ИП Зир Михаил Витальевич (1С:Документооборот ПРОФ)

2019

Причины внедрения автоматизированной системы:

• большое количество документов и отсутствие грамотного структурирования, из-за чего много времени уходило на поиск нужного документа;
• неудобно отслеживать постановку, согласование и утверждение и исполнение документов;
• трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки и задержки;
• при увеличении потока документации происходят ошибки, потеря данных, работа значительно замедляется;
• путаница с актуальностью документов.

Заказчик пришел в выводу, что необходимо упорядочить и автоматизировать работу с документацией и с таким запросом обратился в компанию «Аксиома-Софт». Было принято решение автоматизировать делопроизводство при помощи программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ». Специалисты оказали консультацию по выбору наиболее подходящего программного продукта, установили программу на компьютер и провели обучение.

В рамках внедрения унифицированы шаблоны договоров и дополнительных соглашений, а также входящих и исходящих документов, настроено автоматическое заполнение документов по шаблонам, настроено хранение реестров и номенклатура дел, ведение журнала передачи документов. Настроены составные процессы входящих и исходящих писем, а также маршруты согласования для различных типов договоров. Настроены удобные отчеты по договорам и дополнительным соглашениям.

В результате заказчик смог классифицировать документы и получил возможность оперативно найти нужный по любым реквизитам, включая содержание. За счет возможности использования шаблонов упростился процесс создания документов, улучшился контроль руководителя за счет возможности наблюдения за процессом работы с документами. В свою очередь, возможность сохранения версий документов позволила использовать все наработки. Внедрение этой автоматизированной системы позволило в целом упорядочить работу ИП Зир Михаил Витальевич.

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов