ИНТАЛЕВ (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли в которых работает компания

Консалтинг (в т.ч. автоматизация управления и бизнес-обучение). Группа компаний «ИНТАЛЕВ» – международная консалтинговая компания, специализирующаяся на внедрении современных систем управления. Компания является одним из лидеров российского рынка консалтинга и автоматизации в области стратегического, процессного, финансового управления.

1.2. Территориальная распределенность

Офисы «Инталев» расположены во всех Федеральных округах России, а также на Украине и в Казахстане. В партнерскую сеть входят компании из России, стран СНГ, Азии, Восточной Европы, Южной Африки.

1.3. Численность персонала

Около 250 сотрудников, работающих в центральном офисе. Пользователями системы являются более 1000 Компаний и десятки тысяч специалистов.

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

• Внутренние консультанты Компании
• Консультанты партнерской сети
• Внешние пользователи ПО Инталев (находящиеся в удаленных регионах и новые пользователи, которые только начинают знакомиться с программными продуктами)

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основная задача – удовлетворение образовательных потребностей пользователей программных продуктов ИНТАЛЕВ независимо от их пространственного и временного расположения по отношению к «месту дислокации» консультантов.

А также:

• популяризация программных продуктов ИНТАЛЕВ (передача пользователям знаний о функциональных возможностях программных продуктов, консультация по использованию ПО)
• формирование необходимых профессиональных навыков у консультантов и партнеров для настройки и использования ПО ГК ИНТАЛЕВ.

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Обучение удаленных пользователей программного обеспечения навыкам работы в используемом программном продукте
• Контроль результатов обучения
• Информирование пользователей о новых решениях и методиках ведения управленческого учета компании
• Накопление и сохранение знаний (создание библиотеки примеров, видео-роликов, презентаций, статей и т.п.)
• Получение обратной связи от пользователей путем проведения опросов и голосований
• Проведение on-line семинаров и видеоконференций

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

• Доступность портала во всех компаниях партнерах
• Интуитивно-понятный интерфейс администрирования портала ДО
• Простота работы на портале
• Автоматизация рутинной работы, связанной с проведением тестирования, опросов, подготовкой отчетов и т.д.

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

Формирование проекта началось с определения целей, аудитории и задач, к решению которых должно привести открытие учебного портала. На основании этого было составлено техническое задание на проект. Учитывая большой объем информации, пришли к выводу, что без специальных инструментов не обойтись.

Начался поиск программного обеспечения, для создания системы ДО и корпоративного учебного портала по выделенным ранее критериям и характеристикам, а также поиск программного обеспечения для разработки курсов ДО. В результате были выбраны программные продукты компании WebSoft: WebTutor (СДО) и CourseLab (редактор курсов), которые кроме реализации основных задач, обеспечивали возможность быстрой разработки курсов благодаря наличию готовых шаблонов и библиотеки готовых объектов, а также возможность настройки корпоративного дизайна портала.

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Написание ТЗ - декабрь 2006 Утверждение ТЗ и покупка софта для разработки курсов (CourseLab) - февраль-апрель 2007 Разработка курсов - с апреля 2007 Покупка ПО для организации учебного портала WebTutor - конец 2007 Оформление портала согласно корпоративным стандартам, наполнение его контентом, загрузка базы пользователей, настройка безопасности - с января 2008 Запуск и тестовая эксплуатация портала – с апреля 2008 Ввод системы в коммерческую эксплуатацию – с 1 сентября 2008

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Руководитель группы поддержки пользователей – администратор системы
• Внутренние консультанты (5 человек) – подготовка методических материалов курсов и тестов
• Разработчики электронных курсов – 3 человека
• IT специалист – частичная занятость при установке системы

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

• Превращение учебных материалов в контент электронных курсов. Были трудности при создании первых электронных курсов, т.к. не было раньше такого опыта по организации учебных материалов в формате слайдов дистанционных курсов.
• Контроль обучения пользователей. Обнаружилось, что при отсутствии контроля за ходом обучения пользователи нередко не проходили учебные курсы до конца. Оказалось, что их надо опекать, контролировать, напоминать им о незавершенных курсах – в этом случае они успешно завершают свое обучение.

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Финансовые затраты соответствовали. А временные превысили ранее запланированные, по причине затянувшейся разработки курсов (ждали выхода нового программного продукта и не имело смысла писать курсы по старому продукту).

3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте

Первые разработанные курсы слишком долго загружались, т.к. в них было очень много материалов + картинки + звук. Когда в последствии стали делить курсы на более мелкие части, эта проблема исчезла.

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

• Использование Учебного портала для проведения вэб-конференций и вебинаров с использованием технологии Виртуального класса
• Дальнейшая интенсивная разработка курсов и тестов
• Расширение базы знаний, пополнение ее новыми примерами, статьями и т.п.
• Сопровождение и дополнение очного обучения дистанционным
• Автоматический сбор отзывов о проводимых учебных мероприятиях, в т.ч.электронных курсах
• Организация обмена опытом между партнерами, проведение on-line конференций благодаря использованию механизма форумов и чатов

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

Разрабатываются электронные курсы по направлениям:

• По программным продуктам
• По методикам формализации бизнес-процессов

Все курсы разрабатываются собственными силами специалистов компании.

Разработка курсов происходит следующим образом:

• Написание сценария к курсу: теоретическая и практическая часть
• Реализация курса
• Проверка реализации
• Корректировка реализации
• Подготовка к публикации на портал
• Публикация

4.3. Команда для поддержки и развития системы

Всего в проекте задействовано около 12 человек

• Администратор портала – предоставляет доступ к учебному порталу, отправляет уведомления, публикует новости, поддерживает работоспособность системы
• Разработчики электронных курсов – 3 человека
• Специалист по созданию видеороликов с конкретными примерами
• Внутренние консультанты (эксперты) – подготовка методических материалов курсов и тестов
• Системный аналитик – частичная занятость при решении технических проблем

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

• Учебный портал введен в коммерческую эксплуатацию и открыт для внешних пользователей, в рамках сервиса тех.поддержки пользователей
• На портале уже опубликован 31 курс по программным продуктам компании
• Регулярно проводятся опросы и голосования, с целью получения обратной связи от пользователей
• За первые полгода работы портала пройдено 520 человеко-курсов (170 человеко-тестов)
• Повышается доступность программных продуктов компании, т.к. облегчается процесс освоения пользователями этих программ (благодаря электронным курсам, библиотеке видеороликов и базе знаний)

5.2. Экономическая эффективность

• Продвижение методики, расширение рынка - теперь любой человек имеющий выход в Интернет может проходить обучение по программным продуктам компании со своего компьютера не зависимо от его местонахождения
• Снизилась стоимость обучения пользователей (раньше приходилось куратору лично заниматься обучением новых пользователей)
• Контроль процесса обучения
• Информирование о проводимых очных платных мероприятиях получение дополнительного дохода

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

Популяризация продуктов компании Доступность учебного портала внешним пользователям в рамках тех.поддержки, т.к. опыт показывал, что пользователи программного обеспечения, которые раньше (до открытия портала) обучались работе с программой самостоятельно, часто не подозревали обо всех ее функциях и использовали их далеко не полностью

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Очень положительная, никаких сложностей с использованием системы ни у сотрудников, ни у партнеров, ни у внешних пользователей не возникало, недовольных не было.

5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы

Внедрение системы было идеей Ген.директора компании, которую он привез с выставки в Германии. В связи с чем, проект всячески поддерживался руководством. И внедрение системы оправдало ожидания руководства!