«ЕАЕ-Консалт» переводит работу по согласованию договоров и первичных документов в DirectumRX

2018: Перевод работы по согласованию договоров в DirectumRX

24 сентября 2018 года компания Directum сообщила о том, что «ЕАЕ-Консалт» переводит работу по согласованию договоров и первичных документов в DirectumRX.

Задачи проекта

В рамках данного этапа проекта требовалось решить задачи:

• реализовать функциональную часть(отражение бизнес-процессов в обновленной системе) и реализовать платформенную часть;
• интегрировать DirectumRX и учетную систему на базе SAP S/4HANA;
• создать структурированное хранилище договорных, первичных учетных и финансовых документов;
• автоматизировать процессы согласования договорных документов;
• обеспечить эффективный поиск связанных документов по заданным критериям;
• организовать контроль исполнения сроков договорных документов.

Выбор решения

На основании собственного опыта и проводимого аудита договорных процессов был сделан вывод, что согласование и подписание договорных документов эффективней и прозрачней вести в корпоративной СЭД. В результате руководство «ЕАЕ-Консалт» запланировало внедрение модулей DirectumRX – «Договоры» и «Финансовый архив».

Ход проекта

Построенная информационная система позволила увидеть процесс жизненного цикла «становления» договора, от активности (сделки), проекта до его подписания и передачи на исполнение. Система даёт возможность руководству компании и владельцу процесса контролировать ответственность каждого звена договорного процесса за функционал, который он обеспечивает. Подготовка договорных документов начинается с «низов». Первым, кто заводит договорной документ в систему на согласование и подписание, является тот специалист, который отвечает за то, что прописано в предмете договора, он видит сроки, обязанности и ответственность и тем самым «подписывается» за то, что составил и внес. В результате руководитель организации распределяет ответственность за данные компанией обязательства перед контрагентами на всех экспертов, специалистов и их руководителей, участвующих в бизнесе и процессах, которые его обеспечивают. База Архива финансовых документов, реализована в DirectumRX, поскольку она прозрачна и в разы сокращает стоимость хранения, позволяя делать выборки по любым параметрам, формировать качественные отчёты, в том числе с выгрузкой тел документов по запросу третьих лиц и госорганов, минимизируя риски для компании, её владельца и руководителя. Илья Аксельрод, начальник Управления по обеспечению деятельности компании «ЕАЕ-Консалт»

Результаты проекта

На сентябрь 2018 года в компании с разными модулями информационной системы DirectumRX уже работают более 50% специалистов.

Планы

В планах – перенести модули DirectumRX в облако Microsoft Azure, развернуть работу в мобильных приложениях Directum Jazz и Directum Solo. Также планируется внедрить межкорпоративный электронный обмен юридически значимыми документами с контрагентами, перенести договорные документы из «исторической» базы SAP R/3 в «Финансовый архив» DirectumRX.

2017: Автоматизация процессов управления сделками

С 2017 года процессы делопроизводства компании «ЕАЕ-Консалт» ведутся в системе DirectumRX. Возможности платформы позволили создать индивидуальное решение для автоматизации процессов управления сделками, сообщили в компании Directum в феврале 2018 года.

Задачи проекта

«ЕАЕ-Консалт» — центр консалтинга, разработки программного обеспечения и оказания информационно-технологических услуг. Перед компанией стояла задача организовать централизованное хранение информации о продажах и работе с клиентами.

Выбор решения

На этапе выбора решения в первую очередь рассматривались возможности системы DirectumRX, которая была внедрена в «ЕАЕ-Консалт» ранее. Оценив потенциал платформы, руководство приняло решение создать на ее базе заказную разработку по управлению продажами, обеспечивающую функциональность CRM-системы.

Ход проекта

Проектом занимались специалисты Directum, при этом руководство и ИТ-специалисты «ЕАЕ-Консалт» активно взаимодействовали с проектной командой и оперативно решали возникающие вопросы. Работы проводились по технологии сокращенного итерационного внедрения, что позволило быстро реагировать на изменения и выполнить требования заказчика.

Также консультанты Directum провели индивидуальное обучение основных пользователей и администраторов модуля. Тренинг рядовых пользователей проводился при помощи вебинаров и развернутой информации в специально подготовленных инструкциях. Такой способ обучения уже был опробован и одобрен в «ЕАЕ-Консалт».

Результаты проекта

По итогам проекта из 1200 сотрудников компании более 400 являются пользователями системы DirectumRX, и 36 человек уже работают в модуле «Продажи».

Внедренный модуль обеспечивает:

• единую базу данных сделок с контрагентами;
• общие справочники с модулем «Делопроизводство» и «Договоры»;
• подготовку активностей с потенциальными и существующими клиентами;
• формирование отчетности по сделкам и мероприятиям;
• планирование выручки.

Модуль «Продажи» формирует исходную информацию о клиенте, а на определенном этапе развития сделки передает итоговую информацию для дальнейшей работы в другие отделы. Например, для заключения договора или проведения выставок, презентаций и рассылок.

Кроме того, разработаны отчеты, которые позволяют отслеживать динамику мероприятий и сделок, а также их качество. По отзыву заказчика, внедрение системы в области продаж стало решением проблемы географической удаленности. Теперь сотрудники «ЕАЕ-Консалт» работают в единой системе, а процессы приведены к одной форме.

В реестре клиентов отображаются все компании, зарегистрированные в DirectumRX. Здесь можно посмотреть и дополнить характеристики клиента, список сделок и проведенных активностей в отношении контрагента. В ходе проекта ИТ-специалисты расширили состав характеристик и дополнили содержание базовых справочников, что помогло настроить механизм оценки клиента по категориям. А тесная интеграция с модулем «Делопроизводство» обеспечила автоматическое расширение реестра и возможность добавлять недостающую информацию для сделки. В результате «ЕАЕ-Консалт» достигла одной из целей — сформировалась структурированная база данных о потенциальных и текущих клиентах.

Еще один справочник модуля «Продажи» — реестр сделок, который представляет собой список активностей и мероприятий по клиенту. Руководство компании и другие сотрудники, кто обладает соответствующими правами доступа, могут отслеживать сделки по конкретному контрагенту или на определенной стадии. Также в реестре фиксируется информация о встречах с клиентом, тематике обсуждаемых вопросов и принятых совместно с клиентом решениях.

По мере развития сделки и достижения поставленных результатов информация фиксируется в поле карточки «Стадия сделки». Предусмотрена автоматическая фиксация истории ее развития на вкладке «Динамика». Кроме того, существует возможность установки связи между сделкой и любыми документами системы, а также между самими сделками для добавления смысловых взаимосвязей.

Планы

В дальнейшем сотрудники «ЕАЕ-Консалт» намерены развивать модуль «Продажи» самостоятельно. В частности, планируется интеграция с остальными системами компании, доработка этапов продаж, а также возможна разработка более сложных отчетов. Специалисты Directum добавят только визуальные виджеты для руководства. Помимо этого, «ЕАЕ-Консалт» планирует внедрять модули «Договоры» и «Финансовый архив», а также готовится к интеграции ключевых справочников с ERP на базе SAP для выстраивания сквозных процессов компании.