Завершено тиражирование системы Directum в филиалах "Газпром трансгаз Чайковский"

Компания DIRECTUM объявила в мае 2011 года о завершении тиражирования ECM-системы DIRECTUM на всю структуру ООО "Газпром трансгаз Чайковский". По результатам проекта в системе одновременно работает порядка 1100 сотрудников.

Проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в "Газпром трансгаз Чайковский" начался в конце мая 2008 года. Кроме классических задач ускорения документооборота, работы с входящей и исходящей корреспонденцией и создания единого электронного хранилища документов перед рабочей группой внедрения были поставлены специфичные для предприятия задачи – в частности, работа с внутренними документами Газпрома.

Реализация проекта была разделена на три этапа. В первую очередь, внедрение DIRECTUM было проведено в Управлении материально-технического снабжения и комплектации (УМТСиК), затем, на втором этапе, к системе электронного документооборота подключилась управляющая структура. На первом и втором этапах было проведено исследование и разработаны проектные решения, которые должны были стать основой для последующего внедрения во всех филиалах.

Тиражирование системы на всю структуру ГТЧ стало третьим этапом проекта внедрения. Работы по тиражированию стартовали в марте 2009 года. В состав рабочей группы тиражирования вошли консультанты компании DIRECTUM, а также специалисты Сертифицированного партнера DIRECTUM, компании "ПермИнТех", которые привлекались для консультации пользователей и проведения обучающих семинаров. В ходе третьего этапа были автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• работа с входящими документами;
• работа с исходящими документами;
• согласование приказов и распоряжений по основной деятельности;
• согласование служебных записок;
• согласование договорных документов;
• согласование заявок на авто- и авиатранспорт.

В первую очередь автоматизация распределилась на филиалы, находящиеся в непосредственной близости от Чайковского: Инженерно-технический центр (ИТЦ), Чайковское ЛПУ, Управление Аварийно-восстановительных работ № 1. Параллельно с этим осуществлялся мониторинг работы системы в управляющей структуре. По итогам первых 6 месяцев полноценной работы Администрации в DIRECTUM был проведен аудит системы, в результате чего были определены пожелания по дальнейшему развитию системы и созданы 2 новых типовых маршрута, обеспечивающие работу сервисных служб компании: "Работа с заявками в ИТЦ" и "Заявки в службу автоматизации, информатизации и телекоммуникации (САИТ)". За счет перевода в электронный вид процесса подачи заявок в ИТЦ и САИТ значительно сократилась нагрузка на сотрудников этих служб и ускорилась обработка заявок, поступающих централизованно из всех филиалов.

В 2009 году была завершена автоматизация филиалов, находящихся на территории Удмуртской республики: Воткинского ЛПУ и Увинского ЛПУ. С 2010 года тиражирование осуществлялось параллельно двумя командами с привлечением партнеров. При этом в ходе проекта 2 филиала из 18 были автоматизированы самостоятельно силами специалистов ГТЧ.

Технически работа сотрудников ГТЧ в системе DIRECTUM организована на 1 главном и 15 вторичных серверах. На главном сервере помимо Администрации Общества работают еще 2 удаленных подразделения Администрации, 3 филиала и одно подразделение удаленного филиала.

В рамках проекта осуществлена интеграция DIRECTUM с ERP-системой КАС "Бизнес-Люкс". В системе реализованы процессы, проходящие между несколькими филиалами:

• согласование служебных записок;
• согласование договорных документов;
• работа с заявками в ИТЦ;
• согласование заявок на спецтехнику и авиатранспорт;
• заявки в САИТ.

В системе DIRECTUM одновременно работает порядка 1100 пользователей на 16 серверах. При этом количество зарегистрированных пользователей насчитывает более 2200. Ежедневно в системе создается от 500 до 750 документов.

Евгений Дурманов, руководитель проекта внедрения компании DIRECTUM, отмечает: "Если в начале проекта сотрудники ГТЧ настороженно относились к внедрению DIRECTUM, то к концу тиражирования филиалы уже ждали консультантов с нетерпением, поскольку со временем все ощутили преимущества работы в едином информационном пространстве. Стимулом для сотрудников стал ощутимый эффект от внедрения: до появления DIRECTUM согласование договоров со Службой корпоративной защиты в Чайковском занимало до месяца, а после внедрения системы в филиалах процесс согласования значительно сократился".

Дальнейшее развитие системы DIRECTUM в ГТЧ будет связано с реализацией дополнительных пожеланий и требований, возникших в ходе тиражирования.