«Зерн» подвела первые итоги внедрения системы управления «Первая Форма»

3 декабря 2018 года компания «Первая Форма» подвела итоги первого этапа внедрения системы управления «Первая Форма» в компании ZERN.

Предпосылки и цели проекта

В компании ZERN каждый договор продажи фиксирует целый набор условий, включая скидки, отсрочки и пр., из-за которых процесс согласования сделки получает множество проверок и ветвлений. Было очевидно, что ни одна «коробочная» система автоматизации не может содержать подходящего готового процесса. Поэтому компания искала систему-конструктор, в которой можно было бы реализовать собственные бизнес-процессы с учетом всех нюансов.

Второй целью внедрения было желание систематизировать коммуникации с клиентами и собрать в единой системе данные по всем взаимодействиям – встречам, звонкам, командировкам, конференциям и обучающим семинарам.

При выборе платформы автоматизации потенциальным поставщикам было предложено задание – настроить в своих системах тестовый процесс, близкий к реальному согласованию сделки. По итогам теста было выбрано решение, предложенное «Первой Формой», так как платформа не вынуждает приспосабливаться к преднастроенным параметрам и этапам «коробочного» процесса, а позволяет создать свой, полностью подходящий маршрут с гибкой логикой.

Ход проекта

Для начала в «Первую Форму» были импортированы данные по контрагентам, настроены различные сценарии коммуникаций с ними, а также автоматизирован процесс многоэтапного согласования сделки. После завершения согласования текст договора быстро генерируется по шаблону на основе заданных параметров, а данные по сделке синхронизируются с учетной системой 1С.

Маршрут согласования хранится в виде справочника, который могут редактировать сами пользователи (наделенные соответствующими правами). Поэтому маршрут можно быстро дополнять или перенастраивать без кодирования – добавить новое согласующее лицо, изменить порядок согласования или условия запроса подписи (например, запрашивать подпись директора филиала только для сделок свыше указанной суммы, и т.п.). Вносимые изменения вступают в силу мгновенно. Таким образом, с помощью записей справочника задаются отдельные маршруты согласования для каждого из направлений деятельности, разных филиалов и разного набора условий.

Параллельно с автоматизацией самого сложного процесса – процесса продаж – были автоматизированы и другие задачи. Уже в первые недели использования «Первой Формы» ИТ-специалисты ZERN самостоятельно настроили процессы обработки заявок (Service Desk) для ИТ-службы и для АХО, а также постановку и контроль поручений в подразделениях. Позднее добавились кадровые процессы: согласование вакансий и подбор новых сотрудников, прием на работу и прохождение испытательного срока, заявки на выдачу сотрудникам кадровых и бухгалтерских справок.

Итоги проекта

В компании ZERN отметили, что выгоды от внедрения «Первой Формы» начали проявляться практически сразу после запуска: например, текст договора в созданной системе формируется автоматически, по шаблону, на основе согласованных параметров сделки, и за счет этого среднее время подготовки договора уменьшилось практически в 4 раза – с 1 часа до 15 минут. Поскольку ZERN заключает сотни договоров в месяц, экономия времени только на одной этой операции получается очень значительной.

Раньше если договор заключался в филиале, а согласовывался в центральном офисе, подготовка сделки могла занимать больше суток, а документы неоднократно пересылались разным адресатам по электронной почте. По итогам проекта все внутренние коммуникации ведутся только в «Первой Форме», они прозрачны и четко структурированы. В карточке клиента всегда есть последние, актуальные версии документов. Все взаимодействия также привязаны к карточке клиента, и при каждом следующем контакте можно быстро посмотреть историю продаж и текущий статус сделки.

Нагрузка, связанная с согласованием сделок, сместилась в сторону менеджеров – руководители подключаются к продажам уже на этапе финального согласования и тратят на это гораздо меньше времени. Освободившееся от «проталкивания» договоров время они используют для развития бизнеса.

«Первая Форма» открыла возможности для улучшения процессов. В системе доступна статистика прохождения отдельных этапов. Анализируя ее, можно выделить операции, которые стоит усовершенствовать, и опробовать разные варианты решения проблемы.

«Преимущество «Первой Формы» – то, что в ней есть и простые конструкторы для типовых настроек, и максимально гибкие инструменты для сложных автоматизаций. Конструкторы позволяют быстро создавать простые процессы и шаблоны документов. Но если перед вами стоит нетиповая задача, вы можете реализовать для нее практически любую логику, используя прямые SQL-запросы к базе данных или JS-скрипты». Кирилл Попов, руководитель отдела системной интеграции ZERN