Дума ХМАО-Югра (Directum)

Излишне говорить, что автоматизация документационного обеспечения работы для органов власти очень важна – это ускоряет движение документов, многие из которых имеют жесткие сроки исполнения. При этом документооборот в Думе не является замкнутым. Именно эти предпосылки стали доводом в пользу перехода Думы ХМАО-Югры на электронный документооборот. Выбор госорганизации пал на СЭД Directum.

По самым скромным подсчетам, в стране уже применяются более 100 различных систем электронного документооборота, и их количество увеличивается. Поэтому, когда перед Думой ХМАО-Югры встала задача создания единой системы электронного документооборота, представители Думы оказались перед непростым выбором.

Одно из основных требований к системе – возможность реализации полного цикла работы с электронными документами, начиная с создания документа, отправки его на согласование и заканчивая подписанием окончательных согласованных версий документов, как электронных, с применением электронной цифровой подписи, так и бумажных. При этом важно было интегрировать традиционное "бумажное" делопроизводство с электронным документооборотом. Вместе с тем требовалось обеспечить эффективную организацию и контроль хода законодательных процессов: обработку и согласование законопроектов, подготовку и проведение заседаний Думы, комиссий, парламентских слушаний, совещаний и встреч с избирателями.

Дополнительным плюсом в оцениваемых системах рассматривалась открытость и возможность доработки функционала в соответствии со специфическими требованиями органов власти. Еще одним важным условием стало требование повышенной безопасности для законотворческой деятельности. В системе документооборота нужно было предусмотреть дополнительную систему комплексной безопасности.

Подготовка к заседаниям Думы в системе электронного документооборота, 2009

С учетом всего вышеперечисленного в 2006 году для внедрения в Думу ХМАО-Югры была выбрана система электронного документооборота Directum, максимально отвечающая всем поставленным задачам.

Реализация проекта

Внедрение системы электронного документооборота началось в январе 2006 года. На первоначальном этапе перед аппаратом Думы стоял выбор, каким образом будет проводиться внедрение – с привлечением ресурсов системного интегратора или собственными силами. Проанализировав все особенности процесса, представители Думы приняли решение внедрять систему собственными силами. Решать задачу внедрения поручили отделу системной интеграции и программного обеспечения управления компьютерных информационных технологий и коммуникаций Думы.

В ходе проекта внедрения лицензии системы закупались пакетами трижды, в соответствии с постепенным наращиванием объемов работы с электронными документами. Первый этап внедрения завершился к концу 2006 г., и показатели работы Думы напрямую свидетельствуют об успешности нововведений. В СЭД была переведена совместная работа с документами всех основных подразделений: помощников депутатов, управления по бюджету, экономике и финансам, правового и информационно-аналитического управлений, – а также подготовка документов к заседаниям Думы. Регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции также переводится в электронный вид.

В 2007 году внедрение СЭД продолжено в оставшихся подразделениях Думы, внедряются дополнительные модули "Управление договорами" и "Управление заседаниями". Тогда же отдел системной интеграции Думы совместно с разработчиками компании Directum создали и внедрили новый модуль "Мониторинг СМИ". Его основная задача – быстро и в удобной форме предоставлять доступ к информации о публикациях в СМИ, посвященных работе Думы и отдельных политических деятелей. На основе аналитики по материалам СМИ появляется возможность отслеживания рейтинга депутатов и публичной оценки эффективности работы Думы со стороны общественных институтов.

Для облегчения выполнения операций по обработке поступающих в Думу обращений в 2008 году был внедрен модуль "Учет обращений", также созданный специалистами компании-разработчика специально в рамках данного проекта. Особенность модуля – возможность регистрации обращений граждан и организаций по способу обращения, теме, результату и принятому решению. К концу года все 28 общественных приемных депутатов были автоматизированы и работали с новым модулем, что позволило установить контроль над своевременной обработкой обращений, обеспечить необходимую степень защиты данных, грамотно анализировать и планировать работу по обращениям.

В 2009 году было осуществлено внедрение еще одного специально разработанного модуля - "Учет награждений". С этого момента вся информация по текущим и предстоящим наградам регистрируется в отдельном справочнике. В этом же году началось полноценное использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). С 2009 года ЭЦП в Думе ХМАО-Югры используется при работе с документами банков, казначейства, поставщиков товаров и услуг, в том числе и при проведении конкурсов и котировок. Вместе с тем обязательная работа с бумажными экземплярами документов сохранена с учетом требований действующего законодательства.

Результаты внедрения

По итогам внедрения руководитель аппарата Думы ХМАО – Югры Виталий Бахирев отметил в своем докладе на заседании Координационного совета законодательных органов власти: "Система электронного документооборота Directum, поддерживающая полный цикл работы с документами, деловыми процессами и взаимодействием, стала важной и неотъемлемой частью автоматизированной системы поддержки деятельности Думы".

Благодаря внедрению СЭД Думе ХМАО – Югры удалось решить многие задачи, в числе которых, например, организация полного цикла работы с электронными документами. При этом появляется возможность разграничения прав доступа, поиска документов по их реквизитам, а также тексту документа и фиксирования в электронном виде всей истории работы. Также следует отметить контроль исполнения заданий и поручений, формирование статистики по текущим и просроченным задачам, а также отслеживание эффективности работы каждого конкретного подразделения Думы и его сотрудников. Внедрение системы позволило обеспечить возможность работы с обязательными бумажными экземплярами документа в соответствии с требованиями российских норм делопроизводства, включая ведение номенклатуры дел, регистрацию и контроль местонахождения документа, а также возможность соотнесения электронного документа с его бумажной копией по штрих-коду. Кроме того, через систему организуется эффективное взаимодействие с вышестоящими органами власти: создание общей базы контактных лиц, объединение всей истории телефонных переговоров, переписки и личных встреч, а также планирование совместных мероприятий.

Исполнение решений Думы в разрезе электронного документооборота, 2009

Процесс подготовки и проведения заседаний от согласования места, времени и повестки заседания до рассылки протокола и контроля исполнения решений сегодня также переведен в электронный вид. Механизм формирования стенограмм заседаний позволяет публиковать решения Думы на сайтах и организовывать рассылку пресс-релизов в СМИ, а регулярное отслеживание освещения деятельности Думы поддерживается средствами модуля "Мониторинг СМИ". Подробная статистика по публикациям позволяет фиксировать наиболее интересные прессе темы, определить список самых активных СМИ, а также положительный либо отрицательный настрой журналистских материалов. Помимо того, СЭД способствовала налаживанию работы с обращениями граждан и организаций в Думе. Регистрация как письменных, так и личных запросов устраняет возможные потери информации и делает процесс рассмотрения обращений более оперативным и прозрачным как для представителей Думы, так и для самих граждан. Необходимо упомянуть и о том, что благодаря внедренной системе информация о награжденных Думой гражданах приобрела более систематизированный вид. Вся база данных о более чем 5 тыс. награжденных включает информацию о каждом из них, количестве наград и достижений, номере и названии постановления о награждении.

На сегодняшний день в СЭД Думы зарегистрировано около 140 пользователей. Важно отметить, что наряду с планируемыми результатами переход на электронный документооборот и внедрение системы Directum позволили выявить и устранить "узкие места" в работе с документами: неэффективные маршруты согласования, дублированные операции, двойную и даже тройную регистрацию документов. Кроме того, была решена проблема копирования документов. Если учесть, что к заседанию Думы подготавливается до 500 многостраничных документов, до внедрения системы Directum сотрудникам приходилось делать примерно 50 бумажных копий комплектов этих документов, что составляло около полутора миллионов страниц на каждое заседание. Тиражирование документов, ко всему прочему, требовало и специального оборудования, занимающего большие площади. Новая современная идеология работы позволяет существенно сэкономить как финансовые ресурсы, так и силы сотрудников. По новому регламенту, депутатам, помощникам, представителям и другим заинтересованным лицам предоставляется электронная повестка заседания со всеми электронными документами в простом и удобном интерфейсе системы.

Развитие проекта

В 2010 году в рамках развития проекта Думой ХМАО-Югры планируется приобретение дополнительного пакета лицензий и подключение удаленных пользователей. В планах следующего года - развитие долговременного архива: приобретение функционала электронных хранилищ информации (Directum Storage Services) с подключением к уже используемому корпоративному хранилищу данных (HP StorageWorks MSA). Кроме того, будет расширено количество сотрудников, использующих ЭЦП. В планах ИТ-специалистов Думы развитие функционала и создание модуля планирования деятельности организации.

Не стоит забывать, что внедрение новых технологий в органах власти всегда вызывает много вопросов. Политики, как и госслужащие, бывают достаточно консервативны. Поэтому важно, что при реализации данного проекта мысль о необходимости нововведений понятна и развивается не только ИТ-специалистами, но и высшими чинами. В Думе ХМАО-Югры самое деятельное участие при внедрении системы принимают председатель Думы Василий Сондыков и руководитель аппарата Думы Виталий Бахирев. Они внимательно следят за внедрением Directum на всех стадиях проекта и в данный момент активно интересуются дальнейшими путями развития СЭД в Думе. Руководство Думы понимает, что эффективность использования системы напрямую зависит от ее постоянной модернизации.