«Еламед» оптимизировал бизнес-процессы на базе поведенческих моделей менеджеров

2020: Оптимизация бизнес-процессов на базе поведенческих моделей менеджеров

25 мая 2020 года компания «1С-Рарус» сообщила о завершении проекта по переходу на систему «1С:Документооборот» в АО «Елатомский приборный завод» («Еламед»). Настроена интеграция с MindMap, а бизнес-процессы компании оптимизированы на основе данных, полученных с помощью формирования конструктивных поведенческих моделей менеджеров и ключевых сотрудников.

Компания «Еламед» должна реорганизовывать бизнес-процессы так оперативно, чтобы внутренние процессы не тормозили развитие. Долгое время «Еламед» использовал документооборот на базе собственной разработки и платформы. Инвестиционные планы и планы развития в компании велись не системно. Отслеживать, на каком этапе и по чьей вине происходит сдвиг сроков или нерезультативность запланированных мероприятий было трудоемко и требовало участия ТОП-менеджмента компании. Необходимо было оценивать актуальность и эффективность бизнес-процессов и изменять их практически онлайн. В итоге совместная команда компаний «Еламед» и «1С-Рарус Челябинск» разработала решение на основе «1С:Документооборот». Так как революционные изменения могли привести к финансовым потерям, был выбран путь эволюционного пересмотра и оптимизации процессов предприятия.

Цели проекта:

• Оптимизировать процессы компании в соответствии с требованиями ISO 13845 за счет сокращения трудозатрат и перераспределения полномочий ключевых сотрудников и менеджеров компании, опираясь на анализ перекрестной оценки поставленных задач и выполненных результатов;
• Контролировать исполнение инвестиционных планов и планов развития предприятия за счет интеграции систем 1С:ДО и MindMap с последующим контролем исполнения задач до конечного исполнителя.

Проект был осуществлен в несколько шагов:

1. В 1С:Документооборот были отражены все ключевые бизнес-процессы компании «как есть».
2. При реализации операций бизнес-процессов происходила взаимная оценка внутренних клиентов и внутренних поставщиков как с точки зрения постановки задач, так и с точки зрения их выполнения. Кроме того, происходила оценка результативности и эффективности каждого процесса, в том числе его длительности и оперативности реакций.
3. На основании полученных данных бизнес-процессы дорабатывали до желаемого состояния.

Результаты проекта:

• Автоматизировано 300 рабочих мест.
• «1С:Документооборот КОРП» в стандартном функционале предполагает большое количество ручного ввода информации, поэтому в рамках проекта было много времени уделено автоматизации процесса постановки и контролю исполнения задач, чтобы все подчиненные задачи запускались автоматически. Также реализовано каскадное изменение сроков проекта в случае, если задача или ветвь проекта выполняется с отклонением по срокам, в рамках которого исполняется алгоритм с нетривиальной логикой.
• Постановка задач и процесс перекрестной оценки задач, сроков и полученных результатов в «1С:Документооборот» позволили компании сформировать поведенческие модели менеджеров и ключевых специалистов, а также визуализировать результаты анализа в виде гистограмм, на которых отражается процент конкретной поведенческой модели. На базе анализа негативных поведенческих моделей ключевых сотрудников и менеджеров компании удалось идентифицировать неэффективные бизнес-процессы, которые нашли отражение в «1С:Документооборот», и в дальнейшем провести оптимизацию процессов, которая повысила эффективность бизнеса.
• В рамках проекта реализована интеграция «1С:Документооборота» и MindMap ─ программного обеспечения по построению ментальных карт, что позволяет контролировать выполнение инвестиционных проектов и проектов развития предприятия посредством декомпозиции задач до конечного исполнителя. Реализован механизм загрузки/выгрузки в обе стороны, за счет чего повышается удобство анализа исполнения проектов. MindMap в этом случае выступает как инструмент разработки, визуализации и контроля мероприятий (PLAN, ACT). «1С:Документооборот» выступает как инструмент постановки задач и контроля исполнения (DO, CHECK).
• На май 2020 года все отклонения до Исполнителя можно проконтролировать и скорректировать за счет использования функционала системы, где реализована автоматическая эскалация проблемы на верхний уровень в случае невыполнения задач и мероприятий.

Реализованная система контроля и постановки задач позволила безболезненно перевести на удаленную работу более 200 сотрудников на период самоизоляции без потери функционала и эффективности работы в «1С:Документооборот». За время проекта срок согласования документов и рекламных кампаний сократился на 20%, а число задач со срывом срока или переносом сократилось с 20% до 6%. Выросла исполнительская дисциплина, качество делегирования, постановка задач управленческого персонала, а корпоративная культура в средней балльной оценке улучшилась с 3,8 до 4,5.

2017: Внедрение решения 1С:Документооборот 8 КОРП

В марте 2017 года на Елатомском приборном заводе компанией 1С-Рарус Челябинск было внедрено решение 1С:Документооборот 8 КОРП.

Показатели эффективности от внедрения 1С:Документооборот:

• сокращение среднего срока согласования документов - 20%
• сокращение срока обработки заявок на расходование ДС - 20%
• сокращение сроков обработки заказов клиентов - 12%
• сокращение времени на формирование медиаплана - 1 час для каждого региона в месяц
• сокращение времени на согласование рекламной кампании - 20%
• сокращение и оптимизация бизнес-функционала за счет реорганизации работ в 17 регионах, а также за счет сокращения численности менеджеров.

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
  • Делопроизводство
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

• Управление отношениями с клиентами (CRM)