Как «ВкусВилл» открывает новые магазины с помощью BPM-системы

Компания «ВкусВилл» владеет сетью из 700+ магазинов в Москве, Подмосковье и соседних областях. Специализация «Вкусвилла» – продукты для здорового питания. Торговая сеть живет и постоянно меняется – одни магазины открываются, другие меняют формат, третьи закрываются на ремонт и возобновляют работу после реконструкции.

Процесс открытия нового магазина – один из самых важных и ответственных. С 2018 года он автоматизирован в BPM-системе «Первая Форма». Эта реализация интересна тем, что охватывает весь процесс от первоначальной идеи до торжественного открытия магазина, причем на каждом этапе используются свои, наиболее подходящие инструменты.

Выбор – на карте

Процесс начинается с выбора района и оценки окружения, этим занимается менеджер по развитию территории. Для этого система «Первая Форма» интегрирована с Яндекс.Картами. На карте отображаются все торговые точки сети. При небольшом масштабе точки объединяются в кластеры – так можно оценить общее количество действующих магазинов, то есть степень освоения территории. При увеличении масштаба отображается более детальная информация: например, цвет метки соответствует статусу магазина (работает, на ремонте и т.п.), а буква внутри метки – одному из брендов, которые развивает компания. По клику на метку можно открыть карточку магазина в «Первой Форме». При желании можно на карте отфильтровать точки по нужным признакам – например, посмотреть только магазины, которые готовятся к открытию в ближайшее время.

Менеджер по развитию территории оценивает окружение, покупательский поток, наличие конкурентов, и если считает район перспективным – ставит на карте специальную отметку («закладку»). Для этого достаточно кликнуть мышью по нужной точке на карте.

Затем процесс подхватывают специалисты по поиску – они получают уведомления о новых закладках в закрепленных за ними районах. Получив уведомление, они приступают к подбору подходящего помещения. Поисковики ведут работу параллельно – конкуренция стимулирует скорость и качество поиска. Когда сотрудник находит подходящий объект, он регистрирует его в системе и отправляет на рассмотрение менеджеру по развитию территории.

Специалисты по поиску обычно работают с «Первой Формой» из мобильного приложения – так они могут вносить данные в систему прямо на объекте и подтверждать их фотографиями. Для оценки помещения в системе разработан чек-лист, который поможет собрать исчерпывающие данные и ничего не забыть. Позже данные из чек-листов удобно сводить, сравнивать и оценивать.

Территориальный менеджер анализирует все объекты, предложенные поисковиками, выбирает наиболее удачный и инициирует процесс открытия магазина.

Подготовка магазина к открытию

Подготовка магазина к открытию включает множество этапов, связанных друг с другом по срокам – например, ремонт нельзя начать без заключения договора, оформление торговых залов стартует только после завершения ремонта, и т.п. Какие-то задачи, наоборот, лучше выполнять параллельно, чтобы не задерживать процесс. Все эти ограничения учтены в «Первой Форме».

Работы по подготовке магазина разделены на два крупных блока – юридический и строительный. Задачи юридического блока – это согласование заявки на открытие магазина, подписание договора аренды, заключение договоров на субаренду и т.п.

Строительный блок работ включает полный цикл подготовки помещения: от выезда на объект для обмеров, строительно-монтажных работ, согласования расстановки торгового оборудования и ИТ-обеспечения до сдачи готового объекта, оформления торговых залов и торжественного открытия магазина.

Как правило, открытие одного магазина порождает от 10 до 20 подзадач. Каждая задача – это полноценный самостоятельный бизнес-процесс, со своим маршрутом выполнения, взаимосвязями, согласованиями и подтверждающими документами. В «Первой Форме» контролируются не только соблюдение сроков, но и передача ответственности – в каждый момент времени четко понятен исполнитель задачи, его объем работ и критерии приемки. Например, задача по оформлению договора аренды не может быть завершена, пока не будет приложена скан-копия подписанного договора и указана дата передачи помещения.

Результаты выполнения каждой подзадачи передаются в головную задачу, из которой можно следить за ходом подготовки нового магазина – по статусам отдельных подзадач или по диаграмме Ганта. По окончании процесса в головной задаче собирается вся ключевая информация – договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозные показатели оборота, даты, ответственные сотрудники от разных подразделений.

После открытия магазина процесс не обрывается – в системе ведется контроль сроков действия договоров, планируются рекламные акции. Также в систему переводятся процессы аудита и технического обслуживания действующих магазинов. Интеграция с 1С позволит на определенном этапе открытия магазина «подтягивать» данные о нем в бухгалтерскую систему, чтобы использовать их при оформлении документов.

Результаты для бизнеса

В «Первой Форме» в режиме реального времени можно посмотреть, на каком этапе находится каждый процесс открытия магазина. Соответственно, сводная отчетность по количеству открытых магазинов и магазинов на разных стадиях открытия формируется автоматически. Раньше сбор такой отчетности и поддержание ее в актуальном состоянии было трудоемкой задачей, так как приходилось запрашивать данные из многих подразделений.

В карточке действующего магазина указаны сотрудники, ответственные за основные обслуживающие процессы – хозяйственное обеспечение, ремонты, юридическое сопровождение, аренду, мерчендайзинг, рекламу. Теперь выяснить, к кому нужно обратиться с той или иной проблемой, не составляет труда – ответственность прозрачна и строго разграничена.

Коммуникации сотрудников разных подразделений ведутся в системе – ситуации, когда какие-то вопросы были решены устно или в сторонних мессенджерах, а потом эти решения были забыты, практически исключены.

В «Первой Форме» сохраняется историчность данных. Например, если какое-то помещение уже рассматривалось ранее для размещения магазина, но было отклонено, в системе сохранятся все собранные ранее данные и причины отклонения. Если сроки по какой-то задаче переносились – можно узнать кем и по какой причине.

Портал для сотрудников

Внимание к сотрудникам, поддержание интереса к работе и создание комфортной среды – часть стратегии развития «ВкусВилла». В «Первой Форме» для них разработан корпоративный портал – аналог внутренней социальной сети.

На портале можно найти группы по интересам («Путешествия», «Театралы», «Киноманы», «Футбол»), поздравить коллег с днем рождения, посмотреть фотографии с совместных мероприятий, скачать книги, записаться на обучение, пройти опрос или квест. Здесь же можно загрузить образцы для заполнения кадровых документов – анкет, заявлений.