«Институт ядерной физики им. Г.И. Будкера» внедрил систему электронного документооборота

2022: Внедрение системы электронного документооборота

19 апреля 2022 года компания Croc Code сообщила о внедрении системы электронного документооборота для Института ядерной физики им. Г.И. Будкера.

По информации компании, система электронного документооборота (СЭД) на базе решения АТАЧ, объединила более 2000 сотрудников из 170 подразделений института и обеспечила возможность безопасной удаленной работы с различных устройств. В данном решении реализован переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО), который разрешен Трудовым кодексом РФ и внедряется по стране с конца 2021 года.

В 2021 году институт провел процедуру закупки подходящего продукта. Победителем стала предложенная компанией Croc Code платформа цифровизации бизнес-процессов и документов АТАЧ разработки ООО «ММК-Информсервис».

СЭД АТАЧ охватила организационно-распорядительную и кадровую документацию ИЯФ, входящую и исходящую корреспонденцию. Теперь внешние документы из электронной почты автоматически заносятся в систему и поступают в канцелярию для дальнейшей маршрутизации. Далее они проходят цикл обработки и согласования в электронном виде и могут быть направлены в ответ на обращение как в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП), так и на бумажном носителе при необходимости.

До внедрения данной СЭД, после получения входящего письма сотрудники канцелярии вручную заполняли бумажную карточку каждого входящего документа и отмечали в ней все действия, произведенные с документом, также вручную. Теперь процесс обработки входящей корреспонденции и определение исполнителя для ответа занимает не более пяти минут. Работа и с внешней, и с внутренней документацией выстроена так, что позволит вскоре отказаться от бумажных носителей.

Специалисты Croc Code и ММК-Информсервис перевели в электронный вид кадровый документооборот в части служебных записок, приема и перевода сотрудников, изменения условий работы и ставок, отпуска. Особое внимание уделили цифровизации допусков на специализированные работы, так как специфика института предполагает работу на опасных производственных объектах с определенным уровнем допуска сотрудников на участки. Это позволило ускорить процесс получения такого разрешения с нескольких недель до нескольких дней.

Все действия специалисты ИЯФ теперь производят в одном окне браузера, с помощью нескольких кликов и без переключений по вкладкам. Документ, поступивший на согласование, открывается сразу в карточке, без дополнительного скачивания. Есть возможность работы с полной функциональностью системы, в том числе подписания документов ЭП не только через веб-приложение, но и через телефон или планшет. Также СЭД формирует по запросу отчетность о ходе выполнения задач, соблюдении сроков выполнения и общему объему документации в зоне ответственности сотрудника. По каждому документу, прямо в СЭД, можно вести чат-переписку, что оптимизирует процесс согласования.

В рамках данного проекта была настроена интеграция с существующей информационной системой ИРМА. Это собственная разработка ИЯФ СО РАН, представляющая собой базу данных по всем проектам института, функционирующая уже на протяжении не одного десятка лет. На апрель 2022 года обе информационные системы дополняют друг друга, а пользователям обеспечен доступ к данным в соответствии с организационной структурой и функциями сотрудника. Такая интеграция позволяет синхронизировать информацию по проектам, а также предоставить возможность поиска проектов в соответствии с классификацией института при загрузке документов в СЭД. Аналогично, СЭД АТАЧ интегрировалась с продуктами 1С института, в части данных о контрагентах, что оптимизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией.

Интеграция с информационными системами института - важный критерий для нас. В этих ИС аккумулируется как научно-исследовательская, так и административная деятельность Института за десятилетия. Ручной поиск свел бы на нет попытки цифровизации работы с документами. Нам также было важно, чтобы система была проста, удобна, интуитивно понятна и не требовала лишних действий при работе с ней. Данная СЭД вполне соответствует нашим ожиданиям, и мы готовы использовать её в Институте. Мы планируем оптимизировать трудозатраты сотрудников на работу с документами, все процессы согласования и направить высвобождающееся время на развитие Института. По результатам работы уже запланировано дальнейшее изменение и развитие нашей СЭД. рассказал Дмитрий Беркаев, заместитель директора ИЯФ СО РАН

Специалисты ММК-Информсервис обучили сотрудников института работе в ИС, показали поэтапное прохождение всех процессов в соответствии с должностями и типом документов.

Весь ближайший год Croc Code и ММК-Информсервис обеспечат работников всесторонней технической поддержкой. В дальнейшем институтом запланирован переход на другую версию АТАЧ и доработка визуальной части системы с использованием дашбордов. Кроме того, в перспективе - добавление функции электронного архива, корпоративного полнотекстового поиска по документам и дальнейшее развитие системы.