Институт развития образования Иркутской области внедряет СЭД

Компания RKIT Group завершила проект автоматизации управления процессами и документами в Областном государственном автономном образовательном учреждении «Институт развития образования Иркутской области» (ОГАОУ ДПО ИРО).

Цели

При выборе системы электронного документооборота, руководством института акцент ставился на широких функциональных возможностях системы с точки зрения перспектив развития. Большое значение придавалось также опыту команды внедрения при решении нетривиальных для классического понимания СЭД задач.

Основной акцент в проекте был сделан на автоматизацию процедуры «Внутренний аудит» системы менеджмента качества Института как первого этапа для автоматизации всей СМК. Внутренний аудит – важный процесс, который обеспечивает руководителей необходимой информацией об эффективности работы СМК, позволяет своевременно обнаруживать и корректировать возникающие проблемы. В рамках проекта в системе DocsVision реализована возможность создания годового плана внутренних аудитов, созданы шаблоны документов, участвующие в процессе. В режиме реального времени осуществляется поэтапный контроль исполнения аудита. Формируется сводный отчет с информацией о проверенных подразделениях, количестве выявленных несоответствий и статусе корректирующих действий с указанием причин невыполнения при их наличии.

Итог

Благодаря созданному решению повысилась прозрачность процессов, сокращено время прохождения процедур. Руководители института получили удобные инструменты для контроля исполнения поручений, управления загруженностью сотрудниками.

На текущий момент в системе работают делопроизводители – управляющие по СМК, руководители факультетов и других подразделений Института.