Донской табак (СЭД - DocsVision)

• Проект - лицензии: 50
• Проект - пользователи: 50
• Распределенное решение: НЕТ
• Делопроизводство: ДА
• Управление процессами: ДА
• Административное делопроизводство: НЕТ
• ServiceDesk: НЕТ
• Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
• Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
• Другие шлюзы: НЕТ
• Электронная цифровая подпись: НЕТ

Решение предназначено для: • организации электронного архива; • оптимизации маршрутов, сокращения длительности согласования договоров; • обеспечения прозрачного механизма движения всех документов внутри предприятия; • организации контроля исполнения документов. В системе DocsVision организована работа с документами общего делопроизводства, специализированной документацией – порядка 10000 единиц в год, настроены бизнес-процессы «Организация работы с договорами», «Заявки на приобретение МТЦ», «Доверенности», «Замещение сотрудников». Для удобства ввода документов используется технология штрих-кодов, предложены ручные сканеры штрих-кода для поиска оперативных и архивных документов. В первой очереди автоматизации предполагается организовать рабочие места 200 пользователям, в основном это руководители высшего звена, начальники отделов, юридический, финансовый отделы и служба управления делами. Последующая автоматизация предусматривает увеличение решаемых задач и рабочих мест в системе DocsVision. Версия: 4.3 Количество пользователей: 50 человек. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Целью внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании «Донской табак» являлось повышение управляемости бизнес-процессов предприятия и сокращение временных затрат на работу с документами. В настоящий момент в системе DocsVision работает 300 сотрудников предприятия. Решение о внедрении СЭД DocsVision было принято после тщательного анализа систем, представленных на рынке. Система DocsVision показала абсолютное соответствие ключевым требованиям, поставленным руководством компании «Донской табак»: гибкость, простота настройки, быстродействие, производительность (обработка больших объемов документов), а также возможность масштабирования системы.

Внедрение и настройка системы осуществлялась компанией «Интеллектика» - сертифицированным партнером компании «ДоксВижн» и одним из сильнейших системных интеграторов ЮФО. Специалисты компании продемонстрировали свою компетентность, как при проведении презентаций, так и при развертывании пилотного проекта.

Система DocsVision в компании «Донской табак» была внедрена в течение 6 месяцев. Основными задачами проекта стали организация электронного архива документов компании, сокращение сроков согласования договоров, обеспечение прозрачного механизма движения документов внутри предприятия, а также организация контроля исполнения документов.

В ходе проекта специалистами компании «Интеллектика» были проведены работы по внедрению платформы DocsVision и настройке процессов «Делопроизводство» и «Управление процессами». Помимо этого были автоматизированы процессы по работе с различными типами документов: договорами (согласование, присвоение прав, инвентарные номера), доверенностями, приказами, служебными записками и входящими документами. Для перевода бумажных документов в электронный архив создан процесс сканирования и их последующего штрих-кодирования. В ходе организации автоматизированного контроля исполнения документов специалистами компании «Интеллектика» были предложены изменения в договорном процессе и методика контроля исполнения документов.

Результатом внедрения СЭД на базе DocsVision стало единое информационное пространство, включающее в себя электронный архив и автоматизированную систему по работе с документами, как общего делопроизводства, так и со специфической документацией (порядка 10000 единиц в год). Система, реализованная на базе DocsVision, позволила оптимизировать маршруты движения документов внутри предприятия, повысить прозрачность механизма движения документации и сократить время согласования договоров.

«Проект в компании «Донской табак» изначально был для нас важным и приоритетным. Мы понимали, что проект сложный, но, одновременно с этим, неординарный и очень интересный, с перспективой внедрения DocsVision во всем холдинге. Нельзя не отметить, что успешность проекта была обеспечена слаженностью и серьезной всесторонней организационной и технической помощью со стороны проектной группы компании «Донской табак». Мы все работали на результат, и он впечатляет», - прокомментировал Оганянц Юрий, директор по работе с корпоративными клиентами компании «Интеллектика»

Ковалева Ольга, руководитель проектной группы по внедрению системы DocsVision, «ГРУППА АГРОКОМ»: «Продолжением успешного проекта в компании «Донской табак» стало принятие решения по внедрению СЭД на предприятии «РКЗ-«ТАВР», лидера мясоперерабатывающей отрасли Юга России, входящего в состав агропромышленного холдинга «ГРУППА АГРОКОМ». В результате будет организовано эффективное управление документопотоками на единой правовой и методической основе с помощью платформы DocsVision. На следующем этапе СЭД DocsVision планируется внедрить в управляющей компании холдинга «ГРУППА АГРОКОМ», а затем создать единое информационное пространство с системами «Донского табака» и «ТАВРа». Таким образом, документооборот на предприятиях станет прозрачным, значительно упростится процедура согласования договоров. Автоматизация учета и контроля исполнения поручений позволит осуществлять расчет коэффициента исполнительской дисциплины с учетом сроков и объемов их выполнения, как отдельным сотрудником, так и бизнес-комплексом в целом. Для реализации поставленных задач нами была выбрана компания «Интеллектика», и, надо сказать, мы в своем выборе не ошиблись: именно от общего взаимопонимания, профессионализма и слаженной работы специалистов «Интеллектики» и наших сотрудников зависит успешность внедрения и последующей работы СЭД как одного из инструментов управления бизнесом».