Емир-Оил (1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана (КУФИБ))

Специалистами компании «1С-Рейтинг» завершен проект по созданию комплексной информационной системы в ТОО «Емир-Оил» на базе отраслевого решения «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана».

Система помогла оптимизировать учет в компании и скоординировать работу всех подразделений для повышения прозрачности учета. Система позволила сократить время на сбор отчетности, позволила в максимально сжатые сроки проводить анализы выполнения запланированных задач. К основным результатам проекта можно отнести автоматизацию и повышение точности расчета себестоимости продукции в разрезе скважин и месторождений, сокращение времени на начисление заработной платы в 2 раза. Также реализован учет в функциональной валюте, как следствие ускорена процедура подготовки данных для финансовой отчетности с 3 дней до 1 дня. Автоматизирован процесс бюджетирования.

ТОО «Емир-Оил» является компанией специализирующейся на разведке и добыче нефти и газа и владеющей лицензиями на геологоразведку блока месторождений Аксаз, Долинное, Емыр, Есен, Кариман, расположенных в Прикаспийском регионе РК на территории площадью около 850 квадратных километров.

В 2014 году в компании назрела необходимость комплексной автоматизации, т.к. на тот момент был автоматизирован только бухгалтерский учет в программе стороннего разработчика, однако возможности этой программы были ограниченными, часть работы по учету выполнялась вручную. Движение документооборота в компании от момента создания до завершения исполнения было непрозрачным и нескоординированным.

Перед компанией встала необходимость организовать прозрачный документооборот, сделать получение фактических затрат оперативным, автоматизировать систему бюджетирования, процессы организации закупа и складского учета, процесс подачи заявки до заключения договора и отражения данного процесса в бухгалтерском учете.

Для для реализации поставленных целей был выбран программный продукт «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» (далее КУФИБ). Партнером по внедрению стала компания «1С-Рейтинг».

Этапы проекта внедрения информационной системы:

• предпроектное обследование;
• кастомизация системы на основании технических заданий под специфику учета компании;
• обучение пользователей на групповых тренингах;
• развертывание и настройка информационных систем;
• перенос из прежних систем учета, структурирование справочной информации;
• тестовый запуск и корректировка по итогам опытной эксплуатации;
• запуск в промышленную эксплуатацию и поддержка пользователей.

В ходе проекта автоматизированы следующие разделы учета:

• бухгалтерский учет (банк и касса, расчеты с контрагентами, товарно-материальные ценности, торговые операции, производственные операции, основные средства, нематериальные активы, расчет зарплаты и кадровый учет, завершение периода, регламентированная отчетность);
• налоговый учет;
• финансы, управленческий учет, бюджетирование, финансовое планирование;
• управление персоналом и кадровый учет (HRM) - кадровый учет, расчет зарплаты, учет рабочего времени;
• управление складскими запасами, учет продаж ТМЦ;
• взаиморасчеты с покупателями, взаиморасчеты с поставщиками;
• производство, услуги - учет затрат на производство, расчет фактической себестоимости, учет основных средств, расчет амортизации.

Основные результаты проекта

Подсистема бухгалтерского и производственного учета

• автоматически производится расчет себестоимости по скважинам и месторождениям, (ранее расчет выполнялся вручную)
• получена возможность не дожидаясь окончательного расчета себестоимости готовой продукции, провести приход и все движение готовой продукции по плановой стоимости. А после закрытия месяца программа автоматически корректирует себестоимость до окончательно. Все это позволяет значительно экономить время бухгалтера
• закрытие авансов полученных и выданных производится автоматически, что значительно экономит время
• основные средства: коэффициент для расчета амортизации производственным методом, рассчитывается автоматически, после внесения добычи за месяц в программу, ранее рассчитывалось вручную
• удобно готовить платежи на оплату поставщикам с помощью «списка расчетных документов» и выбрать неоплаченные счета фактуры, выгрузить с 1С и загрузить в систему интернет-банкинг
• налоги: очень удобно формировать декларации , особенно ф 200 и 210, отчет по мониторингу, автоматический расчет экономит и время и исключает возможность ошибки

Отзыв начальника отдела налогового учета, Мейрамкул Дарисовой: «В первую очередь мы хотели бы сказать, что получаем удовольствие, работая в программе 1С. Данная программа очень прозрачна, имеется возможность формировать оборотки, отчеты и анализы так, как это нам нужно и как мы хотим видеть».

Подсистема расчета заработной платы

Появилась возможность формировать различные отчеты по заработной плате. Автоматизирован расчет отпусков и больничных плюс дальнейшее формирование отчета по данным расчетам. Главный плюс в том, что в 1С можно проанализировать количество дней и период, когда сотрудник находился в отпуске или на больничном.

Взаимосвязь кадровых и расчетных документов, помогла сократить время на взаимодействие с сотрудниками кадровой службы, т.к. всю интересующую информацию можно вывести и проанализировать в программе.

Автоматизированы большие и объемные расчеты сверхурочных и резервов отпусков. Расчеты происходят по итогам работы за год, ранее на это уходило очень много времени. Надеемся, что 1С поможет нам в конце года произвести расчеты более оперативно.

Ранее табель предоставляли на бумажном носителе, а расчет заработной платы осуществляли в прошлой учетной системе, т.к. данные не хранились в общей системе, уходило много времени на расчет. Здесь еще раз отмечается взаимосвязь кадровых и расчетных документов. На данный момент кадровик формирует Табель в 1С, после чего начисления рассчитываются автоматически.

Налоги рассчитываются автоматически и почти не требуют проверки, информация прозрачная и итогам расчета можно вывести отчет.

Удобно автоматизирован механизм по выплате заработной платы. Для того чтобы выплатить заработную плату в установленной информационной системе есть специальный документ, который отнимает все необходимые удержания и рассчитывает сумму, которую сотрудник должен получить на руки автоматически.

Мнение специалиста по оплате труда Дауренбековой Виктории: «По итогам внедрения 1С остались положительные эмоции! Если подвести итог по внедрению, отметим, что самое главное - сократилось время затрачиваемое на начисление заработной платы. Ранее для того чтобы начистить заработную плату уходило 10 дней. Сейчас уходит 5 дней. Наверное, больше занимает времени учет питания, если еще раз продумать схему, как можно автоматизировать его и сделать максимально удобным, количество дней сократилось бы с 5 до 4».

Подсистема бюджетирования

Бюджет компании состоит из нескольких разделов поэтому внедрен и автоматизирован модуль бюджетирования:

• Бюджет добычи и доходов
• Бюджет капитальных затрат
• Бюджет оперативных затрат
• Бюджет затрат по реализации
• Бюджет планируемых налогов
• Бюджет планируемых вознаграждений
• Бюджет административных затрат
• Бюджет планируемых затрат ликвидационного фонда
• Бюджет планируемых затрат на обучение

Данные статьи бюджета (за исключением статей бюджет планируемых затрат ликвидационного фонда и бюджет планируемых затрат на обучение) были внедрены сотрудниками 1С-Рейтинг. Цель внедрения состояла в повышении прозрачности учета и сокращении времени на сбор отчетности, чтобы в максимально сжатые сроки проводить анализы выполнения запланированных задач.

Данная цель была достигнута. Сотрудники компании 1С-Рейтинг, понимая задачи, поставленные перед ними, планомерно выстроили схему внедрения бюджетного планирования. Было проведено много разработок в разрезе предоставленного бюджета. Хотелось бы отметить работу Елены Щербининой, которая понимая суть бухгалтерского учета и суть управленческого учета, помогала специалистам департамента экономики и бюджетного планирования успешно выбирать нужную информацию.

Отзыв начальника департамента экономики и бюджетного планирования, Батимы Яхъяевой: «В процессе внедрения возникало и успешно решалось очень много трудностей, связанных с учетом специфики бюджета компании. Уверена в плодотворной дальнейшей работе с вашей командой».

Подсистема учета в функциональной валюте

Для ведения параллельного учета в тенговом и в долларовом эквиваленте – был внедрен модуль учета в функциональной валюте.

Внедрение данного модуля позволило видеть каждую бухгалтерскую операцию в долларовом эквиваленте. Ранее специалистам приходилось обновлять поочередно сначала тенговый учет, затем учет долларовый, при этом не было прозрачности и не было возможности проследить курс на дату проводки.

Удобно то, что при закрытии месяца переоценка валюты рассчитывается параллельно и имеется возможность проследить как переоценился каждый бухгалтерский счет, именно какая бухгалтерская операция включена, включая аналитику. В случае закрытия авансов, также можно увидеть по какому историческому курсу закрылся аванс.

Оборотно-сальдовую ведомость, анализ по бухгалтерским счетам и другую необходимую информацию можно сформировать как в тенге, так и в долларах, что удобно при формировании различных анализов и при подготовке финансовой отчетности в дальнейшем.

В программе максимально были учтены все наши пожелания касательно имеющихся различии между тенговым и долларовым учетом. Например: одна бух операция в тенговом и долларовом учете «садится» на разные бухгалтерские счета.

Особенно хотелось бы отметить совместную работу с Кушаковой Еленой. Каждый раз, обращаясь к ней с тем или иным вопросом, получала точный и профессиональный ответ. Все доработки, настройки отчетов и многие наши пожелания, видения той или иной информации настраивались четко, как нами и требовалось. Мы очень высоко оценили ее профессионализм, оперативность и чувство ответственности перед клиентом.

Гульжамал Утебергенова, начальник отдела бухгалтерского учета: «В целом от внедрения программы 1С получили только положительные результаты. Все запланированные ожидания от программы 1С на этапе внедрения были достигнуты. Срок подготовки данных для финансовой отчетности сократился с 3 дней до 1 дня».

В дальнейших планах автоматизация подготовки финансовой отчетности в управленческом учете, автоматизация формирования себестоимости реализованной продукции в разрезе статьей затрат.

Подводя итоги проекта можно сказать, что цели, поставленные перед внедрением учетной системы, достигнуты. Сотрудники компании «Емир Ойл» очень довольны профессионализмом специалистов компании «1С-Рейтинг»! По завершении внедрения – система переведена на постпроектное сопровождение, выполняется обслуживание и поддержка пользователей.

Система введена в промышленную эксплуатацию с 1 июня 2015 года, количество автоматизированных рабочих мест 30.