказчика, с возможностью получения консультаций у специалистов «Этлас-Софт».

В ходе настройки и внедрения системы был выполнен полный цикл работ:

• созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам;
• настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов;
• настроены карточки документов и справочники;
• сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов;
• настроена форма запроса на выдачу оригинала;
• настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел;
• настроена работа со сдаточными описями.

Также был установлен дополнительный сервер контроля над функционированием системы, который:

• отслеживает состояние дискового пространства на серверах и сетевых хранилищах;
• отслеживает состояние серверов системы «Этлас»;
• осуществляет резервное копирование документов и базы данных, в соответствии с настроенным расписанием;
• производит верификацию целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм.

Все вышеописанные операции сервер контроля выполняет при уведомлении администратора системы, отправляя различные сообщения и предупреждения как через почту и смс, так и внутри самой системы.

В результате внедрения системы НПО «Дом Фармации» полностью автоматизировало работу с хранением и выдачей оригиналов документов, обеспечило надежное хранение и в разы ускорило доступ сотрудников к необходимой информации.